Documenti da conservare a lungo termine ea breve termine
4 motivi per tenere registri
- Renderà molto più facile presentare le tue tasse.
- Avere tutto registrato ti aiuterà a non perdere alcuna detrazione, il che ti farà risparmiare denaro.
- Ti aiuterà a assicurarti di presentare reclami accurati. Invece di indovinare, "Penso di aver pagato quell'imprenditore $ 1.000", tirando su rapidamente un foglio di calcolo, saprai che gli hai pagato $ 850 il 17 luglio.
- Nel caso in cui si sia verificati o l'IRS abbia domande su articoli sulla dichiarazione dei redditi, si avrà la prova per eseguire il backup del reclamo. Se non hai questa documentazione, ti troverai a spendere tempo e denaro cercando di trovare la prova. Peggio ancora, se non sei in grado di presentare una ricevuta, il tuo reclamo non sarà onorato e potresti persino dover pagare tasse e sanzioni aggiuntive.
Di quali registrazioni devo tenere traccia?
La risposta breve è che dovresti tenere traccia di tutto! L'IRS è noto per il controllo delle piccole imprese , in particolare quelle che mostrano una perdita in anni consecutivi. Inoltre, molti agenti dell'IRS non comprendono le sfumature fiscali che si applicano agli investitori immobiliari, rendendole più probabili mettere in dubbio il deposito.
Dovrai avere una prova se l'IRS mette in dubbio uno dei tuoi articoli o, anche nel corso della vita quotidiana, se qualcuno cerca di mettere in dubbio un pagamento.
I due tipi di record che dovrai conservare sono record permanenti e record a breve termine.
1. Documenti permanenti
Questi sono documenti che vorresti mantenere indefinitamente.
Quali sono alcuni esempi di documenti permanenti?
Questi sono documenti che saranno rilevanti e di valore per voi ben oltre l'anno fiscale corrente, come ad esempio:
- Tutte le locazioni di inquilini.
- Qualsiasi tipo di documenti legali: multe, rapporti di ispezione, apparizioni in tribunale.
- Qualsiasi tipo di permesso che hai preso sulla proprietà.
- Tutto ciò che vorresti deprezzare, come proprietà o miglioramenti.
- Se la tua azienda è stata costituita come LLC , LP , S Corporation o altro, ti consigliamo di conservare tutti i record pertinenti.
- Polizze assicurative.
- Documenti di prestito - Come ipoteche.
- Le tasse degli anni scorsi.
- Titolo / atto di proprietà.
2. Record a breve termine
A breve termine, non mi riferisco a un paio di mesi. Dovrai conservare tutti i documenti che ritieni sufficientemente importanti da richiedere sulle tue tasse per un minimo di cinque anni. Quanto tempo dopo dipende dal tuo livello di comfort. Questo ti aiuterà nel caso in cui tu sia mai sottoposto a revisione o citato in giudizio.
Quali sono alcuni esempi di registrazioni a breve termine?
Tutto ciò che conta come reddito o spesa per l'anno fiscale dato, come ad esempio:
- Spese pubblicitarie per la tua azienda o proprietà.
- Spese di intrattenimento - come cene o pranzi per clienti attuali o potenziali.
- Interessi pagati su mutuo e qualsiasi carta di credito per uso commerciale.
- Spese legali / professionali - Per ragionieri, avvocati, agenti di assicurazione, agenti immobiliari.
- Spese d'ufficio - Internet, seconda linea telefonica per le imprese, forniture per ufficio, detrazioni di articoli per ufficio se si dispone di un ufficio domestico utilizzato esclusivamente per le imprese.
- Affitto ricevuto.
- Riparazioni eseguite
- Deposito cauzionale ricevuto.- Quando il contratto di locazione di un inquilino termina, se si mantiene una parte del deposito cauzionale, è necessario registrarlo come reddito. Se ne mantieni una parte per pagare le riparazioni, il denaro speso per la riparazione è considerato una spesa, che puoi detrarre dalle tasse.
- Spese di viaggio per affari - Come miglia guidate per attività di noleggio.
- Utilità pagate
- Retribuzioni corrisposte a dipendenti o collaboratori esterni.
Come devo tenere traccia dei miei record?
Dovresti conservare una copia digitale (computer) e una copia cartacea di tutti i tuoi documenti.
1. Copia digitale
Dovrai utilizzare un foglio di calcolo o un programma come Quicken Rental Property Manager per tenere traccia delle tue entrate e uscite.
Dovresti farlo non appena il reddito arriva o la spesa si verifica. Dovrai includere quante più informazioni dettagliate possibili:
- Data,
- Tempo,
- Chi è stato pagato o chi ti ha pagato,
- Natura del reddito o della spesa
- Quantità.
- Puoi anche includere il modo in cui è stato pagato o sostenuto (contanti, assegno, carta di credito, vaglia postale, ecc.).
Il livello di dettaglio dipenderà dal software che utilizzi o crei. Alcuni programmi collegheranno direttamente ai tuoi conti bancari e registreranno le tue entrate e spese per te.
Anche se scegli un programma meno costoso o tieni i registri su fogli di lavoro personali, dovresti comunque creare record separati per ogni proprietà, per ogni tipo di spesa e per tipi di reddito separati. Il punto è registrare quante più informazioni possibili al momento della transazione, in modo da poter facilmente creare report finanziari in futuro.
Dovresti sempre eseguirne il backup su cd, su un disco rigido esterno, in un cloud e persino con una copia cartacea. Dovrebbero essere stampati alla fine di ogni mese e / o alla fine dell'anno.
2. Copia cartacea
Dovrai assicurarti di avere una copia cartacea dei tuoi documenti più importanti. Se possibile, vorrai conservarli in una sorta di sistema di archiviazione ignifugo o cassetta di sicurezza. Se non riesci a trovarne uno abbastanza grande per tutti i tuoi file, ti consigliamo di conservare quelli più importanti, come i titoli della proprietà in questa casella. Categorizza tutto per anno e poi ordina alfabeticamente i file in modo che siano facili da trovare.