Passi per la preparazione di un bilancio di prova
Elenca tutti i conti contabili aperti sul tuo piano dei conti per numero di conto . Il numero di conto deve essere il numero di quattro cifre assegnato all'account quando si imposta il piano dei conti. Elenca i tuoi debiti e crediti totali da ciascun conto di contabilità generale. Dovresti avere una tabella con quattro colonne. Le colonne devono essere il numero di conto, il nome dell'account, l'addebito e il credito.
Per ogni conto contabile aperto, sommare i debiti e i crediti per il periodo contabile per il quale si sta eseguendo il bilancio di verifica. Registra i totali per ciascun account nella colonna appropriata. Se i debiti e i crediti non sono uguali, allora c'è un errore nei conti contabili generali. Eseguire regolarmente un bilancio di prova, almeno una volta al mese, consente di identificare rapidamente e facilmente eventuali problemi e risolverli non appena si presentano. La preparazione del bilancio di prova dovrebbe essere legata al ciclo di fatturazione dell'azienda.
Non preparare ancora voci di regolazione . Il saldo di prova viene preparato prima di apportare qualsiasi modifica. Il bilancio di prova iniziale è pronto a rilevare eventuali errori matematici prima di apportare modifiche alle voci o iniziare a chiudere i libri per il periodo contabile.
Se trovi che hai un saldo di prova squilibrato, in altre parole, i debiti non equivalgono ai crediti, allora hai un errore nel processo di contabilità. Questo errore deve essere trovato e corretto.
Il primo passo per trovare un errore è semplicemente aggiungere nuovamente le colonne di credito e debito per verificare i tuoi calcoli. Se ancora non si sommano, quindi sottrarre la colonna più piccola dal più grande e cercare l'importo mancante nella colonna più piccola. Se lo trovi, hai trovato il tuo errore.
Esistono altre tecniche standard per rintracciare un errore in un bilancio di prova. Se i debiti e i crediti non sono uguali, vedi se il numero 2 si divide equamente nella differenza. In tal caso, cerca un account, cerca un account errato nella colonna con il totale più grande che equivale alla metà della differenza. Se trovi questo, hai trovato il tuo errore.
Un'altra tecnica consiste nell'utilizzare il numero 9 per trovare un errore di trasposizione. Se il numero 9 si divide in modo uniforme nella differenza tra crediti e debiti, si ha un errore di trasposizione. Torna alle voci di credito e di debito per cercare di trovare il tuo errore di trasposizione.
Esempi di altri errori che potrebbero sbilanciare un bilancio di prova sono:
- Non incluso un conto contabile nel calcolo del saldo di prova
- Fare un errore in una registrazione a giornale composta
- Inserimento di conti contabili errati nelle colonne del saldo di prova
- Calcolo errato degli importi dell'account del libro mastro
- Inserimento di una registrazione a giornale contabile nel conto di contabilità generale errata
Considerazioni aggiuntive
Se non si riesce a creare una registrazione a giornale, non verrà visualizzato come errore nel bilancio di verifica.
Se registri una transazione finanziaria in un account non corretto, non verrà visualizzato come un errore nel bilancio di prova.
Se si traspone il numero nella colonna di debito con il numero nella colonna del credito, non verrà visualizzato nel bilancio di prova.
La mancata registrazione di una registrazione a giornale nel giornale contabile non verrà visualizzata nel bilancio di verifica.