Perché prendere i verbali della riunione del consiglio di amministrazione?
Ci sono in realtà diversi motivi per prendere e registrare i verbali delle riunioni aziendali.
Il primo e più importante motivo per prendere minuti di riunioni è avere una registrazione di ciò che hai deciso. Ho partecipato a riunioni a bordo dove nessuno ricordava una decisione presa dal consiglio alcuni mesi fa. Avere qualcosa per iscritto per la tua azienda,
Il secondo motivo per i verbali del consiglio di amministrazione è a fini fiduciari e di responsabilità. I membri del consiglio sono in una posizione di fiducia. Stanno prendendo decisioni sul denaro investito dagli azionisti aziendali e devono essere in grado di dimostrare di aver agito con saggezza, nel migliore interesse della società e senza conflitti di interesse . Avere una riunione del consiglio aiuta il consiglio a dimostrare di aver agito in buona fede ed evitare la responsabilità personale per le proprie azioni.
Il terzo motivo è a fini fiscali. Una società è un'entità separata dai singoli azionisti. Per essere sicuri di mantenere questa separazione, i verbali della riunione del consiglio di amministrazione forniscono un record.
Senza di loro, l'IRS o le agenzie statali possono negare lo status fiscale dell'azienda. Una società che non lo mostra agisce come un'entità separata dai proprietari in grado di creare una situazione fiscale difficile.
C'è un equilibrio tra le aziende che si impegnano a fare in modo che i membri del consiglio di amministrazione facciano il loro dovere e siano protetti, contro riunioni di consiglio lunghe e prive di obiettivi che sprecano tempo per i membri.
Affronteremo questo equilibrio in questo articolo.
Ora che abbiamo discusso i motivi per cui prendiamo i verbali delle riunioni del consiglio direttivo, ecco alcuni errori commessi dalle aziende e alcuni pensieri su come correggerli.
Non creare e distribuire un ordine prima della riunione
Un altro grande errore commesso dalle aziende nelle loro riunioni del consiglio non è la definizione di un ordine del giorno prima della riunione e non la distribuzione dell'agenda, e dei documenti pertinenti prima della riunione. L'ordine del giorno dovrebbe includere quantità specifiche di tempo per ciascun punto all'ordine del giorno. Avere un programma specifico non solo rende l'incontro più fluido, ma lascia che il consiglio (e chiunque legga i minuti dopo) sappia dell'importanza relativa di ciascun elemento all'ordine del giorno.
Ciò non significa che qualcosa non possa venire all'ordine del giorno se è importante e urgente, ma gli articoli possono essere aggiunti all'ordine del giorno con un voto. E molto urgente dovrebbe essere gestito dai dirigenti, non dal consiglio.
Parti mancanti importanti del verbale della riunione del consiglio di amministrazione
Il modello per i verbali della riunione del consiglio di amministrazione dovrebbe includere:
- Il data, ora e luogo dell'incontro
- Ora di inizio e fine e tempi assegnati a specifici argomenti all'ordine del giorno
- Che tipo di riunione del consiglio di amministrazione - regolare, speciale o annuale (tutti gli stati richiedono alle imprese di avere una riunione annuale)
- Chi era presente, notando direttori, ospiti e membri dello staff e quali membri del consiglio di amministrazione non erano presenti. Devono essere annotati i nomi di chiunque arrivi in ritardo o se ne vada in anticipo.
- Specifica se è presente un quorum. Di solito il quorum è richiesto dallo statuto societario per eventuali voti da prendere. Il requisito del quorum è solitamente più della metà dei membri. (Per un consiglio di nove membri, ad esempio, cinque membri devono essere presenti per un quorum).
- Se le presentazioni sono date da commissioni o da altri, includere nomi e titoli di presentatori.
Riunione dei minuti troppo specifica
Probabilmente il più grande errore che le board fanno è richiedere informazioni dettagliate sulle discussioni (a volte argomenti) e sui processi. Gli incontri dovrebbero riflettere i risultati delle decisioni, non chi ha detto cosa nella discussione. Diciamo che il tuo consiglio di amministrazione sta votando una mozione per vendere una nuova linea di prodotti.
I verbali delle riunioni dovrebbero dire: "Movimento per aggiungere una nuova linea di spezie, movimento approvato e approvato, con così tanto dissenso". Se il gruppo ha una discussione, è necessario registrare la durata della discussione e riepilogarla, ma non è necessario entrare nei dettagli della discussione.
Minuti che non sono abbastanza specifici
Dall'altra parte dello spettro, alcuni minuti non sono abbastanza specifici per fornire informazioni e tenere i membri fuori dai guai. Se la decisione non è stata presa all'unanimità, una registrazione di quali membri del consiglio di amministrazione dissentivano, che si sono astenuti (e si noti se l'astensione era dovuta a un potenziale conflitto di interessi).
Mentre non è necessario registrare il blow-by-blow di ogni discussione, o chi ha detto cosa. Ma ci dovrebbero essere abbastanza informazioni nel resoconto per riflettere lo spirito della discussione.
Riunioni del Consiglio troppo lunghe
A nessuno piacciono le lunghe riunioni, ma ci sono alcuni modi per abbreviare la riunione e i minuti. Potresti voler risparmiare tempo per la riunione del consiglio creando un programma di consenso. Fondamentalmente, questo programma è un elenco di questioni che possono essere affrontate rapidamente senza discussione. L'elenco potrebbe includere minuti della riunione precedente, dati finanziari e relazioni di comitati o CEO.
L'agenda del consenso, i rapporti e altre informazioni devono essere distribuiti prima della riunione in modo che i membri abbiano l'opportunità di leggerli. Quindi, durante la riunione, l'agenda del consenso fa parte del processo dell'incontro. Qualsiasi membro del consiglio di amministrazione può sollevare una questione o preoccupazione sull'agenda del consenso, ma se non ci sono problemi, l'intero programma di consenso può essere votato in una volta.
Il tipo sbagliato di decisioni
Un comitato aziendale prende decisioni sulla politica generale. Le decisioni giornaliere vengono prese dai dirigenti della società sulla base di tale politica. A volte le schede si allargano e cercano di prendere decisioni che sono meglio affidare alla direzione.
Non approva il processo verbale
È allettante, nel trambusto delle riunioni del consiglio, dimenticare di approvare i verbali. Ma è importante assicurarsi che i minuti riflettano correttamente sia la lettera che lo spirito dell'incontro. I minuti sono considerati "bozza" fino all'approvazione.
Non conservare record dei verbali delle riunioni
Dopo tutti i problemi che devi affrontare per mantenere buoni minuti per la tua azienda, non dimenticare di tenere i tuoi meeting meeting aziendali in un luogo sicuro e accessibile. Impostare un processo per conservare i minuti in un registro dei registri aziendali o "nel cloud" in un file protetto da password.
Dimenticare di riconoscere il ruolo del segretario aziendale
La maggior parte delle mansioni relative ai verbali aziendali rientrano nel dominio della segretaria della società. Essere un buon segretario aziendale è un'arte, e questi individui spesso non sono abbastanza riconosciuti. Di '"grazie" a questa persona regolarmente.
Non incluso un avvocato come consulente del Consiglio di amministrazione
Le informazioni contenute in questo articolo non sono intese come consulenza fiscale o legale e l'autore non è un avvocato. Sia che la vostra azienda sia privata o pubblica (con azioni quotate in borsa), dovreste avere un avvocato che vi consigli su come prendere i verbali aziendali e essere presente alle riunioni del consiglio per assicurarsi che voi e il vostro consiglio siano protetti.