A questo punto, hai probabilmente considerato se hai davvero bisogno di assumere e pagare un altro membro del personale per assistere nel tuo lavoro. Prima di scrivere una descrizione del lavoro e iniziare un colloquio, prenditi il tempo per valutare se è possibile svolgere alcune o la maggior parte delle funzioni che un assistente amministrativo o un segretario esecutivo possono utilizzare utilizzando la tecnologia.
Ciò che separa questo lavoro d'ufficio dagli altri lavori d'ufficio più clericali e di routine è il livello di responsabilità e riservatezza associato a questa posizione. Oltre alle funzioni di base dell'ufficio, l'Assistente amministrativo o il Segretario esecutivo è anche responsabile della stesura / preparazione di relazioni, organizzazione / programmazione di riunioni, revisione della corrispondenza in entrata per determinarne l'importanza, preparazione di ordini del giorno per riunioni importanti, organizzazione di viaggi e riempimento delle lacune fare qualsiasi cosa sia necessaria, come ad esempio il deposito per aiutarti a organizzarti e quindi concentrarti sulle tue mansioni lavorative.
Il titolo e la retribuzione per questa persona determinano quanto senior sarà il loro ruolo:
- Assistente amministrativo entry-level
- Assistente amministrativo
- Senior Administrative Assistant
- Segretario Esecutivo
- Segretario esecutivo senior
- Capo ufficio
- Senior Office Manager
Con l'aumentare delle dimensioni di un'azienda, aumenta la necessità di una persona altamente organizzata e in grado di eseguire un'ampia varietà di compiti.
Ciò è particolarmente necessario per i dirigenti che dirigono l'azienda al fine di mantenere un alto livello di riservatezza e integrità per l'attività che viene condotta. Quindi, questa è una posizione critica all'interno dell'azienda e dovrebbe richiedere una descrizione del lavoro e un processo di assunzione accurati.
Il primo compito da svolgere è quello di preparare una descrizione del lavoro per il nuovo noleggio in base alle aree di lavoro che voi, il responsabile delle assunzioni, ritengono possa essere meglio affrontato da qualcun altro per consentirvi di proseguire con la crescita e la gestione dell'azienda . Esistono varie versioni delle descrizioni dei lavori come questa, ma alla fine solo tu sai che cosa ti servirà e quindi sarà necessario un certo livello di personalizzazione per creare una descrizione del lavoro che ti piace e che indirizza le tue preferenze personali.
Dopo aver creato una descrizione del lavoro, trova un posto per pubblicizzare il lavoro, ad esempio su Indeed.com o su mostro. È stata la mia esperienza che i candidati inizieranno immediatamente a candidarsi per la posizione se lo hanno formulato in modo appropriato e hanno descritto il tipo di ambiente di lavoro in cui lavoreranno. Quindi assicurati che la descrizione del lavoro che viene creata non renda il lavoro poco interessante.
Deve essere ben scritto e attraente per attirare i candidati giusti.
Una volta che hai i tuoi migliori candidati, il passo successivo è quello di intervistarli, e idealmente si tratta di un colloquio faccia a faccia perché questo candidato, se assunto, avrà un alto grado di tempo per parlare con te ed è meglio sapere se c'è un attacco il più presto possibile. Utilizzare queste domande di intervista per guidare il processo.
Trovare il giusto Assistente amministrativo o Segretario esecutivo può fare la differenza nella tua giornata di lavoro e, in larga misura, quanto successo avrai quando avrai il tempo di concentrarti e gestire la tua attività.
Altre descrizioni di lavoro:
Addetto alla reception :
Segretario medico o assistente esecutivo:
Cassiere :