Cose da includere quando scrivi una fattura per le tue vendite e-commerce
Uno dei documenti contabili più comuni è la fattura. Nella maggior parte dei casi, specialmente quando l'acquirente vuole richiedere una sorta di detrazione, i clienti sul tuo sito di e-commerce richiederanno una fattura. Ciò, unito al fatto che la tassazione è sempre specifica per il territorio, rende importante che la fattura per le vendite e-commerce includa un determinato livello minimo di informazioni.
Quando stai progettando una fattura per la tua attività di e-commerce , ecco alcune informazioni che dovresti considerare di includere:
01 - La parola "Fattura"
- Bolla d'accompagnamento
- Nota di debito
- Dettagli del corriere
02 - Numero di serie della fattura univoca
Poiché si tratta di un documento fiscale ufficiale, è necessario seguire una logica di assegnazione di un numero di serie a ciascuna fattura. Nella forma più semplice, il numero di serie è solo un numero maggiore del numero di serie precedente. In un sistema un po 'più complesso, è possibile inizializzare il numero di serie ogni anno finanziario. In sistemi ancora più complessi, potresti voler avere una numerazione seriale alfanumerica. In questo sistema, la lettera potrebbe indicare lo specifico cliente o categoria di prodotto.
03 - Il tuo nome commerciale ufficiale e eventuali nomi secondari
La fattura deve includere il nome commerciale ufficiale. Se ci sono altri nomi associati, anche questi devono essere menzionati. Un esempio potrebbe essere "Quality Merchants" come nome dell'attività e "franchising di XYZ Online Markets" come indicatore secondario.
04 - Informazioni di contatto
Al minimo, la tua città e il tuo paese dovrebbero essere menzionati. In assenza di queste informazioni, l'ubicazione della tassazione non sarebbe chiara. Naturalmente, se ricevessi una fattura che menzionasse semplicemente la città e il paese, sarei preoccupato per la genuinità dell'impresa di commercio elettronico. È una buona idea includere l'indirizzo completo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail.
Ulteriori informazioni di contatto potrebbero anche avere senso nel prossimo caso. Alcune di tali informazioni aggiuntive potrebbero essere:
- Indirizzo della succursale
- Elenco separato di indirizzi e-mail per un reparto diverso come assistenza clienti, fatturazione, supporto vendite ...
05 - Codici fiscali e di registrazione di altre imprese
Se si aggiunge la tassa sotto forma di imposta sul servizio, IVA, GST o altro tipo in cui il cliente può avvalersi di una compensazione, è necessario includere i codici di registrazione per tale specifico tipo di imposta. Inoltre, a seconda della posizione, potrebbe essere necessario elencare l'ID di registrazione aziendale sulla fattura.
06 - Dettagli cliente
Una fattura non è uno strumento al portatore. Significa che una fattura non è di proprietà della persona che la possiede. Invece, la fattura deve essere indirizzata a un'entità specifica. Quindi, devi elencare l'acquirente. Di solito, il nome completo ufficiale è adeguato. Tuttavia, la maggior parte dei commercianti di e-commerce preferisce includere anche l'indirizzo e l'indirizzo e-mail.
07 - Descrizione articolo
Il nome, la taglia (se applicabile), il tipo (se applicabile), la quantità, il prezzo unitario e il prezzo totale devono essere indicati per ciascun articolo acquistato dal cliente.
08 - Aggiunte e detrazioni ai costi
Le aggiunte potrebbero includere, spese di spedizione, gestione della spedizione, tasse, quote precedenti in sospeso. Le sottrazioni potrebbero includere sconti, crediti, coupon e simili.
09 - Dettagli e modalità di pagamento
Ci dovrebbe essere una menzione dei vari metodi con cui il cliente può pagare. Potrebbe includere dettagli sul nome in cui deve essere estratto l'assegno o l'ID PayPal a cui deve essere inviato l'importo o i dettagli bancari. Nella maggior parte dell'e-commerce B2C, la fattura viene effettivamente generata dopo che il pagamento è stato ricevuto. In tal caso, dovrebbero essere indicati i dettagli del pagamento ricevuto.
10 - Termini e condizioni
Dovrebbero essere menzionati i termini e le condizioni relative alla vendita. Quando le aziende utilizzano moduli di fattura prestampati, questi termini e condizioni tendono a essere prestampati sulla carta intestata stessa. Termini e condizioni comuni includono dettagli su rimborsi, resi , riparazioni, garanzie e garanzie. Inoltre, dal momento che stiamo parlando di e-commerce, potrebbe essere sensato includere qui la tua politica sulla privacy.