Errori del conto fiduciario dell'avvocato che gli avvocati non dovrebbero commettere
Mentre ci sono molti modi in cui i conti di trust sono mal gestiti, ci sono tre errori comuni che gli avvocati fanno nella gestione dei loro account IOLTA.
"Prendere in prestito" denaro dal conto fiduciario
Non esiste un modo legittimo di prendere a prestito da un account di fiducia. A volte gli avvocati usano fondi di fondi fiduciari prima di avere il diritto di farlo, mentre in altre situazioni usano fondi che non avrebbero mai acquisito il diritto di usare. O l'approccio apre la porta all'avvocato per mettersi nei guai seri.
Esistono tre modi in cui si verifica un prestito improprio dall'account di trust:
L'avvocato prende i soldi del conto di fiducia prima che sia guadagnato
Ciò accade spesso quando un avvocato ha problemi di flusso di cassa. In questa situazione, l'avvocato ha ricevuto un fermo che ha (si spera) inserito nel conto fiduciario, e l'avvocato sarà autorizzato a pagare quei soldi a se stesso mentre il lavoro è completato. Tuttavia, l'avvocato non avrà completato il lavoro prima di dover pagare alcune spese incombenti - buste paga, affitto dell'ufficio, costi anticipati in un caso a pagamento condizionato, ecc.
Quindi l'avvocato va avanti e prende più dalla fiducia di lui o lei in realtà ha il diritto di prendere dal conto fiducia in quel punto nel caso.
L'avvocato prende in prestito denaro dai fondi dei clienti con l'intento di rimetterlo
Quando i problemi di flusso di cassa si trasformano in problemi finanziari più gravi e l'avvocato ha migliaia di dollari in fondi di clienti che siedono in un conto fiduciario, alcuni potrebbero soccombere alla tentazione di prendere in prestito denaro dal conto fiduciario per rimanere a galla.
L'avvocato può razionalizzarlo pensando che se non può pagare le bollette dell'ufficio, allora non può rimanere in attività, e se non può restare in affari, non può prendersi cura dei suoi clienti. Quindi prende un po 'di denaro dal conto fiduciario per tenerlo sotto controllo fino a quando il suo flusso di cassa non migliora. L'avvocato può avere tutte le intenzioni di sostituire i fondi il prima possibile, ma questo genere di situazioni di solito aumenta a dismisura e finisce molto male per l'avvocato, così come per il cliente.
Trust Account Furto
Questa situazione in realtà non può essere chiamata in prestito, e non si riferisce alle truffe perpetrate agli studi legali. Nella situazione interna di furto di un account di fiducia, l'avvocato o qualcuno che ha accesso al conto fiduciario ha raggiunto il punto dell'avidità o della disperazione che decide semplicemente di prendere denaro che non è il loro. Avvocati con problemi di abuso di sostanze o dipendenze da gioco d'azzardo possono essere particolarmente vulnerabili a questo errore, ma altre volte accade per ragioni che non appaiono chiare. Se commesso da un avvocato, questo errore del conto fiduciario è il più probabile per concludere una carriera legale. Ma anche se è commesso da un paralegale o da un contabile, l'avvocato è ancora l'unico a ricoprire i fondi.
Fondi di avvocati di commingling con denaro del cliente
Un secondo grave errore nella gestione degli account di fiducia degli avvocati riguarda la commistione di fondi legali con i soldi dei clienti. Questo spesso deriva da una mancanza di comprensione di come dovrebbe funzionare un account di fiducia.
