Documenti di requisiti aziendali per progetti commerciali
Facciamo un esempio: una società (che chiameremo ZXYW LLC) ha deciso di esternalizzare le sue funzioni contabili a un centro servizi condiviso negli Stati Uniti. Sta iniziando un processo di ricerca di un luogo, la creazione dei servizi, l'assunzione e la gestione del dipendenti.
È un'impresa complicata e ci vorranno molti mesi per realizzarla. Iniziano con un team che prepara un documento sui requisiti aziendali.
Cos'è un documento sui requisiti aziendali?
Lo scopo di un documento sui requisiti aziendali è di fornire un quadro completo di un progetto o di un nuovo piano aziendale , in modo che tutti siano chiari su cosa deve essere fatto e quando.
Un documento sui requisiti aziendali (BRD) può essere considerato in due fasi. Nella prima fase di un progetto, si tratta di un documento che definisce tutti i requisiti per il progetto, inclusi costi, dettagli sull'implementazione, benefici previsti, traguardi e tempistica per l'implementazione.
Nella seconda fase, il BRD può effettivamente diventare un contratto tra le due parti, formalmente formulare i requisiti della società di assunzione (ZXYW LLC in questo caso) e l'appaltatore che fa il lavoro. Di seguito troverai ulteriori informazioni sulla lingua del contratto.
In che modo un documento dei requisiti aziendali è diverso da un business plan?
Sebbene entrambi i documenti possano contenere lo stesso tipo di sezioni (ad esempio un riepilogo esecutivo), l'intento è diverso.
Viene creato un business plan per guidare un'attività nuova o esistente, ma più spesso il suo scopo è quello di presentare un finanziatore per finanziare l'avvio o l'espansione.
Il piano aziendale contiene informazioni generali sulla società e i suoi piani e strategie per essere in grado di generare entrate per rimborsare il prestito.
I rendiconti finanziari sono una parte fondamentale del piano aziendale, mentre i documenti finanziari nel BRD possono essere piuttosto diversi, incentrati su un progetto specifico.
In che modo un documento sui requisiti aziendali differisce da una richiesta di proposta?
La differenza tra i due documenti è lieve, ma importante. In genere, viene creata una richiesta di proposta (RFP) allo scopo di sollecitare proposte di vari fornitori. nell'esempio di ZYXW, una RFP viene inviata a potenziali aziende che forniscono servizi di outsourcing, per sollecitare offerte.
Un BRD, d'altra parte, è preparato per un fornitore specifico o partner di joint venture che è già stato selezionato dalla società di noleggio. Il BRD contiene più dettagli e più specifiche e scadenze da rispettare lungo il percorso e alla fine del progetto.
Quando viene creata una RFP, viene fornita una scadenza e i requisiti per l'invio delle offerte. Le offerte vengono valutate dopo la scadenza.
Cosa dovrebbe essere incluso in un documento sui requisiti aziendali?
In un certo senso, un documento sui requisiti aziendali è simile ad altri tipi di proposte commerciali. Il BRD dovrebbe includere:
1 . Una dichiarazione riassuntiva , a volte chiamata un sommario esecutivo , che delinea in generale i requisiti del progetto.
L'istruzione di riepilogo viene solitamente scritta dopo che il BRD è completo.
2. Gli obiettivi del progetto. Questi obiettivi dovrebbero essere in formato SMART ; specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e limitati nel tempo.
3 . Lo sfondo e una dichiarazione di necessità o logica per il progetto. Questa è una parte importante del documento, quindi non lasciarlo fuori. Spiegare perché il progetto è necessario è un driver primario del progetto e il suo successo dipenderà dal modo in cui soddisfa il bisogno.
4. La portata del progetto - cosa deve essere incluso e cosa non deve essere incluso. Nell'esempio della compagnia ZXYW di cui sopra, la società ha chiarito che lo scopo non era quello di includere il top management delle assunzioni - quelle persone sarebbero state fornite dall'azienda.
5. Rendiconti finanziari. I rendiconti finanziari sono essenziali per una visione complessiva degli effetti del progetto sul bilancio e sulle entrate della società in un determinato periodo di tempo.
Naturalmente, anche il modo in cui la società finanzierà il progetto è importante da discutere anche qui.
6. Requisiti e caratteristiche funzionali. Questo è il posto giusto per fornire dettagli, inclusi diagrammi, organigrammi e timeline.
7. Il personale ha bisogno. Chi ha bisogno di essere assunto, e quando. Quali categorie di dipendenti saranno necessari e come saranno pagati. Chi li paga e quando. Poiché ZXYW sta creando una struttura basata sulle persone, questa è una parte fondamentale del loro BRD.
8. Pianificazione, tempistica e scadenze. Le fasi del progetto dovrebbero essere dettagliate in questa sezione, per assicurarsi che tutte le parti capiscano cosa è richiesto e quando. nel progetto ZXYW, la prima fase è stata la selezione di un sito, compresa l'esplorazione di diverse città potenziali.
9. Presupposti. Questa parte del documento è spesso trascurata. L'enunciazione delle ipotesi aiuta a evitare problemi in seguito. Ad esempio, nel contratto di cui sopra, la società voleva affittare, non acquistare , lo spazio ufficio.
10. Costo e vantaggio. Un'analisi costi-benefici è un elenco dettagliato di tutti i costi del progetto e devono essere inclusi i risparmi derivanti dal progetto.
Cosa fa documentare un contratto ai requisiti aziendali?
Come notato sopra, nella fase iniziale la BRD è una proposta. Potresti aver notato che mancava qualcosa nell'elenco delle sezioni precedenti: pagamento per servizi resi. Senza una dichiarazione dei pagamenti al contraente e il calendario di tali pagamenti, non vi è alcun contratto.
Prima che le due parti firmino il documento, è necessario aggiungere la lingua del contratto standard , con l' aiuto di un avvocato, incluso
- Promette di pagare e promette di fornire servizi
- Convenzioni restrittive , impedendo al contraente di carpire i segreti commerciali dell'azienda o di condividerli con altri.
- Cosa succede se una parte non adempie agli obblighi previsti (ovvero viola il contratto)
- Clausole di assicurazione e indennizzo (mantenere innocuo)
- Disposizioni legali e arbitrali
- E, naturalmente, le firme dei funzionari appropriati dell'azienda e degli appaltatori.