Sviluppa un piano per i problemi di manutenzione
È necessario innanzitutto sviluppare il piano di base per affrontare le richieste di manutenzione. Decidi come verranno inviate le richieste e chi risponderà alla richiesta. * Se hai deciso di assumere una società di gestione immobiliare per soddisfare queste richieste, il tuo compito sarà quello di monitorare la società di gestione per assicurarsi che gestiscano tutte le richieste in modo rapido e competente.
Ricevi la richiesta del locatario
Se non hai esternalizzato i problemi di manutenzione a un gestore di proprietà , il passaggio successivo consiste nel ricevere la richiesta del titolare in base al tuo metodo preferito. Questo potrebbe essere per telefono, e-mail, testo o anche preavviso scritto se si preferisce. Queste richieste devono essere indirizzate durante il normale orario di lavoro, a meno che non si tratti di emergenze.
Determinare la gravità del problema di manutenzione
Metti insieme un elenco di problemi comuni e assegna loro un livello di urgenza: alto, moderato o basso.
- Urgenza elevata : i reclami devono essere corretti o almeno esaminati lo stesso giorno o la stessa ora, se necessario.
- Urgenza moderata - I reclami devono essere risolti entro 48 ore.
- Bassa urgenza : i reclami devono essere risolti entro una settimana.
Esempi di richieste urgenti: immediatamente
- Problemi strutturali
- Mancanza di calore in inverno
- Mancanza di acqua calda
- (La maggior parte) perdite nella proprietà
- WC intasato
- Odore di Gas
- Luci che non funzionano nelle aree comuni e nei corridoi
- Problemi di sicurezza come porte o finestre che non bloccano correttamente / serrature mancanti
- Passerelle, scale e passi carrai che necessitano di essere spalati e salati subito dopo una tempesta di neve
Esempi di richieste di urgenza moderate: in modo tempestivo
- Le apparecchiature non funzionano - Se è responsabilità dell'utente fornirle ai propri inquilini.
- Scarico intasato o lento della doccia o lavandino
- La luce interna smette di funzionare - Non solo la lampadina si brucia. L'effettiva lampada non funziona.
- Aria condizionata non funzionante in estate
- Grande buco nel muro
Esempi di richieste a bassa urgenza: il tempo non è dell'essenza
- Piastrelle incrinate
- Grout Coming Up
- Pavimentazione danneggiata che non crea un pericolo per camminare- Lacrima in moquette / macchie sul pavimento in moquette / in legno che necessitano di riparazione / sella in arrivo
- Toilette in esecuzione
- Piccola perdita o gocciolamento nel rubinetto
- Le ante del Governo fuori dai loro cardini
- Le porte interne degli appartamenti dalle loro cerniere / porta non si chiudono correttamente
- Una bozza
- Foro minore nel muro
- Stampaggio o rifinitura che richiede riparazione
Riparazioni che non sei responsabile per:
- Sostituzione delle batterie nel rilevatore di fumo del conduttore
- Rimozione dei rifiuti dall'unità dell'inquilino
- Danni causati dall'inquilino o dagli ospiti dell'inquilino: è possibile riparare questo danno, ma è possibile addebitare al locatario un costo ragionevole, ad esempio il costo dei materiali o il costo di assunzione di un appaltatore per farlo.
Determinare il livello di abilità necessario per il problema di manutenzione
Ora devi determinare il livello di abilità necessario per completare la riparazione. È qualcosa che ti senti a tuo agio o hai bisogno di assumere un professionista? Se necessario, chiamare l'individuo appropriato per determinarne la disponibilità.
Raccogli materiali
Se si sta eseguendo la riparazione da soli, raccogliere i materiali appropriati per completare la riparazione.
Notifica al locatario
Se la riparazione è all'interno dell'unità dell'inquilino , chiamare l'inquilino per determinare quando sarà consentito all'interno dell'unità di effettuare la riparazione. Chiedi se l'inquilino vuole essere lì per la riparazione o se si sente a suo agio nel consentire l'unità quando non sono presenti.
Se la riparazione si trova in un'area comune dell'edificio , puoi usare il tuo giudizio in base all'urgenza della riparazione per quando lo riparerai.
Se la riparazione richiede la disattivazione di acqua, gas, elettricità o simili, è necessario avvisare tutti gli inquilini dell'edificio prima di farlo.
Completare la riparazione e ottenere la firma del titolare per il problema di manutenzione
- Se hai esternalizzato il lavoro: assicurati che il riparatore fornisca una descrizione dettagliata del lavoro svolto, del tempo impiegato e delle parti necessarie. Assicurarsi che il riparatore segni e data questa dichiarazione. L'inquilino dovrebbe anche firmare questa dichiarazione, confermando che il lavoro è stato effettivamente svolto e che è stato fatto nella quantità di tempo specificato.
- Se hai completato il lavoro da solo: chiedi all'inquilino che ha effettuato la richiesta di firmare la richiesta di manutenzione affermando che la riparazione è stata eseguita ed è stata eseguita in modo soddisfacente. Assicurati che includano anche la data e l'ora.