Ciò rappresenta un tasso di crescita medio annuo del 6% circa nei prossimi quattro anni.
La linea di fondo è che l'e-mail è diventata l'opzione preferita per tutte le comunicazioni aziendali e questa tendenza continua a crescere. Le nuove tecnologie come i servizi di posta elettronica aziendale basati su cloud, in particolare Google Apps e Microsoft Office 365, dovrebbero aumentare rapidamente nei prossimi quattro anni.
Le e-mail possono essere inviate da smartphone , tablet e altri dispositivi mobili. Mentre questa è una grande comodità, si ha la tendenza a diventare negligenti con la formalità del contenuto della comunicazione. I dispositivi mobili hanno trasformato il modo in cui comunichiamo negli affari perché ci consentono di comunicare istantaneamente con i nostri clienti, partner e dipendenti. Tuttavia, poiché il contenuto dell'e-mail aziendale non ha inflessioni, è facile per il destinatario dell'e-mail interpretare male l'intento delle parole. Per evitare questo sfortunato risultato, le e-mail aziendali devono essere tanto formali quanto precise come lettere commerciali siamo.
Ricordiamo che diversi decenni fa, l'unico modo per comunicare per iscritto con un cliente; venditore o dipendente stava usando una lettera formale. La lettera artigianale richiesta seguendo tutto il decoro e la correttezza di una comunicazione scritta. Se non spedito in una busta con affrancatura pagata, è stato forse inviato via fax.
Indipendentemente dal fatto che la lettera sia stata inviata per posta o inviata via fax, rappresentava una comunicazione legalmente vincolante che è stata "messa per iscritto".
Questo vale anche per ogni e-mail inviata: è una comunicazione legalmente vincolante perché è scritta. Non ci possono essere dicerie quando un'azienda comunica per iscritto. A tal fine, la comunicazione e-mail deve sempre rispettare le stesse linee guida e principi di scrittura di una lettera professionale. Periodo.
Scrivere un'e-mail aziendale è molto diverso rispetto alla scrittura di un testo o di un messaggio istantaneo (IM). Queste forme di comunicazione sono progettate per battute veloci e informali tra amici. Pertanto, il linguaggio dei testi e dei messaggi istantanei che include le proprie frasi come LOL, ROFL e molti altri sono accettabili per una chat con un amico ma non trovano posto in una email aziendale professionale.
Allo stesso modo per gli emoji. Gli emoji sono anche un nuovo linguaggio che si è sviluppato e si è evoluto con la proliferazione delle comunicazioni con dispositivi mobili. La stessa regola sull'astenersi dall'uso della lingua del testo e delle abbreviazioni deve applicarsi all'utilizzo di emoji - questa nuova lingua non ha spazio in un'e-mail aziendale. Mentre potrebbe essere allettante spruzzare alcune faccine per accentuare il punto in una e-mail aziendale, ancora una volta, perché le e-mail sono soggette all'interpretazione da parte del destinatario, resistere alla tentazione di mascherare l'e-mail con questo gergo informale.
Ogni volta che invii una email aziendale da questo punto in avanti, immagina di essere seduto di fronte a una macchina da scrivere, con una spessa lettera o un foglio di dimensioni legali e stai per scrivere una lettera formale che verrà firmata da te al in fondo all'ultima pagina e spedito o inviato via fax.