Se la tua attività commerciale viene venduta in Alaska, nel Delaware, nel Montana, nel New Hampshire o in Oregon, non viene addebitata alcuna imposta sulle vendite, quindi non devi preoccuparti di questo processo. Sei fortunato.
Le tasse di vendita sono, francamente, un casino.
Ci sono molte località di tassazione coinvolte, ciascuna con la propria aliquota fiscale e l'elenco di prodotti e servizi tassabili. Se si dispone di una presenza fiscale (denominata nesso fiscale ) in stati diversi, potrebbe essere necessario raccogliere imposte diverse su articoli diversi. E se vendi online, cercare di capire se devi riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti in molti stati diventa quasi impossibile da gestire.
Per aiutarti a risolvere questo problema, questo articolo contiene i passaggi e le decisioni che dovrai seguire per raccogliere, segnalare e pagare le imposte sulle vendite sui prodotti o servizi che vendi. Ecco i passaggi principali nel processo di preparazione per raccogliere, segnalare e pagare le imposte sulle vendite:
- Inizia determinando se è necessario raccogliere le imposte sulle vendite in uno stato specifico.
- Inizia registrandoti all'agenzia di tassazione del tuo stato. Se vendi in più di uno stato, dovrai registrarti in ogni stato. Il tuo stato avrà anche informazioni su quali prodotti e servizi sono soggetti a tassazione.
- Determina l'aliquota dell'imposta sulle vendite o le tariffe da addebitare . È stato stimato che negli Stati Uniti esistono 11.000 entità di riscossione delle imposte, quindi la determinazione e la riscossione delle imposte sulle vendite possono essere molto complesse. La Fondazione delle imposte ha una tabella delle aliquote fiscali di vendita scaricabili.
- Imposta i tuoi processi per riscuotere l'imposta sulle vendite dai tuoi clienti. Potresti vendere online, in un negozio al dettaglio o in luoghi esterni come mercatini ed eventi.
- Raccogli i tuoi record per tutte le tue vendite e le tasse attraverso il tuo sistema di contabilità aziendale.
- Invia rapporti al tuo stato e, naturalmente,
- Paga le tasse di vendita al tuo stato come richiesto.
Determina il tuo requisito per riscuotere le tasse sulle vendite in uno stato o in uno stato
Il tuo requisito come azienda per riscuotere le imposte di vendita dai tuoi clienti dipende da questi fattori:
- Se hai un nesso fiscale in quello stato.
- Se i prodotti o servizi che vendi sono tassabili in quello stato
- Se vendi online, dovrai cercare i requisiti specifici per riscuotere le imposte sulle vendite come venditore online in ogni stato.
Registrazione fiscale delle entrate statali
Dopo aver stabilito che è necessario riscuotere l'imposta sulle vendite in uno stato specifico, accedere al sito Web dell'autorità di tassazione di tale stato e registrarsi per il permesso di imposta sulle vendite. Il permesso ti consentirà di raccogliere, segnalare e pagare le tasse di vendita su articoli tassabili. Dovrai prima avere il tuo numero di identificazione del datore di lavoro federale e tutte le informazioni sulla tua attività commerciale e sui suoi proprietari. La maggior parte degli stati consente la registrazione online, quindi tutte le informazioni sono pronte prima di iniziare il processo.
Determina quali prodotti o servizi sono tassabili
Non tutti i prodotti e servizi sono tassabili in tutti gli stati. Altri stati aggiungono più prodotti e servizi all'elenco di articoli tassabili.
Inoltre, gli stati stanno cercando di determinare che cos'è un servizio e che cos'è un prodotto. Ad esempio, se un CPA fa tasse commerciali, è un servizio o un prodotto? Stati diversi rispondono a questa domanda in modi diversi.
Determinare il tasso di imposta sulle vendite da raccogliere
Il processo di tassazione delle vendite è complesso, perché ci sono molte località (statali e locali) che hanno imposte sulle vendite, ognuna con la propria aliquota dell'imposta sulle vendite e diversi modi di determinare le imposte - basate sull'origine o sulla destinazione. Alcuni stati sono basati sull'origine (ovvero l'imposta sulle vendite viene addebitata dalla posizione del venditore) e altri stati sono basati sulla destinazione (l'imposta sulle vendite viene addebitata dalla posizione dell'acquirente). Alcuni stati, come la California, hanno entrambe le località di imposta sulle vendite basate sull'origine e sulla destinazione.
La velocità cambia in base alla tua posizione. Se vendi in più sedi, devi includere l'imposta di vendita corretta per ogni località.
Ad esempio, se stai vendendo prodotti in diverse città o contee del tuo stato, l'importo corretto deve essere raccolto da ogni località. Ciò diventa complesso se si dispone di molti luoghi in cui vengono venduti i prodotti. Se vendi in diversi stati, devi anche programmare l'importo corretto per ogni località all'interno di ogni stato.
