Nella maggior parte degli stati, il maggior numero di reclami dei consumatori, sanzioni penali e sospensioni e revoche di licenze sono legati alla gestione della proprietà . Non è che quei licenziatari che gestiscono la proprietà sono stupidi.
È che si tratta di un'attività molto intensa per le transazioni. Mentre un agente medio potrebbe eseguire una dozzina di transazioni di vendita all'anno con un contratto di acquisto e documenti correlati, il gestore di proprietà medio potrebbe eseguire centinaia di transazioni minori.
Il fatto che siano più piccoli non rende queste transazioni meno importanti e non riduce il rischio di farle. In qualità di gestore di proprietà, stai contrattando con un proprietario per commercializzare e affittare le loro proprietà, riscuotere gli affitti e rimetterli al proprietario e per gestire la proprietà, dall'applicazione delle regole di manutenzione a quelle dei titolari.
In questo modo, stai effettuando transazioni con proprietari, inquilini, società di riparazione, media pubblicitari, appaltatori e altri. Ognuna di queste transazioni introduce qualche rischio nella tua azienda. Non è necessariamente molto rischioso in ogni caso, ma è cumulativo.
Le funzioni finanziarie sono di gran lunga le più probabilità di creare problemi per il broker.
Le funzioni finanziarie implicano:
- la funzione marketing e finanziaria richiede registrazioni di spese e entrate, oltre a registri fiscali, fatture pubblicitarie e altro,
- la gestione degli inquilini comporta la registrazione di tutte le loro richieste, la cronologia dei pagamenti degli affitti e le violazioni delle regole e
- la manutenzione e le riparazioni della struttura richiedono piani di manutenzione, registrazioni di riparazione per la garanzia e registrazioni del personale dei dipendenti e dei subappaltatori.
La componente di gestione del rischio è ovviamente molto importante. Un grande disastro può minacciare la sopravvivenza della proprietà economicamente. I registri tenuti sono parte di questo, poiché qualsiasi azione legale intrapresa da altri può essere vanificata se ci sono registrazioni dettagliate che confutano le loro affermazioni.
Una parte della gestione del rischio è la determinazione del rischio rispetto alla ricompensa. Un buon esempio è una vasca idromassaggio o piscina sulla proprietà. Il gestore e il proprietario della proprietà devono equilibrare il valore del pool con i rischi incorsi. Quando viene identificato un rischio come questo, ci sono tre modi in cui può essere affrontato:
1. Prevenzione : la decisione può essere presa per rimuovere la vasca idromassaggio o la piscina, in quanto il reddito da locazione aggiuntivo non vale il costo dell'assicurazione o dei rischi connessi.
2. Controllo : se la vasca idromassaggio viene trattenuta, potrebbe essere installata una serratura e una recinzione codificata per tenere fuori i bambini più piccoli.
3. Trasferimento del rischio - Il modo più diffuso di affrontare il rischio è l'acquisto di un'assicurazione per trasferire il rischio all'assicuratore.
Il gestore delle proprietà di successo pianificherà i problemi, manterrà file e registrazioni eccellenti di ogni attività e valuterà continuamente queste funzioni per determinare se è necessaria una modifica.
Documenti e Email
In molti stati, ti viene richiesto solo di conservare i record delle transazioni per sei anni.
Tuttavia, è consigliabile mantenerli più a lungo, specialmente se è consentito farlo in formato elettronico. Puoi scommettere che se una delle parti può avere un reclamo, qualcuno che vuole farti causa per qualcosa di sei anni e dieci giorni fa avrà ancora le loro copie del documento. È molto più difficile difendere la tua causa se hai già distrutto le tue copie.
Quando si tratta di e-mail, qualsiasi azione legale che coinvolga un prestito garantito dalla federazione (praticamente tutte le nostre offerte residenziali), può costringervi a produrre e-mail relative alla transazione e alle comunicazioni con il cliente / cliente. Esistono numerosi modi e prodotti software per salvare le e-mail correlate, ma leggi alcuni degli articoli qui su Evernote, una soluzione per molte ragioni. Ecco come gestire l'email utilizzando Evernote e i tuoi archivi Gmail.
Modifica per adattarsi alla tua soluzione di posta elettronica.
- Imposta l'inoltro automatico in Gmail di ogni e-mail da o verso il tuo cliente / cliente.
- Entrano in un taccuino in Evernote per la transazione.
- Un paio di settimane dopo la chiusura, tira su tutte queste email in Evernote e stampale in ordine cronologico in un file PDF.
Poiché i file PDF sono ricercabili, puoi rapidamente recuperare qualsiasi email che qualcuno potrebbe desiderare con le parole chiave. Funziona abbastanza bene.