Oltre alle funzioni di base dell'ufficio, l'assistente amministrativo e il segretario esecutivo sono anche responsabili della stesura o della preparazione dei rapporti, dell'organizzazione e della programmazione delle riunioni, della revisione dei messaggi in entrata per determinarne l'importanza, della preparazione degli ordini del giorno delle riunioni del consiglio di amministrazione, della preparazione dei viaggi, della compilazione dei verbali delle riunioni, della conduzione ricerca, preparazione della corrispondenza, supervisione e formazione del personale di ufficio di livello junior.
Questi ruoli possono richiedere diversi livelli di esperienza e avere uno di questi titoli simili:
- Assistente amministrativo entry-level
- Assistente amministrativo
- Senior Administrative Assistant
- Segretario Esecutivo
- Segretario esecutivo senior
- Capo ufficio
- Senior Office Manager
Nota: le posizioni di assistente legale e medico sono piuttosto diverse e richiedono una formazione specifica richiesta nella professione in cui lavorano.
Differenze tra assistenti amministrativi e segretari esecutivi
I ruoli dei segretari esecutivi e degli assistenti amministrativi si sovrappongono considerevolmente e le differenze nei ruoli possono variare a seconda dell'organizzazione. In alcuni casi, il segretario esecutivo si concentra su più compiti amministrativi per un manager o dirigenti, come ad esempio la pianificazione delle riunioni, la pianificazione dei viaggi, la gestione delle comunicazioni scritte e persino la contabilità. Un assistente amministrativo può concentrarsi su più attività di business e assumere più di un ruolo di leadership in alcune capacità, creando agende per riunioni o conferenze, gestendo i budget e gestendo la fatturazione dei fornitori.
Gli assistenti amministrativi possono essere tenuti ad avere un'istruzione più specializzata in alcuni casi in cui la gestione delle operazioni commerciali è fondamentale.
Competenze principali del lavoro
Sia i segretari esecutivi che gli assistenti amministrativi hanno un nucleo di competenze professionali essenziali in entrambi i ruoli. Questi includono eccezionali capacità organizzative, eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale, nonché una forte attenzione ai dettagli e alla professionalità.
Devono possedere competenze tecniche con strumenti di office automation, inclusi software essenziali come Microsoft Word, Excel e PowerPoint, nonché strumenti di contabilità come QuickBooks .
Assistente amministrativo o segretario esecutivo in un piccolo ufficio
In un piccolo ufficio, le responsabilità di un assistente amministrativo o di un segretario esecutivo sono di solito eseguite da una varietà di impiegati. Alcuni lavori possono essere effettivamente svolti dai dirigenti dell'azienda stessa, e i ruoli di assistente amministrativo o segretario esecutivo possono comprendere una maggiore varietà di responsabilità, se necessario, nell'organizzazione più piccola.
Assistente amministrativo o segretario esecutivo in un ufficio medio
Con l'aumentare delle dimensioni di un'azienda, aumenta la necessità di una persona altamente organizzata e in grado di eseguire un'ampia varietà di compiti. Ciò è particolarmente vero per i dirigenti che gestiscono società che richiedono elevati livelli di riservatezza e integrità per l'attività che viene condotta.
Assistente amministrativo o segretario esecutivo in un grande ufficio
È comune che un grande ufficio abbia diversi assistenti amministrativi e / o segretari esecutivi. A questa dimensione aziendale, di solito è necessario disporre di un responsabile dell'ufficio che coordini il personale che fornisce servizi ai dirigenti dell'azienda.
In alcuni casi, un assistente amministrativo accompagnerà l'esecutivo durante lunghi viaggi di lavoro, al fine di assisterlo nell'organizzare riunioni, pianificare e svolgere altre importanti attività organizzative.