Proteggi la tua attività di pianificazione con i contratti
Lo scopo del contratto di pianificazione dell'evento è quello di proteggere entrambe le parti coinvolte.
Se hai mai avuto un incontro con qualcuno e hai pensato che entrambi ti capissero, solo per scoprire in seguito che entrambi ti sei allontanato con un senso molto diverso di ciò che è stato discusso e dei passi successivi, allora hai sperimentato il mondo dei problemi di comunicazione. Succede a tutti in tutti i settori della vita, sia nelle relazioni personali che professionali.
In alcune circostanze, le conseguenze possono essere piccole, ad esempio non riuscire a prendere la cena mentre tornate a casa dal lavoro perché la vostra comprensione era che il vostro partner la stava coprendo. In altre situazioni, in particolare nel mondo degli affari, le conseguenze possono essere sia dannose che costose. Avere un contratto per la pianificazione degli eventi assicura che sia tu che il tuo cliente abbiate una chiara comprensione del lavoro che verrà completato e di altri aspetti necessari per condurre gli affari insieme.
Quando sviluppi il tuo contratto di pianificazione degli eventi, assicurati di includere questi cinque elementi.
Specificare chiaramente i servizi di pianificazione degli eventi che verranno forniti
Come organizzatore di eventi , elencare i servizi di pianificazione degli eventi che fornirai potrebbe sembrare l'elemento più ovvio da includere in un contratto di pianificazione di eventi.
E, in qualche modo, lo è. Tuttavia, specificando in dettaglio quali servizi fornirai è fondamentale in quanto il tuo lavoro si limiterà a fornire solo i servizi specificati in questo elenco.
I pianificatori di eventi eseguono una vasta gamma di servizi e i servizi forniti possono variare da un evento all'altro. Un organizzatore di eventi può fornire composizioni floreali, un altro no. Alcuni organizzatori di eventi possono assistere nella selezione della sede e altri gestire le esigenze di trasporto per gli ospiti. Non ci sono due pianificatori di eventi esattamente uguali. Quindi, nessun contratto di pianificazione di due eventi è esattamente lo stesso.
Sebbene i servizi di pianificazione degli eventi siano limitati a quelli specificati in questo elenco, è importante elencare anche i servizi che non verranno forniti. Perché? Ti aiuta ad avere queste attività elencate nel contratto di pianificazione dell'evento in modo che il tuo cliente sappia a priori che si tratta di servizi che non verranno eseguiti.
È anche utile avere questo per iscritto e concordato come parte del contratto in modo che, nel corso della pianificazione di questo evento, se il cliente dovesse richiedere di gestire tali responsabilità, si ha un contratto da sostenere quando si rifiuta educatamente per eseguire queste attività. Utilizza un linguaggio esteso per proteggersi dall'eseguire qualcosa che è al di fuori del regno dei servizi di pianificazione degli eventi concordati.
Programma di pagamento
Tutti i contratti di pianificazione degli eventi dovrebbero includere termini di pagamento e specifiche relative al programma di pagamento. Inizia con la data di scadenza del deposito iniziale e comunica chiaramente che nessun lavoro inizierà a pianificare questo evento fino a quando il deposito non sarà stato ricevuto. Se la data dell'evento è stata selezionata, indicare la data in cui il deposito deve essere ricevuto al fine di fornire i servizi per quella particolare data scelta. Fornire un programma di pagamento e dettagli sui pagamenti futuri, stabilendo una data di calendario per ogni pagamento o legando ciascun pagamento a una pietra miliare nel processo di pianificazione degli eventi. Stabilisci un piano di pagamento che meglio si adatta alla tua azienda e al tuo flusso di cassa. Includere tutte le tasse e le tasse aggiunte.
Termini di cancellazione dell'evento
Cosa succede se - in qualsiasi momento del processo di pianificazione dell'evento - il tuo cliente annulla l'evento?
Non lasciare questo risultato al caso! Il contratto di pianificazione dell'evento dovrebbe includere i termini per la cancellazione dell'evento. Questa è una parte importante del contratto che proteggerà sia la tua azienda che il reddito atteso da questo evento.
Specificare che il deposito iniziale e tutti i pagamenti effettuati fino al punto di cancellazione non sono rimborsabili. Questo garantirà che sarai pagato per il lavoro già completato. Questo è fondamentale nella pianificazione degli eventi poiché la maggior parte del lavoro viene completata prima dell'effettivo evento stesso.
Prendere in considerazione l'inclusione di una clausola che attesti che i clienti sono responsabili del pagamento di qualsiasi servizio reso fino al momento in cui viene ricevuta la notifica scritta relativa all'annullamento dell'evento. Ciò è particolarmente utile se il tuo programma di pagamento è strutturato in modo da consentire il lavoro tra i pagamenti regolari.
Clausola risolutiva
Cosa succede se un uragano arriva appena in tempo per devastare il tuo evento altrimenti ben pianificato? Circostanze che sfuggono al tuo controllo, come condizioni meteorologiche estreme o interruzioni del lavoro, che impediscono ad entrambe le parti di soddisfare i termini del contratto di pianificazione degli eventi sono protette da una clausola risolutiva , nota anche come forza maggiore. Includendo una clausola risolutiva, entrambe le parti o entrambe le parti sono esonerate dalla responsabilità in queste circostanze. Assicurati di specificare i termini e il periodo di tempo per la risoluzione, ad esempio prendendo nota dei motivi della cancellazione.
Clausola di indennizzo
La maggior parte dei contratti contiene una clausola di indennizzo . Ma solo perché sono comuni, non dovresti sottovalutare la loro importanza. L'inclusione e la portata di una clausola di indennizzo possono influire in modo significativo sulla tua attività. Fondamentalmente, una clausola di indennizzo fornisce protezione se il tuo cliente fa qualcosa che ti fa del male o si traduce in una terza parte che ti ha fatto causa per danni.
In termini semplici, significa che il cliente non può ritenervi responsabili per eventuali perdite, danni, responsabilità o spese derivanti dalla loro negligenza. Soprattutto, quando si prepara un contratto di pianificazione di un evento, non firmare nulla finché non si è completamente soddisfatti dei termini.