Ad esempio, cosa succede se un volontario ha un incidente mentre lavora con te? Cosa succede se il volontario infrange la legge o ferisce qualcun altro? La tua organizzazione potrebbe essere ritenuta responsabile.
Ecco cinque modi per rendere meno probabile che ti imbatti in problemi con i tuoi volontari.
Alcuni di questi possono sembrare onerosi, ma prenditi il tempo necessario per eseguirli correttamente e proteggere sia la tua organizzazione che i tuoi volontari.
Sviluppare politiche e procedure di volontariato
Consultare un avvocato o uno specialista volontario per assicurarsi che questi siano adeguati. Le politiche dovrebbero precisare i doveri dei volontari e affrontare questioni come discriminazione, molestie e altri comportamenti eventualmente illegali.
Evitando esplicitamente comportamenti scorretti, la tua organizzazione potrebbe essere protetta da responsabilità. Assicurati anche di includere le protezioni per il volontario dagli abusi da parte dell'organizzazione e del suo staff.
Scrivi le descrizioni del lavoro per tutte le posizioni di volontariato
Sii esplicito sulle aspettative per il volontario e su ciò che lui o lei può o non può fare. Spiegare tutti i possibili rischi per il volontario e chiedere una liberatoria firmata da responsabilità. Una descrizione accurata e concisa del lavoro può aiutare a proteggere l'organizzazione dalla responsabilità se il volontario va oltre ciò che è autorizzato a fare.
Ecco alcune cose da includere nelle descrizioni del lavoro:
- lo scopo della tua organizzazione no-profit
- formazione richiesta per questa posizione
- le doveri attesi dal volontario
- il tempo necessario per svolgere il compito
- il luogo in cui il volontario eseguirà il lavoro
Richiedere a ciascun volontario di compilare una domanda
Il più delle volte, paga per richiedere un'applicazione .
Tuttavia, a volte con progetti di gruppo che comportano un "richiamo del bestiame" per i volontari, puoi semplicemente chiedere ai volontari di compilare una deroga che libera l'organizzazione dalla responsabilità.
La complessità dell'applicazione dipenderà dalla posizione. Se il volontario lavora con persone vulnerabili come bambini o anziani, il bar dovrebbe essere più alto. Per compiti umili con pochi rischi per chiunque, sarebbe più adatta un'applicazione più breve. Fai attenzione ad avere diverse applicazioni per diversi lavori. Non ha senso scoraggiare alcuni volontari con una forma lunga se non è necessario.
Ecco alcune cose da includere in un'applicazione, dove appropriato:
- Informazioni personali come indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, persona da contattare in caso di malattia o incidente, patente di guida, prova di assicurazione personale, ecc.
- Qualifiche, quando necessario per il lavoro, come abilità speciali o livello di istruzione.
- Riferimenti che possono attestare il buon carattere o l'etica del lavoro del richiedente. Le referenze potrebbero provenire da un membro della comunità, da un'altra organizzazione non profit in cui il richiedente si è offerto volontario o da un datore di lavoro.
- Permesso scritto di fare un controllo in background, essenziale se i volontari lavoreranno con bambini o altre popolazioni a rischio
- Rinuncia alla riservatezza in modo da poter raccogliere le informazioni necessarie e condividerle in modo appropriato.
Condurre uno screening adeguato
Stai attento qui. Lo screening è particolarmente importante per i volontari che potrebbero essere in contatto con persone vulnerabili o che devono guidare mentre fanno il loro lavoro di volontariato o impegnarsi in altri tipi di lavoro pericoloso.
Tuttavia, il 31% delle organizzazioni non profit non esegue screening di volontariato in base a uno studio. Le organizzazioni non profit spesso pensano di poter sorvegliare i propri volontari e trascurano di eseguire controlli di background appropriati. Ma ciò può lasciare l'organizzazione aperta alla responsabilità. Pensa allo screening come parte delle tue procedure di sicurezza e gestione del rischio.
Lo screening dovrebbe essere sempre rispettoso e proteggere il più possibile la privacy dei volontari. Ottenere il consenso scritto per lo screening prima di procedere.
Inoltre, schermo di volta in volta come precauzione.
Lo screening può essere semplice come un colloquio personale o può includere:
- controlli sui precedenti penali
- record di guida e licenze
- conferma di assicurazione
- screening per condizioni di salute o richiesta di prove di alcune vaccinazioni
- verifica delle credenziali come un certificato di insegnamento o valutazioni di abilità speciali
Fornire un'eccellente formazione e gestione
Non abbandonare mai un volontario senza un adeguato addestramento . I volontari apprezzano essere addestrati, quindi sanno cosa fare e quando. Allenati in gruppo o uno contro uno. Sviluppare materiali scritti che il volontario può portare con sé e addestrare sui compiti specifici. Assegna il volontario a una persona dello staff per la supervisione.
La formazione può includere:
- codice di condotta della tua organizzazione
- come comportarsi quando si rappresenta l'organizzazione
- come identificare e segnalare abusi
- come mantenere la riservatezza dell'organizzazione e delle persone a cui serve
- cosa ti aspetti in particolare dal volontario
- come segnalare eventuali problemi
- chi è responsabile e come raggiungerli
Infine, sii disposto a licenziare un volontario in caso di violazione di una delle regole, è difficile andare d'accordo, essere inaffidabile o essere in qualche modo abusivo. Sviluppa una procedura scritta per il personale se deve lasciare andare un volontario.
Informare sempre il volontario perché li stai lasciando andare e quindi documentare il licenziamento, proprio come faresti con un membro dello staff retribuito. Avere una procedura, seguirla e registrare l'azione ti aiuterà nel caso in cui il volontario decida di presentare un reclamo al tuo superiore o, in caso contrario, cerchi di risponderti.
Non dimenticare di avere politiche per il personale che trattano come trattare i volontari. Descrivi quali sono le molestie e come evitarlo. Impostare una procedura di reclamo che i volontari possono utilizzare per segnalare eventuali abusi.
I volontari vogliono fare del bene e apprezzano quando un'organizzazione è pronta a lavorare con loro. Vogliono politiche valide e avere un'adeguata formazione e gestione. Mantenere i volontari in giro richiede non solo gratitudine da parte vostra, ma anche un approccio organizzato che sia protettivo sia dei volontari che della vostra organizzazione non profit.
Risorse consigliate:
Volontari: bilanciamento del rischio e ricompensa (gruppo di alleanza per le assicurazioni senza scopo di lucro)
Screening del volontariato - da Energize, un centro di esperienza volontaria.