Tracciamento di tutti i flussi di cassa in uscita
Il contabile o il contabile registreranno tutte queste transazioni nel giornale di esborso di denaro prima di pubblicarle nella contabilità generale, nel registro contabilità fornitori, ecc.
Questo di solito è fatto su base mensile. In alcune aziende, il giornale di esborso di cassa è combinato con il giornale delle entrate di cassa ed è indicato come il libro di cassa.
Il giornale di erogazione di contante è uno strumento importante nella gestione della liquidità - gli imprenditori possono utilizzare questo per vedere quanti soldi sono stati erogati e dove sono andati, calcolando la percentuale che è andata a magazzino rispetto a quello che è andato a pagare altre fatture. Il giornale di esborso di cassa include i numeri di controllo degli assegni che sono stati scritti, motivo per cui molti pacchetti di software di contabilità si riferiscono al giornale come registro di controllo. Questi pacchetti hanno moduli preimpostati per il giornale di esborso di contante o moduli facilmente personalizzabili per soddisfare le tue esigenze.
Impostazione del registro degli esborsi in contanti
Le colonne sono impostate per ogni transazione come segue:
- Data
- Numero di controllo
- Spiegazione
- Credito in contanti
- Altro credito
- Conto addebitato
- Debiti commerciali debitori
- Altro debito
Le colonne del tipo di pagamento in contanti possono essere più specifiche per la natura del business. Ad esempio, alcune imprese possono aver bisogno solo di una colonna per registrare l'importo in contanti, mentre altre hanno bisogno di colonne aggiuntive per i conti da pagare, sconti ricevuti acquisti in contanti, ecc. Ci dovrebbe sempre essere una colonna "altro" per registrare importi che non rientrano in nessuno dei le categorie principali.
Aggiornamento di altri libri mastri
Periodicamente, a volte quotidianamente, gli elementi pubblicitari nel giornale di esborso monetario vengono utilizzati per aggiornare i libri contabili sussidiari: quelli progettati per registrare specifici tipi di transazioni contabili. Se la maggior parte dei pagamenti in contanti riguarda fornitori per acquisti di crediti, la contabilità controllata aggiornata è la contabilità fornitori.
I conti contabili generali vengono aggiornati mensilmente utilizzando i totali del giornale di erogazione di contante. Se l'azienda utilizza conti di controllo sussidiari per supportare i conti contabili generali, i messaggi fanno parte del sistema di contabilità a partita doppia .
Registrazione degli sconti
Il giornale di esborso di cassa includerà una colonna di sconti ricevuti se ci sono pagamenti in contanti a fornitori che potrebbero godere di uno sconto, forse per pagamento anticipato. Pertanto, l'importo della fattura viene registrato, insieme allo sconto ricevuto e al pagamento in contanti. Solo gli sconti per la colonna totale vengono registrati nella contabilità generale.
2 prove di pubblicazione
La contabilità e la contabilità possono avvalersi di due procedure alla fine di un periodo contabile per dimostrare che le informazioni sul giornale di esborso di cassa sono state trasferite correttamente ai libri contabili sussidiari.
- Il totale di tutti i saldi contabili (se la maggior parte dei pagamenti sono a carico dei fornitori, ci riferiamo ai saldi dei conti fornitori nel registro contabilità fornitori) dovrebbe essere uguale al saldo nel conto di controllo del registro contabile nel registro generale.
- Il libro mastro dovrebbe essere in equilibrio, vale a dire, il totale dei debiti nel libro mastro dovrebbe essere uguale al totale dei crediti.