Raccogliere le tasse di vendita dai clienti
Dopo aver ricevuto il tuo permesso di imposta sulle vendite, puoi iniziare a riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti. Devi mostrare l'importo dell'imposta separatamente, in modo che il cliente possa vedere l'importo della tassa; questo in genere non è un problema, poiché la maggior parte delle ricevute di vendita sono programmate per mostrare gli importi. Se stai vendendo online , la tua pagina "carrello della spesa" mostrerà il calcolo dell'imposta sulle vendite. Sarà necessario programmare il computer per l'importo o gli importi dell'imposta sulle vendite applicabili.
Controllare le esenzioni dall'imposta sulle vendite
In alcuni casi, i prodotti che stai vendendo possono essere esenti dalle tasse di vendita. Queste esenzioni si applicano anche se stai vendendo un prodotto esentasse. Si potrebbe anche voler esaminare ottenere un certificato di imposta sulle vendite se pensi che i tuoi acquisti di articoli per la rivendita potrebbero essere esenti. Il processo per ottenere questo certificato di esenzione e i requisiti sono diversi per ogni stato.
- Prodotti acquistati per rivendita e materie prime.
- Non-profit. Alcune organizzazioni non profit in alcuni stati potrebbero essere in grado di ottenere un certificato di imposta sulle vendite esente da imposte di vendita su alcuni prodotti.
Se viene presentato un certificato di imposta sulle vendite da un cliente, è necessario crearne una copia e conservarla nei registri aziendali, in modo da poterla presentare se verificate dal proprio stato
Raccolta delle tasse di vendita per le vendite online
Se hai un'attività online , compresa un'attività di aste online (come un venditore Amazon o un venditore eBay), ti starai chiedendo se devi riscuotere l'imposta sulle vendite per le transazioni online. La semplice risposta è che è necessario addebitare l'imposta sulle vendite per le vendite in-state. L'imposta sulle vendite per le vendite fuori dallo stato varia a seconda dello stato. Dipende dal tuo stato e dal tuo stato fiscale all'interno dello stato.
Il problema dell'imposta sulle vendite online è in costante cambiamento. Molti stati stanno usando il nesso fiscale in un modo più ampio per richiedere agli affiliati di società online come Amazon di incassare le imposte sulle vendite.
Conservare i registri sulle imposte di vendita raccolte
Dopo aver raccolto le imposte sulle vendite, è necessario tenere registri su quanto si è incassato (tali importi vanno inseriti nel conto di responsabilità "Tasse d'imposta pagabili", nel proprio sistema di contabilità.Se si dispone di un sistema di contabilità online , come QuickBooks , è possibile impostare le transazioni di vendita per postare automaticamente su questo account.
Segnala le informazioni fiscali sulle vendite al tuo stato
Oltre a pagare le tasse sulle vendite statali, devi anche presentare periodicamente rapporti sulle imposte sulle vendite al tuo dipartimento delle entrate statali.
La maggior parte degli stati ora ti dà la possibilità di pagare e segnalare le tasse di vendita online. Approfitta di questa funzione se puoi.
Pagare le tasse di vendita al tuo stato
Controlla con il tuo stato per vedere quando devi pagare le tasse di vendita. La frequenza del pagamento dipende dal volume delle tue vendite. Nella maggior parte degli stati, è necessario pagare mensilmente se si dispone di un volume elevato di vendite, ma almeno trimestralmente in quasi tutti gli stati. Assicurati di pagare in tempo per evitare multe e sanzioni per il pagamento in ritardo .
Alcuni stati danno uno sconto per il pagamento anticipato delle imposte sulle vendite. Questo è sicuramente qualcosa da esaminare, se possibile.
Alcuni suggerimenti sulle tasse di vendita
- Le tasse di vendita sono determinate in base alla posizione, ovvero il luogo o l'acquirente o il venditore. Quale dipende dal tuo stato. Rivolgiti all'agenzia delle entrate del tuo stato per ulteriori informazioni. Verifica le aliquote fiscali di vendita più aggiornate dello stato per assicurarti di addebitare l'intero importo della tassa.
- Se qualcuno vuole comprare da te e dice che è un "rivenditore" o che sta acquistando per "rivendita", deve mostrarti il permesso di un valido venditore. Assicurati di conservare una copia di questo permesso nel caso in cui venissi interrogato dagli agenti delle imposte statali.
- Se lavori in diversi luoghi, all'interno e tra stati, o vendi online, potresti voler utilizzare il servizio di tasse di vendita come TaxJar o Avalara.
Per ulteriori informazioni, consulta questo articolo con le risposte alle domande più frequenti sulle imposte di vendita.