Tuttavia, possono anche commettere un disastro anche per relatori esperti se commetti uno di questi errori cruciali di Powerpoint. La chiave del successo è assicurarsi che la presentazione sia un aiuto visivo e non una distrazione visiva.
Per i migliori risultati, evitare questi comuni "sette peccati capitali" delle presentazioni di PowerPoint.
1. Transizioni diapositive ed effetti sonori.
Diventano il centro dell'attenzione, che a sua volta distrae il pubblico. Peggio ancora, quando una presentazione contenente diversi effetti e transizioni gira su un computer molto più lento di quella su cui è stata creata, il risultato è una riproduzione lenta e quasi comica. Tali espedienti raramente migliorano il messaggio che stai cercando di comunicare. A meno che non ti presenti in una convention di fantascienza, lascia fuori il testo guidato dal laser!
Lascia i fade-in, le dissolvenze, le salviettine, i ciechi, le dissolvenze, le scacchiere, i tagli, le copertine e le fessure per i registi di Hollywood. Anche le "build" (le righe di testo che appaiono ogni volta che si fa clic con il mouse) possono essere fonte di distrazione. Concentrati sul tuo messaggio, non sulla tecnologia.
2. Clipart standard.
Morte per schermare i fagioli! Powerpoint è ora così ampiamente utilizzato che il clipart incluso è diventato un "cliché visivo". Mostra mancanza di creatività e una stanca aderenza a una forma standard.
Innanzitutto, assicurati di aver bisogno di elementi grafici per migliorare il tuo messaggio. Se lo fai, usa le tue scansioni fotografiche o grafica di migliore qualità da aziende come PhotoDisc.
Le catture dello schermo possono aggiungere realismo quando si presentano informazioni su un sito Web o un programma per computer. Due popolari programmi di cattura schermo sono Snagit (www.techsmith.com) per Windows e Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) per Macintosh.
Entrambi sono disponibili come shareware.
3. Modelli di presentazione.
Un altro cliché visivo. I modelli ti costringono ad adattare le tue idee originali allo stampo preconfezionato di qualcun altro. I modelli contengono spesso sfondi che distraggono e combinazioni di colori scarse. Scegli un buon libro sulla grafica Web e applica gli stessi principi alle tue diapositive. Crea il tuo look distintivo o usa il logo della tua azienda in un angolo dello schermo.
4. Diapositive pesanti.
Le diapositive proiettate sono un buon mezzo per rappresentare graficamente un'idea o fornire una panoramica. Sono un mezzo scadente per i dettagli e la lettura. Evita paragrafi, citazioni e persino frasi complete.
Limita le diapositive a cinque righe di testo e utilizza parole e frasi per creare punti. Il pubblico sarà in grado di digerire e conservare i punti chiave più facilmente. Non utilizzare le diapositive come note per gli oratori o semplicemente per proiettare un contorno della presentazione.
5. Il paradigma "Io".
I presentatori eseguono spesso la scansione di un grafico o di una tabella direttamente dal materiale aziendale stampato esistente e lo includono nelle presentazioni delle presentazioni. I risultati sono quasi sempre non ottimali. Le immagini di stampa sono generalmente pensate per essere viste da 8-12 pollici anziché viste da più piedi. In genere, sono troppo piccoli, troppo dettagliati e troppo testuali per una presentazione visiva efficace.
Lo stesso vale per le dimensioni del carattere; Il carattere di 12 punti è adeguato quando il testo è di fronte a te. In una presentazione, punta a un minimo di 40 punti carattere. Ricorda il pubblico e sposta il cerchio da "me" a "noi". Assicurati che tutti gli elementi di una particolare diapositiva siano abbastanza grandi da essere facilmente visibili. Le dimensioni contano davvero.
6. Lettura
Una presentazione orale dovrebbe concentrarsi sul parlare e sull'ascolto interattivi, non sulla lettura da parte di chi parla o del pubblico. Le richieste del linguaggio parlato e scritto differiscono in modo significativo. Il linguaggio parlato è più breve, meno formale e più diretto. Leggere il testo rovina una presentazione. Un punto correlato ha a che fare con le dispense per il pubblico.
Uno dei tuoi obiettivi come presentatore è catturare e attirare l'attenzione del pubblico. Se distribuisci materiali prima della presentazione, il pubblico leggerà le dispense piuttosto che ascoltarti. Spesso, parti di una presentazione efficace dipendono dalla creazione di suspense per coinvolgere il pubblico.
Se il pubblico può leggere tutto ciò che stai per dire, quell'elemento è perduto.
7. Fede nella tecnologia.
Non si sa mai quando un malfunzionamento dell'apparecchiatura o interfacce incompatibili ti costringono a dare la tua presentazione su un altro computer. Preparati facendo un back-up della tua presentazione su un CD-ROM.
Meglio ancora è una scheda di memoria flash compatta con un adattatore per lo slot PCMCIA del notebook. Con esso, puoi ancora apportare modifiche dell'ultimo minuto. È anche una buona idea preparare alcuni trasparenti a colori delle diapositive chiave.
Nella peggiore delle ipotesi, nessuna tecnologia funziona e non hai immagini da presentare. Dovresti comunque essere in grado di dare una presentazione eccellente se ti concentri sul messaggio. Familiarizza sempre con la presentazione, praticala e sii pronto a coinvolgere il pubblico indipendentemente dalla tecnologia disponibile. È quasi un'arte perduta.
Il Dr. Joseph Sommerville si è guadagnato il titolo di "The Presentation Expert" per aiutare i professionisti a progettare, sviluppare e offrire presentazioni più efficaci. È il preside di Peak Communication Performance, una società con sede a Houston che opera in tutto il mondo per aiutare i professionisti a sviluppare competenze nella comunicazione strategica.