Real Estate CRM Inside Gmail - Una soluzione quasi perfetta

01 - Striscia la strada verso Gmail CRM

Sto dicendo "quasi perfetto" perché nulla va fino alla perfezione. Tuttavia, come amante di Gmail e professionista immobiliare, non ho trovato nulla che possa eguagliare Streak per CRM all'interno di Gmail. Tutti i miei requisiti per un sistema CRM immobiliare sono inclusi nell'app installata e all'interno di Gmail.

Pensiamo a ciò che vogliamo gestire nella nostra soluzione di Customer Relationship Management nella sua forma più semplice. Semplice, va bene, ma voglio una certa funzionalità minima:

• Gestire i lead dell'acquirente dall'inizio fino alla perdita o un contratto di acquisto.
• Gestisci i lead dei venditori dall'inizio fino ad un accordo di quotazione.
• Gestisci una quotazione dall'accordo di quotazione fino a un contratto di vendita.
• Gestire una transazione, lato acquirente o venditore, dal contratto alla chiusura.

Quelli sono i componenti di base che devono essere nel mio sistema. Se ci pensi, loro hanno un certo flusso, ed è lì che brilla Streak. Ti guiderò attraverso ciascuno di questi processi con la schermata Streak all'interno di Gmail. Innanzitutto, spieghiamo due componenti di base di Streak.

• Pipelines: questo è il flusso di un processo. Ciascuno dei quattro articoli sopra ha un flusso logico dall'inizio alla fine o allo stadio successivo. In Streak, questa è una pipeline. Charted, le pipeline sono come le colonne in un foglio di calcolo, ogni colonna la fase successiva del processo.
• Scatole: Questo non è così ovvio, ma è davvero semplice se ci pensi logicamente. Una casella è la riga in un foglio di calcolo e può essere qualsiasi cosa tu stia lavorando attraverso il processo. La gestione del compratore conduce fino alla conclusione, la scatola sarebbe l'informazione del compratore (s). The Box diventa un record nel database CRM, che ti mostrerò in un altro passaggio.

Passiamo al prossimo passaggio in cui esamineremo la nostra prima pipeline, Buyer Working, il processo principale.

02 - L'acquirente conduce la pipeline di lavoro in Streak per Gmail

Questo è il tuo primo sguardo a una vista della pipeline, colorata, ma anche molto chiaramente un percorso con frecce dall'inizio alla fine. Stiamo lavorando a un lead per gli acquirenti che è appena entrato nel nostro sistema, forse da un referral o da un lead del sito web. Esistono modelli per la scelta di un tipo di pipeline e uno per un accordo immobiliare. Ho semplicemente modificato quello per ognuno di questi esempi, quindi questo è il mio processo. Cerco di mantenerlo semplice ma logico per tracciare il processo.

• Piombo: li ho appena inseriti nel sistema.
• Contattato: ho effettuato un primo tentativo in una conversazione, forse tramite e-mail o telefonata.
• Corrispondente - Stiamo parlando o inviando email, ma non ancora faccia a faccia o spettacoli.
• Appuntamento o Showings - Siamo fuori a controllare le proprietà.
• Follow-up - Di ritorno in ufficio, seguendo i loro pensieri sulle case che hanno visto.
• Contratto in trattative - Abbiamo scritto un accordo e negoziato con il / i venditore / i.
• Contratto Morto o Accettato - L'offerta è deceduta o è stata accettata. Se muore, possiamo spostare questo potenziale cliente al passo appropriato e continuare a lavorare con loro.

Ora vediamo il nostro primo BOX, che è semplicemente il record del contatto dell'acquirente. Puoi inserirli direttamente in una riga sotto la barra guida nel corpo. Ho digitato il nome "Rob K." per iniziare. Tuttavia, andando sul lato sinistro della riga, puoi fare clic sull'icona della casella per andare al record di dettaglio. Ecco le istruzioni per creare una nuova casella nella vista Pipeline. Daremo un'occhiata al dettaglio del record successivo.

Per ora, nota che c'è una sottocolonna per lo stage in cui si trovano, e tutto ciò che devi fare è cliccare su di esso per selezionare un altro stage per spostare la tua casella (acquirente) alla fase successiva, in questo caso Contacted. Mentre li sposti, nella parte inferiore si spostano verso il basso attraverso gli stadi e nella parte superiore si spostano da sinistra a destra.

