Rendere funzionale e efficiente lo spazio per l'ufficio a domicilio
Lavorare da casa offre molti vantaggi: dalla flessibilità di impostare il proprio programma al risparmio di tempo e denaro, eliminando virtualmente i tuoi spostamenti quotidiani. Tuttavia, avere successo in un ufficio a casa richiede la creazione di uno spazio ufficio che promuova l'efficienza in un ambiente di lavoro non tradizionale. Considera i seguenti suggerimenti per aiutare a definire uno spazio di lavoro professionale per la tua nuova attività.
01 - Fai un elenco delle tue esigenze critiche negli uffici domestici
02 - Scegli un'area dedicata per il tuo spazio di casa
Una volta che hai fatto la tua lista dei bisogni critici, hai un'idea migliore di quanto spazio hai effettivamente bisogno per un ufficio. Con questo in mente, ora puoi scegliere un'area dedicata della tua casa per gli uffici. Idealmente, l'ufficio dovrebbe essere in una zona tranquilla con un certo livello di privacy. Questo è particolarmente importante se condividi la casa con un coniuge, i figli o anche un compagno di stanza. Ad esempio, una stanza di ricambio con una porta potrebbe essere la migliore perché può aiutare a filtrare il rumore dal resto della casa. Oppure, se vi incontrerete con i clienti nel vostro ufficio a casa, potrebbe essere più efficiente scegliere una stanza vicino all'ingresso principale della casa.
03 - Diventa creativo: bilancia spazio di lavoro e requisiti di archiviazione
Spesso, un ufficio a casa ha una quantità limitata di spazio e può sentirsi angusto anche con solo una sedia e una scrivania nella stanza. Tuttavia, il mantenimento di un ufficio professionale dipende da una buona organizzazione. Ciò significa progettare uno spazio che abbia molto spazio sia per lo storage (file, materiali di consumo, ecc.) Sia per un'ampia area di distribuzione e di lavoro. Potrebbe essere necessario essere creativi. Ad esempio, crea la tua scrivania che utilizza gli schedari come base con il legno o un piano di lavoro in laminato per la parte superiore. Potrebbe anche essere necessario memorizzare i file in un'altra stanza. Tieni presente che la regola generale è che tutti i file o i materiali di consumo utilizzati frequentemente devono essere facilmente accessibili. Ancora una volta, l'obiettivo è creare uno spazio ufficio organizzato che soddisfi tutti i tuoi bisogni di base.
04 - Illumina il tuo ufficio a casa con una corretta illuminazione
Quando possibile, scegli uno spazio per il tuo ufficio che permetta molta luce naturale. Ciò fornisce una buona base per uno spazio di lavoro luminoso che può essere migliorato con un'illuminazione più diretta. Se il tuo ufficio lascia poca o nessuna illuminazione esterna, l'illuminazione di accesso diventa ancora più importante. Inizia fornendo luci generali generali che riempiano la maggior parte dell'area di lavoro. Quindi, considera l'aggiunta di illuminazione di attività, lampade da scrivania e lampade da terra che possano dare illuminazione concentrata alla tua area di lavoro specifica. Infine, indipendentemente dal tipo di illuminazione disponibile, assicurarsi che lo schermo del computer sia posizionato in modo tale da evitare il riverbero. L'obiettivo è creare un'illuminazione equilibrata che riduca al minimo l'affaticamento della vista.
05 - Usa un telefono dedicato per la tua attività domestica
Uno dei molti vantaggi del lavoro da casa è la riduzione dei costi generali. Tuttavia, i risparmi iniziali derivanti dalla condivisione di una linea telefonica con la tua casa e il tuo business possono costarti. Un telefono di casa è meno professionale e può consentire ai clienti di mettere in discussione la legittimità del business. Una delle trappole più comuni dell'utilizzo di un telefono di casa è la condivisione della segreteria telefonica che utilizza un messaggio sia di famiglia che di lavoro. Confonde i clienti. Allo stesso modo, quando si condivide un telefono, si rischia che un bambino o un altro familiare risponda al telefono, dando l'impressione che non si stia conducendo una vera attività. È meglio utilizzare una linea telefonica dedicata per il tuo ufficio a casa. Naturalmente, questo può includere l'utilizzo di un telefono cellulare o di un telefono VoIP (basato su Internet).
