Come sapere se si ha un problema di controllo dell'inventario
Esistono diversi metodi che è possibile utilizzare per sottoporre a test i processi di controllo dell'inventario. Un metodo è quello di sottoporsi a una revisione delle spedizioni mancate di recente ai propri clienti. Alcune di queste mancate spedizioni sono state dovute a una mancanza di comprensione di ciò che hai a disposizione e disponibile per la spedizione?
Ad esempio, potresti avere 100 parti ciascuna della parte A e un cliente ne ha richieste 100 ciascuna. Ma non avevano bisogno che tu lo spedissi fino alla settimana successiva, quindi i 100 ciascuno della Parte A erano nel tuo magazzino. Il giorno dopo, un altro cliente ha chiamato e chiesto una 100 ciascuno della Parte A. Eri lontano dall'ufficio, curando le quaranta milioni di altre cose di cui un piccolo imprenditore deve occuparsi, così il tuo altro dipendente ha preso la chiamata . L'altro dipendente ha controllato e visto i 100 ciascuno della Parte A seduti lì e lo ha spedito il secondo cliente. La settimana seguente, avevi bisogno di spedire il 100 ciascuno della Parte A al primo cliente, e non c'era.
La tua piccola azienda potrebbe avere un problema di controllo dell'inventario. È importante sapere non solo ciò che la tua azienda ha a portata di mano, ma quello che hai è disponibile per la spedizione. Nel caso precedente, mentre il tuo dipendente ha visto che avevi 100 parti ciascuna della parte A da spedire, non era in atto alcun processo per farle sapere che i 100 ciascuno erano stati assegnati a un altro cliente.
Verifica da pavimento a pannello
Un altro metodo che puoi usare per testare la pressione del tuo controllo dell'inventario è fare un controllo da pavimento a pannello. Ciò significa che esci sul pavimento del tuo magazzino (o magazzino, o capannone o garage - ovunque la tua piccola impresa conservi il suo inventario) e selezioni una manciata di elementi da contare.
Discuteremo di quanti articoli contare in seguito, ma quando hai finito, prendi quei numeri di conteggio sul tuo sistema che tiene traccia dell'inventario. Questo potrebbe essere il tuo WMS (sistema di gestione del magazzino), ERP / MRP ( pianificazione delle risorse aziendali / pianificazione dei fabbisogni materiali), un foglio di calcolo Excel, un libro di contabilità generale o, eventualmente, una pila di post-it. Se non hai un sistema che tiene traccia del tuo inventario - anche se è solo una pila di Post-It - hai un problema di controllo dell'inventario.
Nelle verifiche da pavimento a pannello, confronti i conteggi fisici che hai appena fatto a quello che il tuo sistema di controllo dell'inventario pensava di avere. Ancora una volta, il tuo obiettivo dovrebbe essere accurato al 100%. Se i tuoi numeri di conteggio fisici non si allineavano esattamente a quello che il tuo sistema di controllo dell'inventario pensava di avere, sai perché? E puoi implementare contromisure per evitare che ciò accada di nuovo? Alcuni dei motivi più popolari che conta non si allineano includono:
- Hai ricevuto una spedizione dal tuo fornitore, ma non hai contato le parti nelle scatole. La lista di imballaggio non dovrebbe essere contata come accurata al 100%. Apri le scatole e conta i contenuti. Se il tuo fornitore dice di averti inviato 1.000 parti e ti hanno inviato solo 990 parti e non riscontri l'errore, non solo hai un problema di controllo dell'inventario, ma potresti finire per spedire i tuoi clienti a breve termine.
- Hai spedito parti a un cliente ma non hai decrementato correttamente il tuo inventario. O affatto. Assicurati di dedurre le tue spedizioni in uscita dai tuoi totali di inventario in tempo reale.
- I problemi di qualità ti hanno costretto a rimuovere una parte del tuo inventario dalla tua pila di inventario utilizzabile. Tuttavia, il tuo sistema di controllo dell'inventario non ha un modo per distinguere tra utilizzabile e non utilizzabile, quindi il tuo sistema dice che ne hai più di quello che puoi usare. Avere la capacità di distinguere tra inventario utilizzabile e non utilizzabile non è solo una caratteristica importante che consente di tenere traccia delle parti con problemi di qualità, ma può anche essere un meccanismo per allocare l'inventario a un cliente mantenendo quelle parti in magazzino.