03 - Pipeline di lavoro principale del venditore

Qui vedi la pipeline che ho impostato per un elenco / lead venditore. Inizia quando entrano nel sistema e finisce quando elencano con me o qualcun altro. Le fasi del processo sono:

• Piombo - Appena entrato nel sistema, nessuna azione ancora intrapresa.
• Contattato - sia l'e-mail sia il contatto telefonico effettuati.
• Follow-up - Tempo mentre sto lavorando per ottenere un appuntamento per la quotazione.
• Primo appuntamento: un appuntamento è impostato e / o in corso.
• In attesa - Appuntamento, in attesa di una decisione da parte loro.
• Elencati con Altro: li hanno persi in un altro agente o intermediario. Li rimuoverò da questa pipeline, ma le loro informazioni rimarranno nei database.
• Per elencare - Loro elencano con me e li aggiungerò alla mia pipeline di gestione dell'elenco.

Stai ricevendo il flusso ora. Quando disponi di più box (prospetti) in una di queste pipeline, si raggrupperanno sotto nella fase appropriata, e vedrai il numero di caselle in una fase in alto. Hai opzioni di ordinamento per come vengono visualizzate le loro schede nella parte inferiore dello schermo.

04 - Listing Management Pipeline in Streak per Gmail

Una volta che un venditore decide di elencare con me, la loro casella (voce del database) viene spostata nella pipeline Gestione elenchi. Stai iniziando a vedere l'efficienza qui, dato che puoi accedere a Gmail ogni giorno e visualizzare quattro visualizzazioni di pipeline e vedere tutto ciò che hai funzionato e in quale fase del processo.

• Elenco firmato - Hanno firmato l'elenco e ci sto lavorando.
• Raccolta di dati - Questo mentre sto raccogliendo i loro documenti, misurando la casa, registrando le informazioni sulla proprietà per l'MLS, ecc.
• Inserzione in MLS - Ora è in diretta su MLS, Multiple Listing Service
• Set di marketing: ho impostato annunci, una singola pagina Web di elenco, altri tipi di marketing. Non si sposteranno finché non avrò impostato tutti gli annunci per l'avvio.
• Essere mostrato - Proprietà mostrata, in attesa di un contratto.
• Contratto in negoziazione - Contratto ricevuto e negoziato con l'acquirente / i.
• Contratto decaduto: il contratto non è stato accettato da entrambi i lati, spostando la casella di elenco nella fase di visualizzazione. Se scaduto e perso, il box ma non il record del database verrà rimosso dalla pipeline.
• Alla transazione: spostandoli in Transaction Pipeline perché il contratto viene eseguito da entrambe le parti.

Mantengo ampie queste tappe, non troppo dettagliate, in quanto non voglio una lunga linea di frecce in alto. L'obiettivo è quello di mantenere tutto organizzato con una rapida visione che mi dice lo stato e lo stato di tutti i lead, gli elenchi e il successivo; transazioni. Puoi aggiungere campi personalizzati ai tuoi record e visualizzarli nella sottofila appena sotto le frecce nella pipeline.

Ora vedremo la pipeline che porta al denaro!

05 - Pipeline di gestione delle transazioni per Streak in Gmail

Questa è la pipeline del denaro, prendendo un contratto dall'accettazione fino alla chiusura. Io uso lo stesso per i lati sia dell'acquirente che del venditore, in quanto le fasi sono ampie e si applicano a ogni transazione. In questo modo solo una singola pipeline mi mostra lo stadio di ogni transazione che sto lavorando.

• Offerta / Nego / Contratto - Il contratto è in fase di negoziazione, una volta accettato da entrambe le parti, si muoverà.
• Titolo / Sondaggio / Ispezione - Generalmente, le prime cose su cui saltiamo sono l'impostazione dell'impegno, la richiesta di un raccoglitore di titoli, l'impostazione di ispezioni, ecc.
• Riparazione Nego. - Questo è dopo che le ispezioni sono state consegnate e riceve la casella di transazione se ci sono richieste di riparazioni o di denaro da parte dell'acquirente.
• Valutazione / Prestito - Supponendo che le riparazioni siano state risolte, in genere ora si tratta di ottenere la valutazione e il prestito approvato.
• Chiusura preliminare - Molti dettagli prima di arrivare al tavolo di chiusura.
• Chiusura: si sta chiudendo oggi o domani, e lo lascerai qui fino a quando non avrai il controllo della commissione.

Questo è abbastanza auto-esplicativo ora che capisci come funzionano le Pipeline e le Scatole. Ho semplicemente creato una nuova casella per la transazione, denominata qualcosa come "Smith Sale to Jones". Posso quindi scaricare tutte le informazioni che arrivano attraverso il mio Gmail nella scatola per tenere tutto insieme per una rapida consultazione.

06 - Formula Columns

Non calcolo le commissioni prima di vedere il conto ... beh la maggior parte delle volte. Tuttavia, puoi eseguire calcoli in colonne, una funzione potente.

