Fai quello che sai fare meglio e assumi il resto
Lavorare con Elance Online - un mercato online che aiuta le piccole imprese a esternalizzare quasi ogni tipo di progetto - abbiamo parlato con decine di acquirenti che hanno esternalizzato con successo progetti diversi come supporto amministrativo, strategia aziendale , progettazione grafica, web design e sviluppo, scrittura e persino sviluppo di software.
Quando si parla di acquirenti che hanno imparato l'arte di gestire in modo efficace i fornitori di servizi esterni, gli stessi temi emergono continuamente. Abbiamo distillato i loro consigli nelle seguenti "Migliori 10 migliori pratiche" per lavorare con fornitori di servizi esterni. Seguendo questo consiglio è possibile ottenere il massimo dai propri rapporti con fornitori esterni o appaltatori, sia che si utilizzi il Web per trovare fornitori di servizi sia che si richiedano e vengano valutate le quotazioni dei fornitori in modo "vecchio stile".
Definisci chiaramente l'ambito e il programma del tuo progetto
Questo potrebbe sembrare ovvio, ma qualsiasi progetto di outsourcing di successo inizia sempre con una chiara dichiarazione di ciò che speri di ottenere. Definisci i requisiti del tuo progetto in anticipo. I fornitori di servizi necessitano di informazioni accurate e complete per presentarti proposte realistiche e citarti un prezzo ragionevole. Sii specifico sui deliverable che ti aspetti che il fornitore fornisca.
Fornisci ai fornitori più informazioni possibili su ciò che ti serve consegnato e sul modo in cui hai bisogno del lavoro svolto. Inoltre, essere chiari e realistici in merito ai requisiti del programma: gli orari dei progetti possono avere un enorme impatto sui costi del progetto.
Valuta un fornitore di servizi come se assumessi un dipendente a tempo pieno
Quando valuti le proposte dei fornitori di servizi, non aver paura di porre domande.
Proprio come assumere un dipendente a tempo pieno, selezionare un venditore è un'esperienza molto soggettiva. Controlla i loro riferimenti e chiedi feedback agli altri clienti che hanno usato i loro servizi. Partecipa a una finestra di dialogo: se hai dubbi sulle funzionalità specifiche di un venditore, esprimi le tue preoccupazioni. Non limitarti a stufarlo e sperare per il meglio.
Cerca l'esperienza specifica adatta
Idealmente, il fornitore di servizi selezionato avrà un'esperienza specifica con il tipo di progetto che stai intraprendendo. Non vuoi essere la "cavia" di qualcuno. Questo è particolarmente cruciale quando si esternalizzano progetti tecnici complessi come lo sviluppo di software. Ad esempio, se stai cercando qualcuno per sviluppare un'applicazione per iPhone, assicurati che abbiano effettivamente completato progetti commerciali su quella piattaforma per altri clienti soddisfatti. Questo consiglio vale anche per altri tipi di progetti. Se hai bisogno di un business plan per aprire un negozio al dettaglio, otterrai i migliori risultati se il consulente che hai assunto ha un'esperienza verificabile nel settore retail.
Non scegliere un fornitore basato esclusivamente sul prezzo
Anche se potrebbe essere allettante, non selezionare mai un fornitore basato esclusivamente sul prezzo. Gli acquirenti esperti che hanno esternalizzato molti progetti e valutato centinaia di proposte quasi sempre raccomandano di scartare l'offerta più costosa e più economica.
Gli acquirenti riferiscono che i loro progetti di maggior successo sono quelli in cui ritenevano che il fornitore offrisse un equilibrio tra un buon rapporto qualità-prezzo e risultati di qualità.
5. Esaminare portafogli e campioni
Esamina il lavoro precedente del venditore (il suo "portfolio") e assicurati che il loro lavoro precedente soddisfi le tue aspettative in termini di qualità e stile. Se hai valutato il portafoglio di un venditore, i riferimenti e le esperienze precedenti e sei ancora insicuro delle loro capacità, prova a chiedere loro di fare un rapido prototipo o di fornire una descrizione di base di un piano di lavoro. Un fornitore di servizi che vuole davvero conquistare la tua azienda potrebbe essere in grado di darti un'idea approssimativa in modo da poter meglio comprendere il loro approccio alla soluzione del problema.
Ma non superare mai il confine tra chiedere un modello e insistere sul fatto che un venditore ti fornisca il lavoro finito "su specifiche". Nessun professionista qualificato si aspetta di lavorare gratis.
6. Inizia in piccolo
Quando si entra in contatto con un fornitore di servizi per la prima volta, iniziare con un progetto di portata relativamente piccola e semplice. Questo ti darà una migliore idea dello stile e delle capacità del fornitore prima di affidare loro un progetto "mission critical".
7. Accordare il pagamento a traguardi del progetto chiaramente definiti
Proprio come dovresti essere chiaro sull'ambito del progetto, assicurati di definire un piano di lavoro per il tuo progetto in outsourcing con tappe ben definite. Avere programmato i checkpoint in cui si esamina lo stato del progetto mentre si lavora verso il completamento è un modo semplice per assicurarsi di rispettare la scadenza finale e che il prodotto finale soddisfa i propri standard. Lega il pagamento del venditore a queste pietre miliari.
Una buona linea guida per i progetti di sviluppo IT e software è di non pagare più del 20% -30% del prezzo totale del progetto in anticipo, con il resto dei pagamenti assegnati in base al completamento di 3 o 4 milestone.
8. Negoziare la proprietà del lavoro in anticipo
Per qualsiasi tipo di progetto in outsourcing, assicurarsi di essere chiari su chi possiede il prodotto di lavoro risultante e qualsiasi componente importante di quel prodotto.
Assicurati che il fornitore di servizi comprenda in che modo intendi utilizzare i risultati che sono d'accordo a fornire. Ad esempio, lo sviluppo di un'applicazione software personalizzata per uso personale sarebbe sostanzialmente diverso dallo sviluppo di un'applicazione che si intende impacchettare e rivendere.
9. Non dimenticare il supporto dopo il completamento del progetto
Per i progetti tecnologici, è una buona idea specificare una clausola di garanzia o di supporto in modo da avere la certezza di una certa quantità di supporto continuo da parte del fornitore dopo che il progetto è stato completato. È molto più facile negoziare una clausola di supporto prima che il fornitore di servizi inizi a lavorare, piuttosto che dopo il completamento del progetto. Anche i servizi creativi o aziendali possono beneficiare di una clausola di supporto. Supponiamo che tu abbia bisogno di alcune modifiche a un piano aziendale basato sul feedback che ricevi dai potenziali investitori. O forse trovi che hai bisogno di quel nuovo logo sfacciato consegnato in un nuovo tipo di formato di file. Specificare una certa quantità di supporto gratuito o negoziare prezzi scontati per future modifiche può farti risparmiare tempo, denaro e mal di testa in seguito.
10. Scaricalo per iscritto
Nel corso di un incarico di servizio, l'ambito del progetto, i risultati finali o anche il prezzo concordato possono cambiare.
Assicurati di comunicare chiaramente qualsiasi programma, scopo o modifica dei pagamenti al tuo fornitore di servizi e ottenere conferma da loro - per iscritto - che comprendono e accettano le modifiche. Allo stesso modo, tenere un registro delle eventuali modifiche al contratto richieste dal fornitore di servizi e se si accettano o rifiutano tali modifiche. Salva copie di eventuali scambi di email che hai.
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