Sistemi di contabilità per uno studio legale
Un buon sistema di contabilità per qualsiasi piccola impresa includerà forti controlli interni per monitorare sia le entrate che le spese.
Come avvocato, è necessario assicurarsi che il proprio sistema contabile abbia forti controlli interni, sia le commissioni fatturate sia i costi e le spese avanzati, per i clienti.
Indipendentemente dal fatto che le fatture si basino su un fermo specifico, una trattenuta annuale, una commissione o una commissione di riferimento, la commissione si basa sul tempo impiegato per i progetti dei clienti. Questo è il motivo per cui gli avvocati di solito mantengono registrazioni dettagliate per tenere traccia del tempo trascorso sui casi.
È possibile utilizzare sistemi manuali o elettronici per tenere traccia del tempo e delle spese addebitabili. Le carte del registro clienti sono state utilizzate per registrare tali informazioni prima dell'avvento del tempo legale e del software di fatturazione . Indipendentemente dal metodo di tenuta dei registri che preferisci, di solito vorrai registrare questa traccia sul tuo tempo trascorso sulle questioni del cliente, insieme a eventuali spese addebitabili, da parte del cliente.
Di volta in volta, puoi pagare le spese per conto del tuo cliente per spese di archiviazione o altri addebiti.
La maggior parte dei documenti legali degli avvocati praticanti sono registrati nel sistema in modo simile agli altri crediti commerciali.
Il software di contabilità avrà riviste speciali per registrare un singolo tipo di transazione che si verificano frequentemente. Per gli avvocati, il giornale delle ricevute di cassa mostrerà una suddivisione delle (1) commissioni ricevute e (2) rimborsi spese, inclusa un'assegnazione tra le spese generali regolari pagate e le spese sostenute dal cliente.
La complessità del diario di incassi varia a seconda delle dimensioni dello studio legale, il più fondamentale dei quali è solo l'estratto conto e le copie di controllo.
Altri documenti essenziali
Oltre ai record discussi sopra, gli avvocati di solito mantengono almeno quanto segue:
- Libro degli appuntamenti: un libro degli appuntamenti contiene registrazioni di appuntamenti, generalmente in un formato di calendario.
- Giornale contabilità clienti: il giornale contabilità clienti mostra i crediti fatturati ma non riscossi.
- Singoli registri clienti: questi conti contabili comprendono una descrizione dei servizi resi, degli addebiti e dei crediti, un riepilogo degli addebiti non fatturabili e delle fatture finali.
- Record del caso: i record orari sono registrati per ciascun cliente.
- Registro Casi in corso: questo registro riepiloga qualsiasi lavoro legale in corso e di solito è organizzato in base al nome del cliente.
- Rapporti di riepilogo del tempo: i rapporti temporali possono di solito essere ordinati dall'avvocato o dal cliente e contenere informazioni quali l'ora, le date di lavoro, le fatture e altre spese addebitabili.
Questi sono i libri e i registri di base che la maggior parte degli avvocati, indipendentemente dalla specialità, avrà in archivio per le loro aziende. Molti avvocati utilizzano software di contabilità e software di gestione legale per mantenere i propri libri e registri in formato elettronico.
Mentre alcuni studi legali utilizzano QuickBooks, molte altre aziende utilizzano programmi software specifici del settore legale, come Abacus Next, Clio o ProLaw per gestire le loro pratiche.
NOTA : questo articolo è destinato esclusivamente a scopi didattici; dovresti consultare un professionista delle tasse per discutere di eventuali domande o problemi relativi alla contabilità, alla contabilità o al reddito.