Innanzitutto, nota l'icona e il collegamento di Streak nella parte superiore di Gmail. Facendo clic su di esso, viene visualizzato un sistema di guida completo che ti dice tutto ciò che devi sapere e non esci mai dallo schermo di Gmail. Volevo vedere come creare una colonna formula, quindi ho fatto clic sul link e ho trovato una sezione nell'aiuto per questo. È possibile vedere nell'immagine che esiste un tutorial completo per la creazione di formule.

07 - The NewsFeed e molto altro

Quando lavori nei tuoi oleodotti, puoi fare clic sul pulsante NewsFeed in alto a destra in Gmail e ti verrà presentato un feed delle azioni che hai intrapreso in relazione a quella Pipeline e Scatole. Puoi facilmente tenere il passo con ciò che hai fatto con questo NewsFeed.

Ti ho fornito una panoramica molto ampia di Streak per Gmail CRM e dovrai verificare le numerose funzionalità. È disponibile una visualizzazione dei record più riconoscibile per ciascuno dei tuoi contatti, lead, potenziali clienti e transazioni. Facendo clic sull'icona della casella nella pipeline, è possibile accedere alla schermata di registrazione, apportare modifiche e aggiunte e fare clic sulle relative informazioni.

Diamo un'occhiata a un'altra schermata, come interagisci con Streak da una email in Gmail.

08 - Aggiunta di una casella da e-mail in Gmail

Uno dei modi migliori e più usati per creare una scatola in una pipeline è farlo da una e-mail. Ciò è particolarmente utile quando ricevi un nuovo lead in un'email. Vedi nell'immagine che ora c'è un pulsante nella parte superiore di Gmail che ti consente di creare una nuova casella, aggiungerla a una casella esistente o modificare una casella.

Supponiamo che tu riceva un nuovo lead dell'acquirente via email. Basta fare clic per creare una casella e aggiungerla alla pipeline di lavoro dell'acquirente con il nome del potenziale cliente come nome della casella. Ora, ogni e-mail che ricevi da chiunque riguardi il funzionamento di questo acquirente, puoi semplicemente utilizzare questo processo per aggiungerli alla casella acquirente nella pipeline. Ora è più simile a una vera casella di file, poiché contiene più elementi correlati.

Anche questo è un ottimo strumento nella Transaction Pipeline. Una volta che ricevi email dall'agente, dalla società per i titoli e da altri, devi semplicemente aggiungerli alla Transaction Box.

C'è molto di più, ma questo avvolgerà l'articolo. Divertiti e dai un'occhiata, dato che Streak ha un'opzione per sempre gratuita.

09 - Monitoraggio dell'email come strumento CRM e legale

Un bonus di Streak è la funzionalità di tracciamento delle e-mail. L'immagine mostra una cronologia delle aperture dell'email attualmente visualizzata. Ricevi anche le notifiche dell'email che si apre come un pop-out se le vuoi. Mi piace sapere che le mie e-mail sono state ricevute e aperte, soprattutto nelle transazioni.

Dopotutto, il CRM riguarda la gestione di una relazione, e parte di ciò è sapere che stai contattando i tuoi contatti e-mail. Può anche tornare utile in futuro se sei stato incaricato da un tribunale di dimostrare che le informazioni oi documenti sono stati consegnati in modo tempestivo. Non si tratta solo di fare qualcosa di sbagliato. Ho avuto clienti del passato che mi chiedono di fornire loro documentazione sulle e-mail per le azioni in cui sono coinvolti che non avevano nulla a che fare con me.

Un esempio di vita reale coinvolge un costruttore fuori dal cliente statale che ha acquistato un pacco di terra in montagna con l'intento di costruire una casa di riposo. L'area era stata coinvolta in passato in dispute con la contea per stabilire se fosse legalmente suddivisa o meno. Ogni cambiamento nel procuratore della contea sembrava generare un nuovo giro di polemiche.

Nella mia dovuta diligenza per il cliente, ho scoperto che c'era una lettera di due anni del procuratore della contea che affermava che la proprietà sarebbe stata considerata legale e avrebbe concesso un permesso di costruzione se richiesto. Ho richiesto una nuova lettera, anche se era lo stesso procuratore della contea. Dopo un po ', è stata emessa una nuova lettera. Ho inviato una copia via email al mio cliente affermando che il documento che stavamo aspettando era stato consegnato, quindi abbiamo potuto procedere con l'acquisto.

Due anni dopo, e con un diverso procuratore della contea, ha chiesto un permesso di costruzione e gli è stato negato. Ha contattato il mio avvocato immobiliare per chiedere aiuto. L'avvocato mi ha contattato per chiedere se ci fosse qualche documentazione a dimostrazione del fatto che ci siamo basati sulla lettera per effettuare l'acquisto. Ho ritirato l'e-mail con il monitoraggio e la contea ha rilasciato il permesso. Tracciare le email è solo una buona pratica commerciale.