Passaggio 2: Stabilire un indirizzo e numeri di telefono per la tua azienda
Oggi le attività domestiche sono normali e solo pochi clienti o consumatori ne mettono in dubbio. Inoltre, le opzioni per creare un'identità professionale sono diventate più accessibili.
Impostazione dell'indirizzo e del telefono dell'azienda
Prima di determinare il tuo indirizzo e telefono, dovresti decidere il nome della tua attività . Una volta che conosci il tuo nome e il modo in cui intendi impostare la tua struttura aziendale (ovvero unico proprietario o LLC), dovrai decidere il tuo indirizzo e telefono. Utilizzerai queste informazioni di contatto sulla tua licenza commerciale e altri documenti aziendali ufficiali. Lo metterai anche sui tuoi biglietti da visita, contratti e altri strumenti di marketing.
Opzioni di indirizzo commerciale
Oggi non è considerato poco professionale usare il tuo indirizzo di casa; tuttavia, potresti voler proteggere la tua privacy. Il tuo indirizzo verrà utilizzato in molti documenti e online e potresti non volere che sia di dominio pubblico. Ad esempio, la legge CAN-SPAM richiede che il tuo indirizzo sia in tutte le tue e-mail.
Ci sono due opzioni se desideri un indirizzo diverso. Uno è quello di aprire una casella postale con il servizio postale degli Stati Uniti.
Il secondo è quello di ottenere una scatola in un negozio di posta locale, ad esempio un negozio UPS. Le caselle postali sono notevolmente meno costose delle caselle postali private. Tuttavia, la tua decisione potrebbe in parte dipendere dall'immagine che stai cercando di proiettare per la tua attività. Alcuni potenziali clienti potrebbero vedere il tuo uso di un indirizzo casella postale per la tua attività, nel senso che è piccolo o non completamente stabilito, o che gestisci una compagnia "fly by night" dal tuo garage.
L'opzione del negozio di posta elettronica può dare l'aspetto di un'azienda con un indirizzo fisico, che potrebbe rendere alcuni consumatori più a proprio agio nel lavorare con te vedendo una casella postale. Con un servizio di posta, il tuo indirizzo è l'indirizzo dei servizi di posta più il numero di casella. Ad esempio: 123 Elm Street, # 123. Questo assomiglia più a una posizione che a PO Box 123.
Opzioni del telefono aziendale
Anche le aziende online al 100% hanno bisogno di un telefono. Mentre i tuoi clienti o clienti non possono chiamarti, ne avrai bisogno per altri motivi, ad esempio per i servizi che utilizzi (ad esempio il web hosting). Molti proprietari di case d'affari iniziano a utilizzare il loro attuale telefono, ma ci sono diversi vantaggi nell'impostare una linea di business.
- Puoi tenere separati affari e personale. Quando squilla il telefono, non ti devi preoccupare che tuo figlio risponda a una chiamata da un cliente. Quando squilla una linea di business, sai che sono affari, e quando squilla il tuo telefono personale, sai che è personale.
- Le detrazioni fiscali correlate al telefono sono più facili da tracciare. L'IRS non gradisce il rinvio dei tuoi account personali e aziendali. Se si utilizza il proprio telefono personale, è possibile detrarre solo le spese aziendali dirette.
Opzioni di rete fissa
Prima dei telefoni cellulari, avere un telefono aziendale era piuttosto limitato.
È possibile aggiungere un secondo numero (servizio di suoneria differenziata) al telefono esistente oppure aggiungere una seconda linea alla propria abitazione. Quest'ultima opzione è più costosa, ma è anche interamente deducibile dalle tasse. Utilizzando la linea esistente, è possibile detrarre solo i servizi relativi alle attività commerciali (ad esempio l'anello distintivo).
Opzioni del telefono cellulare
Oggi, avere un telefono cellulare è facile e ti consente di essere accessibile quando non sei in ufficio (il che può essere una cosa buona o cattiva a seconda di quanto lavori). Come la tua rete fissa, puoi ottenere un numero di attività per il tuo attuale servizio telefonico o utilizzare un servizio online per creare una linea di business che si inoltra al tuo telefono cellulare.
Altre opzioni del telefono aziendale
- Acquista un piano wireless prepagato che ti permetta di pagare man mano che vai, invece di impegnarti in un piano.
- Utilizzare un servizio telefonico virtuale, come Grasshopper. Utilizzando questa opzione è possibile stabilire un numero di telefono locale (disponibile nella maggior parte delle aree) e / o un numero verde gratuito per la propria attività commerciale. Per informazioni su come funzionano i sistemi di telefonia virtuale come Grasshopper, consultare la recensione di Grasshopper.
Invio di fax
La necessità o meno di una linea fax separata dipende strettamente dal volume di fax inviati e ricevuti. Puoi impostare una linea fax sulla tua linea di terra utilizzando l'anello distintivo della tua compagnia telefonica o impostando una linea commerciale. È possibile impostare una linea aziendale dotata di un anello distintivo per il proprio fax.
Un'altra opzione è quella di utilizzare un sistema di telefonia virtuale come Grasshopper.
Tuttavia, Internet ha reso l'invio di fax un po 'più semplice perché ora è possibile eseguire scansioni e inviare moduli di posta elettronica.
Chiamata interurbana
Le chiamate a lunga distanza erano una grande spesa per alcuni proprietari di case d'affari. Durante i primi anni 2000, le compagnie a lunga distanza si contendevano il business dei consumatori offrendo grandi affari e bassi tassi. Ma poiché la creazione di lunghe distanze illimitate con una sola tassa, la maggior parte delle persone ha optato per questa opzione. Ciò ha ridotto le spese per le chiamate a lunga distanza per i proprietari di case d'affari.
La sfida sta usando la tua linea esistente per effettuare chiamate a lunga distanza. Avresti bisogno di monitorare quali chiamate erano per affari, calcolare la percentuale di chiamate che erano da affari a personali e quindi moltiplicare tale percentuale per i costi interurbani per determinare la detrazione fiscale. Invece, se si utilizza una linea di business diversa, è possibile detrarre l'intero costo della linea. Oppure, un'altra opzione è quella di utilizzare le carte telefoniche a lunga distanza prepagate per le imprese.
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