Includere tutto, dai servizi forniti alle pianificazioni dei pagamenti
Quattro parole dovrebbero avere il loro posto nel manuale di pianificazione dell'evento: scaricarlo per iscritto . Molti di noi hanno sentito pronunciare la frase in un momento o nell'altro. Con una buona ragione Le promesse fatte durante il corso della conversazione possono facilmente diventare un lontano ricordo o completamente dimenticate. Ottenere le condizioni concordate per iscritto serve a proteggere entrambe le parti coinvolte ed è una necessità nel mondo degli affari. Sapere come negoziare i migliori contratti di pianificatore di eventi è un passo importante sulla strada del successo.
Specifica quali servizi fornirai
Potresti pensare che, come organizzatore di eventi, è abbastanza ovvio quali servizi fornirai. Un motivo in più per descriverli in grande dettaglio. I pianificatori di eventi offrono una vasta gamma di servizi; l'obiettivo qui è stabilire ciò che fornirai per evitare qualsiasi confusione in seguito. Sia che si tratti di selezione di menu, di composizioni floreali o di scelta della sede, indicare chiaramente gli articoli di cui si è responsabili. Una volta firmato, le tue responsabilità saranno limitate alle voci specifiche incluse nel contratto del pianificatore di eventi.
Leggere tra le righe
Quando si esaminano i contratti di eventi, prestare attenzione ai dettagli. Leggi attentamente ogni riga. E poi leggi tra le righe . Essere alla ricerca di qualsiasi linguaggio che sia vago; gli articoli che sono indirizzati in generalità saranno soggetti a interpretazione e ciò può causare il caos per te e la tua attività di pianificazione degli eventi.
Guarda eventuali commissioni o clausole nascoste che indicano che potrebbero esserci ulteriori supplementi. Chiarisci quei componenti aggiuntivi o negozia per farli rimuovere completamente dal contratto dell'evento .
Domanda, domanda, domanda
Quando sei in procinto di negoziare i contratti di eventi, metti in dubbio ogni addebito. Se un hotel o un venditore ha un articolo elencato nel contratto dell'evento, dovrebbero essere in grado di spiegarne la presenza e giustificare il costo associato .
A volte chiedere semplicemente dei chiarimenti può comportare l'annullamento della tassa.
Non essere intimidito. Come giovani, ci viene insegnato che l'unica domanda sciocca è la domanda non posta. Durante la negoziazione, chiedere via. Se qualcosa in un contratto non ti è chiaro, chiedi. Se noti che un elemento pubblicitario è stato omesso, chiedi. Meglio chiedere ora piuttosto che pagare il prezzo per dopo.
Non accettare quello che non vuoi; Chiedi quello che vuoi invece
Se le chiamate locali gratuite non sono importanti per i tuoi ospiti a causa della disponibilità di telefoni cellulari, non accettarle come servizi inclusi. Invece, chiedi all'hotel di scambiare questo elemento pubblicitario per qualcosa che è importante per i tuoi ospiti. Tariffe più basse o sconti potrebbero essere di gran lunga più preziosi per te, quindi fai una lista di quegli "omaggi" che non vuoi e negozia invece per qualcosa di meglio che vuoi. I servizi che sono in genere disponibili includono i trasferimenti aeroportuali, i pass gratuiti per il centro benessere, gli upgrade della camera, il servizio Internet, la spedizione e la ricezione gratuite e altro ancora.
Programma di pagamento
Assicurati che il contratto di pianificazione degli eventi specifichi la tua pianificazione dei pagamenti. Questo include il deposito iniziale o il fermo e dettagli su come verranno effettuati i pagamenti futuri.
Il calendario dei pagamenti può essere legato a determinati traguardi nel processo di pianificazione dell'evento o può essere una data fissa sul calendario precedente all'evento. Sviluppa il programma che funziona meglio per la tua attività di pianificazione degli eventi e il tuo flusso di cassa. Assicurati di includere eventuali tasse e costi aggiuntivi. Soprattutto, non iniziare il lavoro effettivo sulla pianificazione di un evento fino a dopo aver ricevuto il deposito iniziale. Se il deposito non compare mai, hai fatto tutto quel lavoro per niente. Letteralmente.
Cancellazione dell'evento
Mentre stai concentrando il tuo tempo e le tue energie sulla pianificazione di un evento, l'ultima cosa nella tua mente potrebbe essere la cancellazione di quello stesso evento. Tuttavia, se il cliente decide di annullare l'evento in qualsiasi momento dopo l'inizio del lavoro, per qualsiasi ragione, il contratto deve specificare cosa succede se l'evento viene annullato.
Questo è un passo necessario per proteggere te stesso, la tua attività di pianificazione degli eventi e il tuo reddito previsto.
Il punto chiave da includere per iscritto è che il deposito e tutti i pagamenti precedenti effettuati fino al punto di cancellazione non sono rimborsabili. Nella pianificazione degli eventi, la maggior parte del lavoro viene completata prima dell'evento effettivo. Meriti di essere pagato per il lavoro già completato. A quel punto, a seconda del tuo programma di pagamento, potresti anche voler includere una clausola che attesti che i clienti pagheranno per i servizi resi fino alla data in cui ricevi notifica scritta che l'evento è stato cancellato.
Clausola di risoluzione o forza maggiore
Una clausola risolutiva - o forza maggiore - è inserita in un contratto per assolvere una o entrambe le parti dalla responsabilità nel caso in cui non possano adempiere ai termini del contratto per ragioni che sfuggono al loro controllo, come interruzioni del lavoro, guerra o condizioni meteorologiche estreme. L'intento qui è di proteggerti da qualsiasi rischio derivante da circostanze incontrollabili. Assicurati di essere protetto da questa clausola e di specificare i termini e i tempi per la risoluzione. Ad esempio, "ciascuna delle parti può risolvere il presente accordo senza responsabilità a causa di uno o più di questi o simili motivi previa notifica scritta all'altra parte entro dieci giorni da tale evento."
Indennizzo ("It's Not My Fault")
Una clausola di indennizzo fornisce protezione se l'altra parte fa qualcosa che ti fa del male o fa sì che una terza parte ti denunci per danni. La clausola è una promessa che afferma sostanzialmente che l'altra parte non può ritenervi responsabili per eventuali richieste di risarcimento, perdite, danni, responsabilità e spese derivanti da negligenza, mancata esecuzione o cattiva condotta intenzionale. Assicurati che il tuo contratto abbia questa clausola.
Durante la negoziazione, sii pronto
Prima di negoziare i contratti di eventi, fai i tuoi compiti. Determina cosa è coinvolto nella pianificazione di questo evento e sapere quali termini e protezioni desideri. Il tuo contratto dovrebbe riflettere la responsabilità condivisa, quindi evita accordi che siano unilaterali. Ciò che è buono per una parte è buono per l'altro. Durante i negoziati, sii un buon ascoltatore. Presta attenzione agli elementi del contratto che possono essere negoziabili e quelli che ti mettono a disagio. Sii sicuro e non vacillare sotto pressione. Restare fermo. Non firmare nulla finché non sei completamente soddisfatto della correttezza dei termini e offri la protezione di cui hai bisogno.