8 Records proprietari dovrebbe mantenere
Quando si selezionano i potenziali inquilini per occupare un posto vacante presso la proprietà in affitto, si riceveranno molte telefonate da persone che desiderano visualizzare la proprietà. Le informazioni possono essere schiaccianti, quindi ci sono alcune cose che vorrete registrare su ciascun inquilino, sia che si tratti solo di una telefonata, di una visita di persona o se l'inquilino abbia compilato una domanda di noleggio. Scopri sette informazioni vitali per mantenere potenziali inquilini in grado di aiutarti in futuro.
3 motivi per tenere traccia dei potenziali inquilini
Potresti sapere che dovresti tenere dei registri sui tuoi attuali inquilini, ma potresti non renderti conto dell'importanza di tenere registri sugli inquilini che non hanno affittato il tuo appartamento. Questi record sono importanti per tre motivi.
- Hai già informazioni in caso di nuove chiamate in futuro.
- Ti aiuta a capire perché l'inquilino non ha affittato l'appartamento.
- Serve come prova nel caso in cui sei accusato di discriminazione abitativa.
8 record da conservare durante lo screening dei titolari
I registri che conservi sui futuri inquilini dipenderanno da quanto lungo l'inquilino è entrato nel processo di candidatura. Per alcuni potenziali inquilini, tutto ciò che avrete sarà un nome e un numero di telefono, e per gli altri, avrete una domanda completa e un deposito per tenere l'appartamento.
Nome, numero di telefono e data chiamata:
Ogni volta che un potenziale inquilino chiama per informarsi sulla tua proprietà, devi inserire le seguenti informazioni in un foglio di calcolo:
- Data chiamata.
- Numero da cui hanno chiamato.
- Il loro nome.
Anche se l'inquilino non ha più interesse nella proprietà, questa lista può aiutarti in futuro. Ogni volta che un potenziale inquilino chiama, dovresti cercare il numero di telefono nel foglio di calcolo. Sebbene questo metodo non sia infallibile, poiché le persone cambiano il loro numero di telefono, può aiutarti a scoprire se un potenziale inquilino ha chiamato prima.
Ad esempio, se un inquilino che ha chiamato cinque mesi fa sta chiamando di nuovo per visualizzare una proprietà, è necessario considerare la possibilità che siano stati sfrattati .
Foglio di calcolo delle risposte alle domande qualificanti:
Dovresti avere una lista di domande qualificanti che chiedi ad ogni potenziale inquilino prima ancora di vedere la proprietà. Queste domande possono darti una comprensione di base della situazione dell'inquilino.
Esempi di domande qualificanti includono:
- Data di inserimento anticipata
- Quante camere stai cercando?
- Quante persone vivranno nella proprietà?
- Reddito mensile / annuale approssimativo
- Hai un'assistenza in affitto ?
- Hai animali?
- Quando puoi vedere la proprietà?
Queste domande non ti permetteranno solo di determinare se un inquilino è qualificato per affittare la tua proprietà, ma servirà come confronto a ciò che l'inquilino compila nell'applicazione di noleggio se arriva a quel punto. Inoltre, se un potenziale inquilino richiama di nuovo in futuro, sarà possibile confrontare le informazioni correnti con le informazioni precedenti disponibili.
Data e ora Proprietà visualizzata:
Per i futuri inquilini che hanno preso la decisione di creare un appuntamento per visualizzare la proprietà, è necessario aggiungere le seguenti informazioni al foglio di calcolo:
- Data dell'appuntamento
- Tempo di appuntamento
- Si sono presentati?
- Hanno chiamato per cancellare?
Commenti sulla proprietà:
Quando i futuri inquilini stanno visualizzando la proprietà, dovresti prendere nota di ciò che fanno e non gli piace della proprietà. Può aiutarti a determinare i lati positivi e negativi della tua proprietà. Alcuni negativi possono essere facilmente risolti, ad esempio un brutto colore della vernice, mentre altri, come un walk-up del terzo piano, non vengono riparati così facilmente. In queste situazioni, devi provare a riprodurre i lati positivi, ad esempio, se sei all'ultimo piano, ottieni la migliore luce solare e non ci sono affittuari sopra di te.
Questi aspetti positivi e negativi possono anche servire come consulenza per gli acquisti futuri. Se molti inquilini hanno commentato la mancanza di una lavatrice e asciugatrice nella vostra proprietà, potrebbe essere qualcosa che si desidera assicurarsi che ogni proprietà futura abbia.
Applicazione di noleggio completata
Se un potenziale inquilino compila una domanda di affitto, è necessario conservare una copia di questo, anche se non si finisce per affittare l'unità. È una buona prova nel caso in cui un potenziale inquilino cerchi di accusarti di discriminazione abitativa. Puoi dimostrare di aver rifiutato il candidato perché non rispettava gli standard di qualifica che hai per tutti i candidati, come il loro reddito non era uguale ad almeno due volte l'affitto mensile. Se il potenziale inquilino finisce per affittare l'unità, è possibile utilizzare l'applicazione per confrontare le informazioni che hanno inserito nel contratto di locazione .
Controlli di background / controlli di accreditamento / verifica dell'impiego
Se il potenziale inquilino supera gli standard di qualifica iniziali e si adottano i passaggi successivi per condurre controlli del merito di credito , verifiche in background e verifica dell'occupazione , è necessario conservare questa documentazione. Se l'inquilino potenziale affitta l'unità, può andare nel loro file. Se respingi il richiedente a causa di informazioni scoperte in questo processo di screening, hai le prove sul motivo per cui hai respinto il richiedente, come non hanno lavorato presso l'azienda a cui hanno detto di lavorare.
Motivo del rifiuto:
Dovresti indicare chiaramente perché hai respinto il richiedente. Puoi respingere i candidati solo per motivi legittimi, in quanto non rispettano i requisiti minimi di reddito, troppe persone vivrebbero nel noleggio o hanno una storia criminale violenta. Devi aderire alle leggi sull'alloggio equo .
Accredito per l'Accordo:
Se un potenziale inquilino ha firmato un deposito per tenere l'unità e ti ha dato i soldi, conserva questa documentazione. Le leggi dello stato possono variare, quindi controlla il tuo stato. Alcuni stati danno agli inquilini tre giorni di tempo per uscire da questo accordo di deposito senza ritenzione.
Di solito, se un inquilino sottoscrive questo accordo, accetta che affitteranno l'unità o, in caso contrario, riconoscono che perderanno i depositi depositati. Avere una copia firmata di questo documento può proteggerti se un potenziale inquilino tenta di reclamare illegittimamente il deposito.