Il modulo I-9 è anche la base per ulteriori verifiche da parte del datore di lavoro, utilizzando il sistema E-Verify .
Prima di iniziare Completare il modulo I-9
Prima di assumere il primo dipendente, è necessario avere a disposizione copie del modulo I-9. Assicurati di avere la versione più recente di Modulo I-9. Il modulo attuale, con data di scadenza 31/3/2016, deve essere utilizzato dai datori di lavoro per verificare l'assunzione dopo il 7 maggio 2013.
Copie del modulo I-9 (formato PDF) sono disponibili sul sito Web USCIS (USCIS). Questo modulo può essere compilato online, quindi stampato per le firme.
Il modulo I-9 deve essere completato al momento del noleggio e tu (il datore di lavoro) devi conservare tutti i moduli I-9 per tutti i dipendenti. Se il modulo è compilato completamente e hai accettato i documenti presentati dal dipendente, puoi licenziare il dipendente se scopri che il dipendente ha presentato in modo errato lo stato di idoneità al lavoro o se i moduli presentati dal dipendente non sono validi .
Completamento della Sezione 1 - Informazioni sui dipendenti e Attestato
La sezione 1 è completata dal dipendente. Il dipendente deve includere nome, cognome da nubile, indirizzo e data di nascita. Il dipendente deve includere il Numero di previdenza sociale, ma questo numero è facoltativo a meno che la tua azienda non stia utilizzando il sistema E-Verify.
Il dipendente attesta quindi il suo stato - uno dei seguenti:
cittadino degli Stati Uniti
cittadino non cittadino degli Stati Uniti
Residente permanente legale (incluso straniero #)
Alieno autorizzato a lavorare (incluso Alien # o Ammissione #) fino a (includere la data di scadenza, se applicabile)
Qualcuno può assistere il dipendente nel completamento della Sezione 1 del Modulo I-9. La sezione Certificazione preparatore e / o traduttore dovrebbe essere completata dall'assistente. Assicurati di stampare il nome e l'indirizzo dell'helper.
Completamento della Sezione 2: Revisione e verifica del datore di lavoro
La sezione 2 è completata dal datore di lavoro. È necessario rivedere i documenti necessari per verificare sia l'identità (a) che l'idoneità al lavoro del dipendente. Si noti che i documenti dell'elenco A, come un passaporto statunitense, verificano ENTRAMBI identità e idoneità al lavoro. I documenti dell'elenco B verificano l'identità e i documenti nell'Elenco C verificano l'idoneità al lavoro. È necessario disporre di un documento da OGNI dell'elenco B e dell'elenco C se non si dispone di un documento dall'elenco A.
Documenti accettabili
Un elenco di documenti accettabili è incluso nel modulo I-9. È possibile trovare ulteriori informazioni su documenti accettabili, inclusi esempi di documenti, nel manuale USCIS per i datori di lavoro.
Una nota sulle tessere Social Security: non è possibile accettare una tessera previdenziale laminata o una tessera di previdenza sociale che recita "non valida ai fini dell'occupazione". Le stampe della Social Security Administration che mostrano le informazioni di sicurezza sociale per un dipendente non sono sostituzioni accettabili per una Social Security Card.
I documenti presentati per la verifica devono corrispondere allo stato di ammissibilità attestato dal dipendente. Se i documenti presentati non sono coerenti con lo stato attestato dal dipendente, non è possibile accettarli. Ad esempio, se un dipendente dichiara di essere cittadino statunitense, ma mostra una "carta verde", non è possibile accettare il documento.
Scadenza date dei documenti
Alcuni documenti, come un passaporto o un'autorizzazione di lavoro, hanno date di scadenza. I documenti scaduti non sono accettabili per la verifica. Se un documento scade in futuro, è necessario accettarlo, ma prendere nota della data di scadenza nel sistema di archiviazione dei dati del dipendente. Se un documento scade e il dipendente non fornisce un nuovo documento che mostri una data di scadenza futura, quel dipendente non è più idoneo a lavorare negli Stati Uniti. Se la tua azienda è ispezionata, potresti essere soggetto a multe e multe per continuare a impiegare questa persona .
