Il processo di pianificazione dovrebbe includere i seguenti sei passaggi.
- Definire obiettivi
- Raccogliere informazioni
- Analisi
- Crea piano
- Implementazione
- Implementazione a posteriori
Definire obiettivi
Nel decidere il layout per un magazzino, gli obiettivi dovrebbero essere chiaramente definiti. Gli obiettivi dovrebbero essere allineati con la strategia di deposito globale dell'azienda. Gli obiettivi possono essere definiti ad un livello elevato in modo da ridurre i costi di magazzino o fornire il massimo servizio al cliente.
Allo stesso modo, gli obiettivi possono essere più specifici, come la massimizzazione dello spazio di magazzino, la massima flessibilità nel magazzino o l'aumento dell'efficienza di magazzino senza aumentare le risorse.
Raccogliere informazioni
Le informazioni specifiche del magazzino proposto devono essere raccolte. Ciò include le specifiche del magazzino dai disegni architettonici che possono influire sullo stoccaggio e sulla gestione dei materiali.
I dettagli dovrebbero includere una mappa fisica dello spazio del magazzino per mostrare colonne, porte, restrizioni di altezza, banchine e rack di stoccaggio. Devono inoltre essere evidenziate le caratteristiche esterne che possono influire sulla ricezione, sullo stoccaggio e sulla spedizione dei materiali.
Analisi
Dopo aver raccolto le informazioni specifiche sul magazzino, l'analisi può iniziare rispetto agli obiettivi definiti per il layout del magazzino. L'analisi dovrebbe determinare se gli obiettivi generali possono essere raggiunti e se non come gli obiettivi possono essere modificati.
A questo punto del processo di pianificazione, le decisioni devono essere prese dalla direzione del magazzino per determinare quali azioni devono essere intraprese se gli obiettivi generali non possono essere raggiunti o se saranno necessari cambiamenti sostanziali.
Se gli obiettivi possono essere soddisfatti sulla base dell'analisi delle informazioni, è possibile creare il piano di implementazione dettagliato.
Crea piano
Il piano di implementazione dettagliato dovrebbe mostrare tutti i passaggi necessari per creare il layout del magazzino.
Gli obiettivi e l'analisi delle informazioni raccolte dovrebbero essere utilizzati nella creazione del piano. Il piano dovrebbe innanzitutto essere ad alto livello che mostri i principali compiti e quindi ciascuno di essi dovrebbe essere suddiviso in singoli compiti richiesti.
Ogni attività dovrebbe essere rivista e assegnata le risorse appropriate, come l'allocazione del tempo stimato necessario per completare l'attività. Il piano dovrebbe indicare quando un'attività è richiesta per iniziare e terminare in base alla disponibilità di risorse, appaltatori interni o esterni o se dipende da un'altra attività.
Il piano dovrebbe essere controllato per assicurare che tutte le dipendenze siano state collegate correttamente. Una volta che il piano è stato creato, dovrebbe essere controllato per vedere se la tempistica è raggiungibile e se ci sono abbastanza risorse disponibili.
Implementazione
A volte il layout del magazzino implementato non è quello presente nel piano. Ciò può verificarsi a causa di scadenze non realistiche nel piano, mancanza di risorse, indisponibilità di contraenti esterni o scarsa analisi delle informazioni raccolte.
Per garantire che il piano per il layout del magazzino sia raggiunto, l'implementazione deve essere programmata in modo tale che ci siano movimenti minimi o nulli di materiali nel magazzino. Un momento ideale per questo sarebbe durante uno spegnimento dell'impianto o in un fine settimana se l'implementazione fosse di dimensioni inferiori.
Tuttavia, nei moderni magazzini, questo non è sempre possibile, così spesso sono necessarie ulteriori risorse di magazzino per mantenere i prodotti durante l'implementazione. Se questo è il caso, questo dovrà essere preso in considerazione nel piano. L'implementazione dovrebbe garantire che tutte le modifiche apportate nel magazzino vengano replicate nel sistema di gestione del magazzino che viene gestito in modo tale che ogni elemento possa essere trovato.
È necessario effettuare un inventario fisico dei prodotti nel magazzino dopo l'implementazione per garantire che il sistema rifletta accuratamente il magazzino.
Implementazione a posteriori
Dopo aver implementato il layout, è necessario eseguire una serie di controlli per garantire che il layout sia esattamente come definito dai disegni approvati.
Ogni articolo dovrebbe essere conservato secondo il piano generale e questo dovrebbe essere controllato per assicurarsi che il layout sia corretto. Se ci sono errori, ciò potrebbe portare a errori di selezione o alla perdita di materiale all'interno del magazzino. La spedizione potrebbe essere interrotta se i sistemi di magazzino non sono stati aggiornati in modo accurato con le informazioni di layout corrette o se gli articoli sono stati archiviati in posizioni errate.
Per un periodo di tempo, dopo che il nuovo layout è stato implementato, è necessario effettuare controlli regolari per assicurarsi che il layout funzioni e che non vi siano problemi operativi che si sono verificati a causa del nuovo layout. Questi controlli dovrebbero includere il conteggio dei cicli e gli inventari fisici regolari.