Quali sono le opzioni per la creazione di un sistema di guida per la mia azienda?
La forza lavoro dell'azienda sta diventando sempre più mobile, con più dipendenti che guidano per le imprese quotidianamente.
Hai due alternative per il tuo business : un programma di flotte di auto di proprietà dell'azienda, o un programma di rimborso per i dipendenti che guidano le proprie auto.
Un programma di flotta (auto di proprietà dell'azienda) è un'opzione interessante per i datori di lavoro che devono fornire servizi di trasporto per funzioni specifiche, come camion di servizio, furgoni, veicoli di consegna o quelli con altri requisiti di equipaggiamento. Il programma della flotta offre al tuo business controllo e supervisione di cose come la manutenzione di assicurazioni e veicoli e la possibilità di scegliere le caratteristiche del veicolo che la compagnia ritiene importanti. Questi includono caratteristiche come il marchio aziendale, elementi di sicurezza e telematica per ottenere informazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7, su dove si trovano e sono guidati i loro veicoli.
Un programma di rimborso per i dipendenti che guidano le proprie auto è utilizzato da aziende che non richiedono veicoli speciali o camion per i propri dipendenti, come le vendite e le imprese di servizi.
Il rimborso offre flessibilità e scelta per i lavoratori, richiede meno amministrazione interna e non richiede costi anticipati o drenaggio del capitale.
Cosa è importante nel decidere quale sistema usare?
Indipendentemente dal modello, flotta o rimborso, è necessario rimborsare i dipendenti in modo appropriato per l'uso aziendale associato ai loro veicoli o affrontarne le conseguenze, ad esempio costosi controlli IRS o, peggio, cause legali collettive .
Per un programma di flotta, chiedi a te stesso lo scopo principale del programma - come beneficio per dipendente (benefit) o per soddisfare le esigenze di trasporto della tua azienda. Se il tuo obiettivo principale è quello di fornire uno strumento aziendale, dovrebbe consentire di ridurre le spese della flotta recuperando i costi associati all'uso personale dei veicoli da parte dei dipendenti.
Con un programma di rimborso, è possibile scegliere un assegno per macchina flat, un programma centes per miglia o la tariffa IRS standard per rimborsare i propri lavoratori. Ma tutte e tre queste opzioni possono far perdere alle aziende migliaia di dollari per dipendente ogni anno perché non tengono conto in modo accurato dei costi di ogni singolo conducente, come la variazione dei prezzi del gas e il numero di chilometri percorsi.
Cos'è il FAVR e perché è la migliore alternativa per il rimborso del chilometraggio?
FAVR è una procedura di entrate IRS che rimborsa i dipendenti esentasse per i costi fissi e variabili associati alla guida per le imprese. I costi fissi possono includere le spese di assicurazione, licenza e registrazione, mentre i costi variabili includono il carburante e la manutenzione.
FAVR è la soluzione di rimborso più accurata perché fornisce un rimborso personalizzato a ciascun dipendente mobile in base ai costi locali della persona e al chilometraggio aziendale, che può variare di mese in mese.
Tuttavia, la registrazione accurata di tutti i costi fissi e variabili può essere complessa da amministrare, motivo per cui la maggior parte dei datori di lavoro non la utilizza.
Molti datori di lavoro optano invece per semplificare le indennità per macchine piatte come un approccio "taglia unica" ($ 500 al mese per dipendente, ad esempio). Ma questo metodo non tiene conto del fatto che non ci sono due viaggi di lavoro uguali, quindi non è previsto il rimborso di due dipendenti dello stesso importo. Un rimborso del programma per centesimi / miglia è più equo ma non accurato.
Perché il tasso di chilometraggio standard IRS non è la migliore alternativa?
La maggior parte delle aziende utilizza il tasso di chilometraggio aziendale IRS per calcolare ciò che ogni singolo dipendente dovrebbe essere restituito. Ma il tasso IRS non è un tasso di rimborso richiesto perché si basa sui costi medi nazionali di gestione di un veicolo durante l'anno precedente .
Il tasso IRS è una media temporale dei costi basata sui dati degli anni precedenti, non un tasso di rimborso effettivo. I dipendenti potrebbero spendere di più per i viaggi di quelli per cui sono stati rimborsati o potrebbero essere rimborsati in eccesso se i prezzi del gas sono diminuiti, e non verranno apportati aggiustamenti in quello che vengono pagati perché era basato sui numeri dell'anno scorso.
Cosa fa la maggior parte delle aziende a sbagliare quando si tratta di assegni per auto piatte rispetto al rimborso?
Le indennità per le macchine flat non sono giuste quando si tratta di rimborsare i dipendenti che vivono in luoghi diversi. Ad esempio, un dipendente può vivere in un'area in cui i prezzi del gas sono inferiori di 12 centesimi rispetto ai prezzi nella città vicina rispetto a dove vive un altro dipendente. Inoltre, i costi fissi del viaggio d' affari , come il prezzo dei premi e delle tasse dell'assicurazione auto, variano notevolmente in base alla località.