06 - Investi nella giusta attrezzatura per l'home office
Iniziare nel tuo ufficio a casa usando l'attrezzatura giusta è essenziale, ei telefoni non sono le uniche attrezzature indispensabili. Sfortunatamente, si può essere tentati di lesinare su attrezzature chiave e concedervi il lusso di oggetti non necessari, come l'arredamento dell'ufficio. Il denaro dovrebbe essere speso su una buona scrivania con spazio di lavoro adeguato, una comoda sedia in grado di fornire supporto per la schiena, computer con memoria e prestazioni efficienti, una connessione Internet veloce e qualsiasi altra attrezzatura specializzata, strumenti o software chiave per le prestazioni in la tua area di competenza.
07 - Separa il professionista dal personale
Quando lavori da casa, è importante che la tua vita personale non si riversi nella tua vita lavorativa (e viceversa). La creazione di un conto bancario aziendale è il primo passo per aiutarti a evitare di mescolare le spese personali con le spese aziendali. Per ridurre ulteriormente la confusione, prova a memorizzare assegni personali, documenti e persino posta in una stanza separata dal tuo ufficio. Anche segmentare completamente queste due parti della tua vita può essere d'aiuto al momento dell'imposta. Le detrazioni fiscali relative agli uffici domestici vengono sempre più esaminate e più si dimostra che l'ufficio è un'area completamente separata e dedicata, meglio è in termini di conformità alle definizioni IRS di un ufficio in casa .
08 - Utilizza processi e procedure convenzionali nel tuo Home Office
Non è necessario scrivere un manuale formale per i dipendenti o pubblicare un elenco delle regole dell'ufficio, ma è utile determinare un sistema formale di operazioni per il proprio ufficio. Questo include tutto, dalla standardizzazione della registrazione e pagamento delle fatture al tempo di registrazione con i clienti e il chilometraggio per i viaggi di lavoro. Mantenere alcune procedure formali per le funzioni aziendali standard garantirà che il tuo ufficio resti organizzato e che le informazioni siano disponibili dove e quando ne hai più bisogno.
09 - Stabilire orari d'ufficio
La flessibilità è un vantaggio chiave di lavorare per te stesso in un ufficio a casa. Tuttavia, richiede comunque che tu ti metta in una buona quantità di tempo. L'impostazione di un programma tipico per lavorare nel tuo ufficio ti aiuterà a rimanere concentrato. Forse ancora più importante, tenere gli orari di ufficio standard (per la maggior parte) aiuta anche i tuoi clienti a sapere quando sei disponibile e può essere raggiunto. Dopotutto, puoi svolgere gran parte del tuo lavoro creativo nel cuore della notte, ma i tuoi clienti probabilmente mantengono più ore tradizionali e hanno bisogno di accedere a te entro quel periodo di tempo. L'impostazione degli orari di ufficio può anche aiutare a ridurre le distrazioni e le chiamate non annunciate o le visite di drop-in da amici e familiari ben intenzionati.
10 - Mantieni il tempo: appendi un orologio nel tuo ufficio di casa
Una volta impostate le ore di ufficio, non dimenticare di appendere un orologio a un muro o di collocarne uno sulla scrivania, ovunque sia chiaramente visibile. Mentre questo può sembrare ridicolo (o ovvio) la verità è che quando si lavora da casa, è facile dimenticare il tempo. Prima che tu lo sai, hai lavorato un giorno di 14 ore, per il terzo giorno consecutivo. Anche se il tuo lavoro è a casa, arriva ancora un momento in cui devi chiamarlo un giorno e chiudere la porta in ufficio.