Laura A. Calloway, consulente per la gestione della pratica legale presso l'Alabama State Bar, ha dichiarato: "Molti avvocati non comprendono ciò che fa e non entra nel conto fiduciario: alcuni gestiscono tutto, incluse le commissioni guadagnate, attraverso l'account fiduciario, utilizzando come una singola rivista generale per le loro aziende, altri prendono "conservatori" senza capire che, almeno in alcune giurisdizioni come l'Alabama, non esiste un fermo non rimborsabile, quindi non depositano un deposito per il futuro lavorare come dovrebbero, in particolare se ne hanno bisogno ora per mantenere le luci accese. "
Alcuni dei modi in cui gli avvocati combinano i loro soldi con i fondi dei clienti includono:
Un controllo per due scopi
Un avvocato dice al cliente che le spese legali saranno $ 1.000 e la tassa di deposito sarà di $ 200, quindi il cliente scrive un assegno per $ 1,200. Alcuni avvocati metteranno l'intero assegno nel conto commerciale perché la maggior parte del denaro andrà comunque all'avvocato. Tuttavia, le regole dell'associazione richiedono che l'assegno entri nel conto fiduciario, anche se l'avvocato ha diritto al pagamento dell'intero avvocato immediatamente perché la parte relativa alla tassa di deposito di tale controllo deve essere tenuta in custodia.
Fondi personali mantenuti in trust con i fondi dei clienti
Alcune associazioni statali vietano agli avvocati di avere fondi personali in un conto fiduciario, mentre altri consentono agli avvocati di mantenere una piccola somma nel conto per coprire le spese relative all'utilizzo dell'account (sebbene la prassi raccomandata sia quella di detrarre tutte le commissioni del conto fiduciario da il conto commerciale). Ma da nessuna parte un avvocato ha il permesso di utilizzare un account di fiducia come account operativo, un conto di risparmio o un luogo in cui nascondere le risorse.
A volte gli avvocati semplicemente non riescono a capire che non possono pagare fatture come le spese generali dell'ufficio direttamente dal conto fiduciario, anche quando gli assegni vengono scritti con fondi che sono già stati guadagnati. Altre volte gli avvocati hanno intenzionalmente abusato del conto fiduciario come un modo per nascondere le risorse. Ad esempio, Calloway dice di aver visto degli avvocati mettere dei fondi personali nel conto fiduciario per evitare un prelievo IRS per le tasse arretrate. È un'evidente violazione dell'etica.
Non rimuovere commissioni pagate o rimborsi dall'account Trust
Calloway dice che ha visto alcuni avvocati che hanno usato il loro account di fiducia come un conto di risparmio di giorno piovoso. Piuttosto che rimuovere tutte le tasse dopo che sono state guadagnate, l'avvocato ritarda rimuovendo i soldi dalla fiducia per ridurre il rischio di spenderli. Calloway dice che questa è una pratica scorretta e una violazione dell'etica. Mentre il fondo statale IOLTA può beneficiare dei guadagni in conto interessi aggiuntivi, l'avvocato dovrebbe spostare tali fondi sul conto operativo aziendale o su qualche tipo di fondo di risparmio.
Mancato rilevamento corretto dei fondi del cliente
Il terzo modo principale in cui gli avvocati falliscono i loro account di fiducia è il mancato mantenimento di registrazioni dettagliate delle transazioni del conto fiducia di ogni cliente. Ci sono diversi modi in cui gli avvocati fanno questo errore.
Non inserire il nome del cliente nei controlli dell'account Trust
Mentre la maggior parte degli avvocati è brava a conservare le copie degli assegni degli account di fiducia, non tutti ricordano che dovrebbero notificare il nome o il numero di file del cliente ad ogni controllo quando viene emesso. Mentre può essere facile ricordare perché un assegno è stato scritto un mese fa, potrebbe essere difficile ricordare perché è stato scritto un anno da adesso.
Gli avvocati che pensano che non avrebbero mai avuto problemi a capire cosa si trova nei loro conti di fiducia dovrebbero considerare l'impatto di eventi catastrofici o disastri naturali. Mentre non succede spesso, a volte gli uffici legali e tutti i loro archivi vengono distrutti. Un incendio può incenerire quei file di carta abbastanza rapidamente, oltre a distruggere il disco rigido del computer. Un uragano o un tornado può disperdere i record di fatturazione per miglia. Queste cose succedono agli avvocati. Se un avvocato ha bisogno di ricostruire i registri di un conto di una società con estratti conto bancari e copie di vecchi assegni ordinati dalla banca, il compito sarà praticamente impossibile a meno che tali controlli indichino quale denaro è stato utilizzato nella transazione.