Anche gli altri costi di guida variano. Ad esempio, i premi dell'assicurazione auto variano molto a seconda dello stato, da $ 825 a Charlotte, nel North Carolina a $ 3,150 a Detroit, nel Michigan. Le tasse per la stessa berlina da $ 21.000 costano $ 249 in Nevada, ma possono costare fino a $ 1,689 in Rhode Island. I costi di riparazione annuali non sono uguali in ogni stato, in media $ 393 nel New Jersey ma solo $ 270 nel Vermont. Pagare la stessa tariffa forfettaria agli impiegati che vivono in luoghi diversi ignora completamente queste variazioni.
Poiché le indennità per le autovetture sono trattate come un risarcimento, sono anche tassabili sia per il datore di lavoro che paga le tasse FICA ( tasse per la previdenza sociale e Medicare), sia per il dipendente che paga sia le FICA che le imposte sul reddito. Ciò significa che l'azienda paga l'importo dell'assegno auto più il contributo fiscale FICA associato, mentre il dipendente porta a casa l'importo dell'assegno auto, meno le imposte sul reddito e il contributo FICA. In una modalità di rimborso esentasse come il FAVR, il dipendente "porta a casa" esattamente l'importo che il datore di lavoro rimborsa.
Quali errori commettono le aziende nell'addebitare per l'uso personale di un veicolo della flotta?
Alcuni datori di lavoro consentono ai propri dipendenti di utilizzare veicoli aziendali di proprietà come un vantaggio per il loro uso personale alla guida. Ma sarai sorpreso di quante compagnie non si rendano conto che questo uso personale è tassabile per il dipendente. Le aziende inoltre non hanno un buon modo per calcolare l'importo che ogni conducente dovrebbe pagare per questo beneficio tassabile.
Spesso le organizzazioni addebitano semplicemente un importo fisso per coprire l'uso personale di tutti i loro conducenti, indipendentemente dal numero di miglia personali che guidano. Questo può rivelarsi un grande vantaggio monetario per i dipendenti che utilizzano veicoli della flotta piuttosto per uso personale. Ma i dipendenti che guidano veicoli della flotta esclusivamente per uso professionale e mantengono le proprie auto per uso personale al di fuori delle condizioni di lavoro potrebbero essere ingiustamente sovraccaricati.
Cosa succede se un'azienda non rimborsa accuratamente i suoi dipendenti?
Pagare in modo ingiustificato i lavoratori per le spese di guida legate al business costa molte aziende migliaia di dollari ogni anno (circa $ 3.000 dollari per dipendente ogni anno, come calcolato da Motus). Tuttavia, questo non è nulla in confronto ai costi delle azioni legali collettive. Negli ultimi anni, i lavoratori hanno citato in giudizio i loro datori di lavoro per 7 milioni di dollari per compensare pratiche di rimborso ingiuste. Nello stato della California, queste azioni legali stanno rapidamente diventando la regola, non l'eccezione, perché la sezione 2802 del codice del lavoro in California è particolarmente severa.
Il codice della California garantisce che "Un datore di lavoro deve indennizzare [tenere inoffensivo] il proprio dipendente per tutte le spese o perdite necessarie sostenute dal dipendente in diretta conseguenza dello svolgimento delle sue funzioni." Questo è stato comunemente interpretato dai datori di lavoro come limitato ai costi di attrezzature o strumenti utilizzati nel lavoro, ma viene ora utilizzato sempre di più nei casi di rimborso di miglia (esempio di Radio Shack e Toys "R" Us).
I programmi di flotta vengono anche con le proprie sfide quando si tratta di ricaricare con precisione i dipendenti per l'uso personale di questi veicoli. L'uso personale dei veicoli aziendali deve essere adeguatamente documentato e i dipendenti devono essere riaddebitati per uso personale. Il chilometraggio personale sottovalutato mette le aziende a rischio di costosi controlli IRS e può costare all'azienda dei chargeback mancati.
Quali sono alcune risorse che possono aiutare la mia azienda?
La tua azienda può utilizzare la stessa tecnologia che dà potere al nuovo ambiente di lavoro digitale per tenere traccia delle spese di chilometraggio aziendale. Ecco alcuni esempi:
- Dispositivi intelligenti abilitati GPS per raccogliere e archiviare le informazioni sui viaggi d'affari dei dipendenti
- App per dispositivi mobili per automatizzare il monitoraggio del chilometraggio dei dipendenti e tenere conto in modo accurato del business, del pendolarismo e delle miglia personali di ciascun dipendente.
Con le giuste applicazioni mobili e la piattaforma software, è possibile eliminare le attività manuali per i conducenti per aumentare la produttività, ridurre i costi e garantire la conformità IRS, il tutto acquisendo una visione approfondita dei comportamenti di guida e dell'efficienza della forza lavoro mobile.