Una buona tenuta dei registri fiscali può essere il record più importante per la tua azienda. L'Internal Revenue Service (IRS) richiede la conservazione di determinati record fiscali per determinati periodi di tempo e altri record per periodi di tempo diversi. Non vuoi che il tempo delle tasse si arrotoli e si lasci prendere dal panico perché la tua azienda non ha i suoi registri fiscali in ordine. I registri fiscali in disordine possono costarti detrazioni e, se verrai sottoposto a revisione, potrebbero causare problemi e costi. Dopotutto, vuoi ottenere tutte le detrazioni che puoi ed essere in grado di sostenerle.
Ecco otto suggerimenti su quali documenti fiscali conservare, come conservarli e quanto a lungo conservarli:
01 - Configurare un buon sistema di software di contabilità
La tua dichiarazione dei redditi finale è un prodotto della tua buona tenuta di contabilità attraverso il tuo sistema di software di contabilità interno.
02 - Onere della prova per le tasse aziendali
Quando si effettua una voce, come entrate, spese e detrazioni, sulla dichiarazione dei redditi, si dispone di ciò che è noto come l'onere della prova per loro. Devi essere in grado di dimostrare che hai diritto a determinate detrazioni e spese per essere idoneo a prenderle come deduzioni.
Come si stabilisce la prova? Attraverso una buona tenuta dei registri, ovviamente. Se disponi di documenti comprovanti tali detrazioni e spese, hai incontrato le tue responsabilità di avere l'onere della prova per l'IRS. Non prendere detrazioni o richiedere il reddito senza la documentazione che attesti che hai l'onere della prova.
03 - Documenti di origine per riviste contabili
I documenti di origine per gli acquisti per le tue attività commerciali, come assegni, ricevute, nastri registratori di cassa e altri, sono ciò che dai la tua contabilità contabile e le voci del diario. Sono anche la documentazione per le detrazioni fiscali per la tua azienda che prendi alla fine dell'anno fiscale. I documenti di origine tenuti correttamente possono portarti molto lontano con una buona tenuta dei registri.
I documenti cartacei originali devono essere conservati con i registri in cui si registra la transazione. Come backup, in caso di incendio o di altro disastro, ogni documento sorgente dovrebbe essere scansionato nel file del computer corretto e conservato su un'unità flash.
04 - EFT e i tuoi pagamenti aziendali
La tecnologia sta cambiando il modo in cui gestiamo le nostre attività. Invece di scrivere assegni cartacei per le transazioni, spesso usiamo carte di credito o di debito o trasferimento elettronico di fondi (EFT) per pagare le bollette. Come possiamo assicurarci di avere i documenti di origine appropriati per l'IRS in queste circostanze?
Se si utilizzano sia EFT sia carte di credito / debito, utilizzare i rendiconti finanziari emessi dalla propria banca come documenti di origine. Per EFT, la dichiarazione deve indicare quanto segue: importo trasferito, nome del beneficiario e data in cui il trasferimento è stato registrato sul conto dall'istituto finanziario. Per le carte di credito / debito, la dichiarazione deve indicare quanto segue: importo addebitato, nome del beneficiario, data della transazione.
La prova di pagamento di per sé non significa necessariamente che hai diritto a una detrazione fiscale. Conservare giustificativi e fatture con carta di credito a sostegno di una detrazione.
05 - Riepilogo giornaliero e mensile delle entrate e degli esborsi in contanti
Il tuo foglio di lavoro giornaliero e mensile per incassi e esborsi in contanti vale il suo peso in oro. Qualunque cosa ti sia sfuggito nei tuoi libri e diari contabili, probabilmente puoi trovarlo qui. Di nuovo, avrai bisogno di documentazione sorgente. Gli esborsi come le spese per il servizio telefonico e internet e per le spese camion / auto possono essere ritirati qui come possibili detrazioni fiscali.
06 - Prestare attenzione al proprio fondo Petty Cash
Tutte le transazioni effettuate dal fondo di cassa piccola devono essere considerate come esborsi di cassa con un documento di origine. Alcuni possono essere deducibili dalle tasse .
07 - Detrazioni fiscali sui salari dei dipendenti
Le detrazioni fiscali sui salari dei dipendenti sono complesse. La guida fiscale di solito si concentra sulla tassa personale, ma questo articolo riassume le implicazioni fiscali della tassa professionale dei dipendenti. Conserva documenti straordinariamente buoni per i tuoi dipendenti.
08 - Quanto tempo dovresti tenere il tuo registro fiscale?
In base al Codice fiscale interno, è necessario conservare i registri per tutto il tempo necessario per l'amministrazione di qualsiasi parte del codice fiscale.
Se si dispone di dipendenti, è necessario mantenere i loro registri un periodo non inferiore a 4 anni. Per essere sicuri, mantenere i record dei dipendenti un periodo non inferiore a 7 anni. Se sei debitore delle tasse, conserva i tuoi documenti per non meno di 3 anni. Se possiedi una proprietà, tieni i registri su di essa fino alla scadenza del periodo di limitazioni per l'anno in cui disponi della proprietà in una disposizione tassabile. Se non si segnalano entrate che si dovrebbero segnalare ed è più del 25% del reddito lordo sulla dichiarazione dei redditi, mantenere i registri per 6 anni.