Non tenere un libro mastro individuale per ogni cliente
A volte gli avvocati pensano di poter tenere traccia del saldo del conto di ogni cliente nella propria testa. Ad un certo punto, non possono. E anche se possono, cosa succede a quegli account cliente se succede qualcosa all'avvocato?
Calloway descrisse una situazione che incontrò dove un avvocato teneva due account di fiducia. Utilizzerebbe un account di fiducia per un mese e passerà all'altro account di fiducia il mese successivo. La sua convinzione era che lasciando che ogni account raggiungesse il saldo zero durante il mese in cui era utilizzato, non avrebbe dovuto tenere registri di fiducia individuali sui soldi rimasti nel conto. Si sbagliava. Le regole etiche richiedono di tenere un bilancio su ciascun cliente in modo che possano essere identificati fondi specifici per i clienti.
Per essere in regola con i requisiti dell'associazione degli avvocati, gli avvocati devono conservare i registri che mostrano quanti soldi ha in affidamento ogni cliente in un dato momento. I depositi e gli esborsi devono essere chiaramente tracciati in un modo che faciliti la determinazione del saldo del conto fiduciario di ciascun cliente. Altrimenti, sarebbe abbastanza facile per i soldi di un cliente essere spesi per il caso di un altro cliente.
Non bilanciamento dei saldi dei singoli clienti rispetto al conto complessivo
Gli avvocati non dovrebbero semplicemente assicurarsi che il loro conto fiduciario globale sia bilanciato alla fine del mese, né dovrebbero solo assicurarsi che ogni singolo account cliente sia bilanciato. Confronta i due insieme e bilanciali l'uno contro l'altro. Confrontando i saldi complessivi a volte si rivela un errore contabile effettuato su un singolo account, in cui un controllo o un deposito è stato trascurato. Questo semplice passaggio a volte rileva errori che potrebbero aver determinato un controllo dell'account di fiducia respinto.
Ottenere aiuto
Alcuni avvocati si rendono conto che i loro conti di fiducia sono rovinati, ma non sanno come risolvere il problema. Una soluzione è contattare un consulente di gestione dello studio legale. Molte associazioni di bar dello stato ora offrono consulenza gratuita per la gestione delle pratiche legali ai loro membri delle associazioni di bar, e un certo numero di consulenti di gestione delle pratiche di diritto privato offrono anche i loro servizi a pagamento.
Alcuni avvocati potrebbero aver paura di discutere della situazione del proprio conto fiduciario con qualsiasi avvocato, in particolare con un avvocato che lavora per l'associazione degli avvocati dello stato, a causa dei requisiti obbligatori di segnalazione per violazioni di etica. Tuttavia, in molti stati, le regole della condotta professionale ora escludono espressamente i loro consulenti di gestione delle pratiche giuridiche dal segnalare tali problemi al proprio comitato etico. Nerino J. Petro, consulente della gestione pratica per il programma di assistenza alla gestione dello studio legale della State Bar of Wisconsin, osserva che mentre le regole variano da stato a stato, alcuni stati come il Wisconsin hanno implementato regole che garantiscono la riservatezza agli avvocati che cercano aiuto dal bar dello stato programma di assistenza alla gestione degli uffici legali (LOMAP).
Gestire correttamente un account di fiducia può essere una seccatura, ma perdere una licenza legale oltre la registrazione sciatta sarebbe ancora peggio. Gli avvocati che hanno difficoltà a gestire i propri conti fiduciari devono affrontare prontamente il problema ottenendo l'aiuto di un contabile qualificato o di un consulente legale.