Tuttavia, mentre la pianificazione degli eventi è fondamentale se vuoi che l'evento si svolga senza intoppi, vuoi anche ottenere risultati da tutti i tuoi sforzi.
Questo è il motivo per cui la tua organizzazione dovrebbe reclutare un "comitato di accoglienza".
Cos'è un comitato di accoglienza?
Un "comitato di accoglienza" è diverso da un comitato di pianificazione degli eventi tradizionale. Invece di persone che stanno attivamente pianificando, programmando o impostando per gli eventi del giorno o della sera, il comitato ospitante è una squadra che usa le sue reti per assicurarsi che l'evento sia un successo. Alcuni membri del comitato ospitante possono scegliere di:
- Incoraggia i loro amici, familiari o colleghi a comprare i biglietti
- Raccogli oggetti d'asta da aziende locali
- Crea collegamenti con i fornitori per i premi della porta o per la ristorazione dell'evento
Naturalmente, ci sono innumerevoli modi in cui un comitato ospitante può rendere i tuoi eventi di beneficenza migliori che mai . Pensa a un comitato ospitante come a un vero ospite di una festa; qualcuno che invita i migliori ospiti, sa chi chiamare per il cibo o l'arredamento e può metterti in contatto con persone che rendono l'evento un successo totale.
Poiché un comitato ospitante può aumentare i fondi ricevuti in occasione di un evento o ottenere maggiore attenzione da parte dei media, trovare e reclutare le persone giuste è fondamentale.
Chi scegliere per il proprio comitato di accoglienza
Un comitato ospitante veramente utile non includerà operatori di marketing pagati o organizzatori di eventi. Invece, dovrebbero essere membri altamente impegnati della tua squadra esistente, base di donatori o volontari con connessioni e la volontà di raggiungere.
Il tuo comitato di accoglienza può variare da poche persone a decine.
Più persone nella tua commissione, più impatto possono fare collettivamente sul successo del tuo evento.
Puoi trovare i membri del comitato ospite quasi ovunque, tra cui:
- Un membro del consiglio di amministrazione o presidente della tua organizzazione
- Volontari che sono molto impegnati nella comunità
- Un donatore che ha collegamenti con le imprese locali
- Un donatore o membro del consiglio di amministrazione che ha ampi contatti nella tua demografia ideale dei donatori
- Volontari che conoscono venditori o proprietari di locali
- Celebrità locali o nazionali che spesso difendono la tua causa
Dopo aver individuato le persone che desideri far parte del comitato ospitante; è il momento di reclutarli.
Come reclutare un comitato ospitante
Cerca e connettiti con persone che formerebbero membri eccellenti del comitato ospitante. Tuttavia, non chiedere a qualcuno di far parte di un comitato ospitante. Un invito formale è il modo migliore per reclutare membri del comitato.
In un invito del comitato di accoglienza, è importante includere:
- Informazioni complete sull'evento e sulla tua organizzazione (data e luogo)
- Informazioni sullo scopo dell'evento (raccolta di fondi per una causa specifica)
- Esempi di come un membro del comitato ospitante potrebbe contribuire
- Una data per rispondere o connettersi con la tua squadra
- Un "avanzato" grazie per avergli fatto sapere che sei lieto di invitarli
- Il tuo nome / persona di contatto e informazioni di contatto
Assicurati che i potenziali membri sappiano che il loro coinvolgimento sarà riconosciuto e apprezzato e che potranno avere un impatto significativo aderendo.
Se ti stai chiedendo come redigere la lettera di invito del comitato ospitante, ci sono molti esempi su altri siti Web senza scopo di lucro. Se stai cercando un modello facile da usare, copia e incolla il modello qui sotto e inserisci le tue informazioni in ognuna delle parentesi.
[Data]
Gentile [Inserisci nome]:
Ti scrivo per farti conoscere un evento entusiasmante che [Nome della tua organizzazione] sta pianificando per [Mese] in [Inserisci città].
In [Mese + Anno (se diverso da quello attuale)] [Organizzazione] sta portando il [Nome evento] a [Città] per aumentare la consapevolezza su [causa / problema / problema sociale degli indirizzi dell'organizzazione] e per creare supporto per [ programmi / iniziative / sforzi].
[Aggiungi informazioni pertinenti sull'evento / obiettivo / tema].
L'evento si terrà in [Città] in [Luogo dell'evento (se disponibile) su [data e ora].
[Nome], ci farebbe piacere il tuo aiuto per rendere questo evento - e per gli altri proprio come - un successo. Se desideri partecipare a questo evento, così come eventi futuri, ti saremmo molto grati se accettassi questo invito formale a far parte del nostro comitato ospitante.
Ci sono alcuni semplici modi per essere coinvolti:
- Condividi il tuo nome, o il nome della tua organizzazione, come membro del nostro comitato ospitante
- Invita i tuoi colleghi, amici e vicini di casa ad acquistare un [tavolo / biglietto] per i nostri eventi
- Unisciti a noi per l'evento
- [Inserisci una richiesta specifica in base alla posizione della persona, connessioni.]
Ci piacerebbe molto anche se pensassi di ospitare il tuo tavolo e di invitare amici e colleghi a una serata di divertimento. Il tuo generoso supporto ci aiuterà a diffondere la parola su [causa] e davvero a fare effetto.
Un membro di [Organizzazione] ti contatterà entro [Inserisci tempistiche] per discutere i dettagli del nostro comitato ospitante e per discutere del tuo coinvolgimento, se sei interessato.
Non vediamo l'ora di lavorare con voi per rendere il [Nome evento] e gli eventi futuri un successo! Grazie per la tua generosa considerazione e supporto.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Posizione nell'organizzazione]
[Nome dell'organizzazione]
[Numero di contatto]
Dopo aver reclutato il tuo comitato ospitante
Dopo aver invitato i membri del comitato selezionato, riceverete alcune lettere di accettazione o chiamate. Tuttavia, prima di entrare nei dettagli dell'evento o cosa vorresti che facessero, pianifica un breve incontro con il comitato. Senza chiedere nulla da loro, lasciali:
- Conosci l'altro
- Discutere di come sono coinvolti nella vostra organizzazione
- Rivedi materiali o presentazioni sulla tua causa / lavoro
- Brainstorma idee su come vorrebbero contribuire
Da lì, puoi far sapere loro i tuoi obiettivi di raccolta fondi e come vorresti vederli lavorare insieme (invitando i contatti o raggiungendo gli oggetti dell'asta). Possono anche dividersi in "sottocomitati" se si dispone di un grande gruppo
Naturalmente, non è compito del comitato ospitante da solo pianificare ed eseguire il tuo evento. Un comitato ospitante dovrebbe collaborare con i volontari o il comitato di pianificazione degli eventi per vendere i biglietti, assicurarsi che vengano sponsorizzate nuove sponsorizzazioni per gli eventi , che gli articoli dell'asta siano abbondanti e che la serata sia un successo per i partecipanti.
Riconoscere gli sforzi del Comitato Ospitante
Quando l'evento è finito, i membri del comitato ospitante dovrebbero essere tra le prime persone che ringrazi, sia all'evento che con un ringraziamento scritto il giorno dopo. Più coinvolgi il tuo comitato ospitante, più saranno disposti ad ospitare in futuro.
Trova le persone all'interno della tua organizzazione o comunità che potrebbero aiutarti a ospitare il tuo prossimo evento. Potrebbero fare un'enorme differenza nella quantità di denaro che elevi e nei programmi che puoi supportare.