Andare oltre la ricevuta
Quando la donazione mensile arriva tramite metodi offline.
Quando qualcuno diventa un donatore ricorrente offline , ad esempio tramite posta diretta, telemarketing, faccia a faccia o TV, consiglio sempre di inviare una lettera di ringraziamento immediata. Ma, dopo quel primo contatto, non inviare un altro grazie ogni mese.
È davvero troppo e probabilmente trasformerà il tuo donatore dall'amore al fastidio.
Inoltre, costa denaro inviare un ringraziamento via posta ordinaria che sconfigge lo scopo di far entrare qualcuno come donatore ricorrente. Tuttavia, a gennaio dovresti inviare una ricevuta fiscale di tutti i loro regali , in modo da averli per i loro record e, naturalmente, dovresti sempre ringraziare i donatori mensili nella tua lettera di appello annuale , riconoscendoli come speciali.
Ricevute dei donatori mensili online: rendili personali e speciali
Per i donatori mensili di carte di credito online, in genere viene generata automaticamente un'email di ringraziamento ogni volta che viene effettuata la donazione.
Anche se il tuo donatore online riceve una ricevuta via email, invia una lettera per posta ordinaria per ringraziarla di aver aderito al programma di donazione mensile. I donatori online apprezzano avere una lettera inviata tanto quanto chiunque altro. E, inoltre, quell'e-mail potrebbe non essere nemmeno vista. Inoltre, invia la ricevuta fiscale di fine anno tramite posta ordinaria (ed e-mail) a gennaio .
Ora, è probabile che una ricevuta di posta elettronica verrà rilasciata ogni mese quando viene effettuato il contributo del donatore. Ma non inviare la stessa ricevuta più e più volte. Fai uno sforzo in più e programma diverse ricevute di ringraziamento.
Se si programmano 12 entrate diverse è troppo, almeno il programma sei e poi si alternano.
Non stai certo facendo sentire speciali questi donatori se continui a inviare la stessa ricevuta standard mese dopo mese. Inoltre si registrano a malapena con i tuoi donatori. Potrebbero non sentirsi affatto ringraziati. Una ricevuta non è certamente un ringraziamento.
Anche se mi piacciono molto PayPal e Network for Good per la loro facilità d'uso per i donatori mensili, le loro ricevute di posta elettronica sono piuttosto hum-drum. Nelle versioni "off the shelf" di questi servizi, potresti non essere nemmeno in grado di cambiare i messaggi.
Ecco un esempio di ricevuta di una e-mail da PayPal, solo per chiarire il mio punto:
PayPal
Hai inviato un pagamento automatico
Ciao e waasdorp,
Hai inviato un pagamento automatico alla Marstons Mills Public Library, Inc. Ecco i dettagli:
Importo: $ 5,00
A: Marston Mills Public Library, Inc
Per:
URL servizio clienti: http: // www. xxxxx
Email del servizio clienti: smartn @ xxxxxx.org
Telefono del servizio clienti: xxx-xxx-xxxx
Dettagli di pagamento automatico:
Pensa attentamente prima di affidarti al tuo programma di donazione mensile a un processore di terze parti. Quando possibile, acquista i piani premium in modo da controllare i tuoi messaggi. Se non puoi farlo, segui questi suggerimenti.
Come fare un'impressione migliore
Esiste una soluzione semplice che non impiega molto tempo o risorse aggiuntive, e farà un mondo di differenza per il donatore mensile che stai cercando di mantenere e aggiornare a livelli di contribuzione più elevati.
Dovresti aver già codificato questi donatori mensili nella tua lista di email o nel software CRM come un segmento particolare. Altrimenti, inizia a farlo il prima possibile! Ne trarrai beneficio a breve e lungo termine.
Ecco una semplice raccomandazione per affrontare il problema delle ricevute mensili dei donatori che non impiegano troppo tempo:
1. Crea una variante unica della tua newsletter per includere un ringraziamento al tuo donatore mensile.
Confido che tu stia inviando una newsletter o un messaggio ai tuoi donatori almeno una volta al mese. Se è così, ti consiglio di creare una leggera variazione dell'introduzione dell'email che dice:
Grazie per essere stato un così grande membro del Circolo degli amici ( inserisci il nome del tuo gruppo di donatori mensile ). Fai la differenza per le molte persone (animali) ecc. Che serviamo (completa le specifiche) ... Grazie a te, siamo in grado di avere i fondi per ... ( specificare le specifiche ).
Quindi procedi con il resto della tua newsletter. Non ripetere l'importo e la data del regalo in questa email, ma concentrati sul fatto che sono un donatore fedele alla tua organizzazione e sono davvero SPECIALI! Dovresti essere in grado di farlo nelle prime righe della tua newsletter.
In questo modo, dà al tuo donatore mensile quel 'sentimento speciale'. Non è un lavoro extra da parte tua, ed è anche meno importante a che ora del mese hai inviato quell'e-mail.
Hai appena detto al tuo donatore mensile quanto è speciale per la tua organizzazione e la differenza che fanno i suoi regali. E se ricevi feedback e testimonianze dai tuoi donatori mensili, non aver paura di usarli. Le persone amano sentirsi dire da altri donatori che confermano di aver preso la decisione giusta per aderire al programma di donazione mensile.
2. Invia almeno quattro e-mail speciali grazie.
Se non stai ancora inviando una normale newsletter via email, ti consiglio vivamente di fare almeno quattro diverse e-mail di ringraziamento ai tuoi donatori mensili durante l'anno. Ricorda che la ricevuta mensile sarà a malapena notata.
Ma i tuoi donatori mensili presteranno probabilmente attenzione a questi ringraziamenti speciali. Non devono essere molto lunghi o elaborati, solo personali e riconoscenti. Molte organizzazioni tendono a cambiare la posta ordinaria grazie alle lettere una volta al trimestre, a seconda del loro programma annuale di fondi, quindi basta fare una semplice variazione e-mail e lavorare come riferimento per essere un donatore mensile.
Sono tutto per mantenere le cose semplici e gestibili, quindi cerca di utilizzare quello che hai già in atto e fare piccole modifiche per accogliere i tuoi donatori mensili. È così importante trattare questo particolare gruppo super-speciale. Continuerai a beneficiare di questi donatori, mese dopo mese, per molti anni a venire.
Erica Waasdorp è la mia risorsa di riferimento ogni volta che ho una domanda sul dare mensile. È l'autrice di Monthly Giving: The Sleeping Giant.