Definire un piano per le richieste di manutenzione

Cosa fare prima che si verifichi un problema

Gli inquilini avranno richieste di manutenzione, è inevitabile. Come padrone di casa, è nel tuo interesse mettere a punto un piano per gestire queste richieste sin dall'inizio. Avere un sistema per gestire questi reclami aiuterà a minimizzare lo stress quando si stanno effettivamente affrontando le richieste.

Qual è il tuo sistema per gestire i reclami?

Per semplificare la gestione dei reclami, è necessario disporre di un sistema che gli inquilini possano seguire quando devono avvisare l'utente di una richiesta di manutenzione.

Ci sono due modi fondamentali in cui puoi andare:

1. Richiesta formale: alcuni proprietari preferiscono che gli inquilini inviino richieste di manutenzione attraverso un processo formale. Questo processo dovrebbe essere chiaramente indicato come parte del contratto di locazione .
   
   Questo processo di solito comporta una sorta di richiesta scritta. La richiesta includerà solitamente le seguenti informazioni:
   
   • Nome dell'inquilino
   • Indirizzo
   • Numero di unità
   • Numero di telefono
   • Data del reclamo
   • Tipo di reclamo
   • Descrizione del reclamo
   • Richieste Speciali
   Potrebbe essere:
   
   • Un modulo online - Se si dispone di un sito Web per gli investimenti immobiliari , è possibile prendere in considerazione l'aggiunta di un'area per le richieste di manutenzione. L'inquilino dovrebbe semplicemente andare al tuo sito Web, compilare il modulo e premere invia.
     
     o
     
   • Un modulo cartaceo : si tratta di una copia cartacea che l'inquilino potrebbe scansionare ed inviare per e-mail, fax, consegnare a mano o inserire in una sorta di cassetta postale che è stata dedicata a tali richieste.

   Assicurati di avere anche procedure di emergenza in cui gli inquilini hanno la possibilità di contattarti, un responsabile della proprietà o un riparatore dopo il normale orario di lavoro in caso di richiesta di manutenzione che richiede attenzione immediata, come una raffica di tubi o mancanza di calore in inverno .

1. Richiesta informale: un'altra opzione per i proprietari è la richiesta informale. Con questo tipo di richiesta, quando un inquilino ha un problema di manutenzione, semplicemente ti chiama o ti manda un'e-mail, a seconda della tua forma di comunicazione preferita, e spiega la situazione. Le richieste telefoniche si svolgeranno durante il normale orario lavorativo che hai impostato, a meno che non si tratti di un'emergenza, nel qual caso seguiranno le procedure di emergenza in vigore.

Chi gestirà le richieste di manutenzione?

Devi decidere chi sarà responsabile della gestione dei reclami e delle richieste di manutenzione, così non sarai colto di sorpresa quando i reclami arriveranno. Gli inquilini dovranno sapere chi devono contattare quando hanno un problema.

• Tu : Sarai responsabile della gestione delle richieste di manutenzione? Sei a tuo agio se gli inquilini ti contattano per tali richieste? Ti senti a tuo agio nell'affittare gli appartamenti di un inquilino per tali richieste? Avete le conoscenze e le capacità per gestire le riparazioni idrauliche e elettriche o avrete bisogno di assumere uno specialista?
  
  Se decidi di accettare personalmente queste richieste di manutenzione, devi riconoscere le tue competenze. Mentre si può sapere come riparare una maniglia, chiudere una valvola principale dell'acqua e affiancare un pavimento, sai come saldare un tubo o installare rilevatori di fumo cablati? È importante comprendere i propri limiti sin dall'inizio in modo da poter pianificare in modo appropriato le riparazioni che non sono in grado di gestire autonomamente.
  
• A Property Manager : assumerai un gestore di proprietà per occuparsi delle richieste di manutenzione? Se non ti senti a tuo agio nell'eseguire richieste di manutenzione o semplicemente non vuoi essere disturbato da loro, puoi assumere una società di gestione immobiliare per farlo. Avranno una squadra esperta di tuttofare sul personale o assumeranno collaboratori esterni per eseguire queste richieste. Mentre è un'opzione più costosa, ti fa risparmiare il mal di testa di dover gestire richieste di manutenzione costanti e ti risparmia i costi opportunità di tempo che puoi destinare a sforzi più produttivi.
  

• Qualcun altro : Nel caso in cui tu non abbia l'abilità, la conoscenza o il desiderio di gestire da solo i reclami degli inquilini , e non vuoi spendere i soldi per assumere una società di gestione immobiliare per farlo, non puoi lasciar cadere la tua proprietà in disordine , devi avere qualcuno che si occupi di questi problemi. Con questa opzione, non pagherai a qualcuno uno stipendio mensile; piuttosto, li pagherete per occuparsi di ogni singolo problema nel momento in cui si presenta.

  Devi fare la tua ricerca e trovare riparatori e appaltatori locali nella tua zona. Dovrai cercare:

  • A Handyman - Chi gestirà le riparazioni di base.
  • Un elettricista - Chi si occuperà dei problemi elettrici.
  • Un idraulico - Chi può affrontare problemi di tubi e di drenaggio.
  • Late Nights and Weekends - Assicurati di conoscere anche le ore in cui queste persone saranno disponibili. Se non sono disponibili a ore dispari, è necessario assicurarsi di avere qualcuno che lo è. Non vuoi essere alla ricerca frenetica di un riparatore di backup quando sei in luna di miele alle Hawaii alle 2 del mattino
  • Numeri di contatto di emergenza : tenere sempre a portata di mano i numeri della locale caserma dei pompieri, della stazione di polizia e del centro antiveleni.