- I tuoi prodotti sono preziosi e facili da portare via? Una società che vende incudini potrebbe avere meno di un problema di pilferaggio di una società che vende monete d'oro. Assicurati che il piano di controllo dello spazio pubblicitario includa un modo per mantenere la sicurezza dei tuoi prodotti. E attua un programma di conteggio dei cicli che ti aiuta a tenere traccia del tuo inventario.
Nozioni di base sul programma di conteggio dei cicli
Un programma di conteggio dei cicli è ciò che accade durante i conteggi da pavimento a foglio. Un programma di conteggio cicli è un processo mediante il quale conteggia regolarmente una percentuale delle parti in modo che, in un anno, le hai contate tutte (o almeno tutte le parti più preziose).
È possibile utilizzare un programma di conteggio del ciclo insieme ad un inventario fisico annuale , che in genere aiuta a ridurre le variazioni di tali inventari fisici. Alcune aziende usano il conteggio dei cicli anziché gli inventari fisici annuali, ma io non lo consiglio.
Per determinare i parametri del programma di conteggio cicli, è necessario determinare:
- Quante parti totali devi contare?
- Hai intenzione di contarli tutti nel corso di un anno? Altrimenti, come stabilirai il punto limite? In genere, le aziende seguono la regola 80-20, ovvero l'80% del valore delle scorte proviene dal 20% delle tue parti, quindi concentrati sul conteggio del 20%.
- Con quale frequenza contate?
- Chi condurrà il conteggio? Se la tua azienda è abbastanza grande, il contatore del ciclo dovrebbe essere una persona la cui prestazione lavorativa è legata alla precisione dell'inventario. Questo aiuta a eliminare qualsiasi potenziale conflitto di interessi nel processo di conteggio dei cicli. Un ciclo di conteggio è un controllo, non uno strumento di valutazione delle prestazioni del lavoro.
- Come si condurrà il conteggio? Il processo floor-to-sheet è il metodo preferito. A un contatore di cicli dovrebbe essere fornito un elenco di numeri di parte e posizioni. Il contatore poi va sul pavimento e li conta. Non dovrebbe avere alcuna idea di quanti molti aspettarsi di essere lì. Un altro metodo è un conteggio da foglio a pavimento. Questo è il contrario del metodo floor-to-sheet. Il metodo sheet-to-floor inizia quando si consegna al contatore un elenco di parti e i relativi conteggi corrispondenti in base al proprio sistema di tracciamento dell'inventario. Il contatore quindi controlla le quantità fisiche sugli scaffali rispetto al conteggio del sistema.
Comprendendo i fattori di processo del conteggio del ciclo di cui sopra, è quindi possibile creare il programma di conteggio del ciclo. Ad esempio, se si contano 500 numeri di parte e si può contare una volta ogni settimana, è possibile contare 10 parti a settimana (o solo due al giorno). Entro la fine di un anno di 50 settimane, avrete contato tutti i 500 numeri di parte. Ricorda solo di contare diversi numeri di parte con ciascun conteggio, per evitare di conteggiare un numero di parte e di contarne un altro.
Durante questo processo, è importante sapere quando i conteggi delle scorte sono disattivati. Ecco perché un contatore di cicli non deve essere un supervisore del magazzino o un addetto al controllo dell'inventario. È la natura umana per quei dipendenti di mettere le correzioni in atto senza intensificare le questioni sottostanti alla gestione. In qualità di proprietario o gestore di una piccola azienda, è necessario sapere quando i processi di controllo dell'inventario sottostanti non funzionano, quindi è possibile implementare contromisure per evitare problemi a valle.
Risoluzione dei problemi di controllo dello spazio pubblicitario
Un programma di conteggio dei cicli, combinato con un inventario fisico annuale, è molto importante per risolvere i problemi di controllo dell'inventario. I programmi di conteggio del ciclo aiutano a identificare le carenze nel controllo dell'inventario, ma spetta a te apportare modifiche per rettificare i problemi scoperti dal programma di conteggio dei cicli.