Solo documenti originali
Tutti i documenti presentati devono essere originali. Le fotocopie non sono accettabili. Se hai una domanda sul fatto che un documento sia una copia, cerca un timbro o un sigillo da un'agenzia governativa degli Stati Uniti o da un'entità governativa statale, provinciale o municipale.
Se un documento ha un nome diverso dal nome fornito dal dipendente sulla I-9, porre domande. Le leggere variazioni ortografiche dei nomi sono accettabili purché il documento sembri autentico e si riferisca alla persona.
Dopo aver esaminato i documenti e aver stabilito che sono entrambi (a) genuini (non copie o altrimenti discutibili) e (b) relativi al dipendente nominato, è necessario attestare sotto pena di spergiuro che, per quanto a sua conoscenza , il dipendente è autorizzato a lavorare negli Stati Uniti. Includere la data in cui il dipendente ha iniziato a lavorare per la propria azienda. Iscriviti, data, stampa il tuo nome e titolo e includi l'indirizzo dell'azienda.
Sezione 3 Aggiornamento e ri-verifica
La sezione 3 viene utilizzata per aggiornare le informazioni sui documenti scaduti e consente di aggiungere una nuova data di scadenza del documento al modulo.
Conservazione di copie di documenti
Se la tua azienda utilizza il sistema E-Verify, conserva le fotocopie di tutti i documenti. Se non si utilizza E-Verify, non è necessario conservare copie dei documenti. Se mantieni le copie, fallo per TUTTI i dipendenti.
Completato il modulo I-9: cosa fare
Il datore di lavoro deve conservare una copia di un modulo I-9 compilato per tutti i dipendenti. Non è necessario presentare questo documento a nessuna agenzia governativa degli Stati Uniti.
I dettagli in questo articolo sono forniti per assisterti come datore di lavoro nel comprendere i requisiti per completare il modulo I-9. Non sono intesi per essere inclusivi. Assicurati di leggere l'intero documento I-9 per assicurarti di aver completato questo documento in modo completo e corretto.
Correggere errori
Correggere errori nel modulo I-9 nello stesso era come si farebbe con altri documenti importanti. Non usare il bianco o cercare di cancellare l'errore. La procedura standard per correggere errori in documenti importanti è:
- Allineare le informazioni errate (assicurati che le informazioni possano ancora essere lette)
- Fai il cambiamento
- Data e iniziale la modifica.
Suggerimenti per il completamento del modulo I-9
- Il datore di lavoro può designare un dipendente o qualcun altro per completare le parti del datore di lavoro del modulo I-9. Ma, dice l'INS, "se qualcun altro compila il modulo I-9 per conto tuo, lui o lei deve portare a pieno le responsabilità di I-9".
Un dipendente può ricevere aiuto per completare la Sezione 1. Assicurarsi che l'helper completi il blocco "Preparazione e / o traduttore" e far firmare il dipendente. Ulteriori informazioni - risposte alle domande sul modulo I-9
Vedi questo articolo con le risposte alle domande più frequenti sul modulo I-9 e sulla verifica dell'idoneità all'occupazione- È necessario proteggere le informazioni private fornite dai dipendenti sul modulo I-9 e sui documenti di supporto. Utilizzare queste informazioni SOLO per scopi I-9 e conservare i documenti in un luogo sicuro e protetto, come un archivio di file bloccato a cui solo poche persone fidate dispongono della chiave.
- Alcune agenzie di collocamento statali degli Stati Uniti possono verificare l'ammissibilità al lavoro e certificare i dipendenti che inviano a voi. Assicurati di ottenere e conservare una copia della certificazione dal tuo stato in questo caso.