Cos'è un budget a base zero?
Partendo da una "base zero" (cioè senza saldi o spese riportate), ogni periodo nel calendario di una società viene preventivato interamente in relazione alle esigenze e ai costi per quel periodo. Che si tratti di un mese, di un trimestre o di un anno, un periodo può essere una misura del tempo più adatta alla tua attività.
All'inizio di un nuovo periodo, i requisiti finanziari e le spese giustificate rappresentano gli input principali per il budget della società, indipendentemente dal fatto che il budget sia stato superiore o inferiore al periodo precedente. Quando inizia il prossimo periodo, si ritorna alla base zero e si ripete il processo.
Come funziona?
Il budgeting tradizionale, o il budget basato sui costi, implica la gestione delle operazioni di un'azienda in base al budget dei periodi precedenti. Ad esempio, se un'azienda prevede un aumento del 5% della produzione grazie all'atterraggio di un nuovo cliente, aggiunge semplicemente il 5% al budget del periodo precedente.
Il budget basato sui costi presuppone che tutte le spese precedenti per la produzione e le operazioni siano necessarie e proceda con il mantenimento del budget per tali funzioni senza ulteriori analisi.
Nel bilancio a base zero, ogni spesa deve essere giustificata in ciascun periodo, quindi le spese ricorrenti vengono riviste, approvate, rettificate o interrotte in base alle necessità.
E le nuove spese sono analizzate con la stessa attenzione del bilancio tradizionale, ma sempre con la consapevolezza che i costi dovrebbero essere ottimizzati per efficienza e valore.
Ad esempio, se sei un soloperante che gestisce una società di beni di carta creativa fuori dalla tua casa, potresti decidere di implementare un budget a base zero per migliorare l'efficienza dopo aver deciso di portare la tua azienda internazionale e spedire all'estero. Un'area che può influire è sui costi di stampa. Dopo una revisione completa, ti sei reso conto che potresti compensare le spese di spedizione aggiuntive e abbreviare i tempi di consegna acquistando due nuove stampanti e approfittando dell'acquisto di massa per l'inchiostro della stampante grazie a una nuova partnership con un fornitore locale. In ogni periodo, esaminerai tutte le spese o le tue spese per determinare se il costo è giustificato nel tuo budget con un utile ritorno sull'investimento .
Come si inizia?
I passaggi per l'avvio di un metodo di bilancio a base zero sono semplici:
- Identifica il tuo obiettivo. Speri di aumentare le entrate del 10 percento? Vuoi tagliare i costi del 2%? Il tuo obiettivo deve essere misurabile e raggiungibile entro il periodo di tempo che hai selezionato.
- Considera come puoi raggiungere questo obiettivo. Che cosa hai nel tuo arsenale che può essere utilizzato per regolare costi, efficienza o risorse per raggiungere il tuo obiettivo?
- Verifica le opzioni del passaggio 2. L'implementazione di un'attività ti aiuterà a raggiungere il tuo obiettivo? O hai bisogno di implementare diversi corsi di azione? E se sì, li fai uscire singolarmente nel tempo o tutti insieme?
- Dare priorità alle nuove attività e documentare i costi necessari per l'implementazione.
- Valuta tutti i costi e le spese necessari per quel periodo in arrivo in ogni aspetto della tua attività (o del dipartimento che intendi adattare per raggiungere il tuo obiettivo). Includere i costi necessari per le nuove attività che hai documentato nel passaggio 4.
- Se la valutazione soddisfa la tua approvazione e tutte le spese sono giustificate, impegnarsi nell'implementazione e seguire il budget.
- Alla fine del periodo, esamina le tue misure e determina se hai raggiunto il tuo obiettivo. L'implementazione è andata a buon fine? Se sono stati commessi degli errori, vuoi adeguarti e andare avanti con il processo nel prossimo periodo? O interrompere del tutto il / i compito / i?
- Ricomincia dal punto 1 all'inizio di un nuovo periodo.
Perché potrebbe essere giusto per te?
A causa della sua struttura dettagliata, il bilancio a base zero consente ai proprietari di imprese di incorporare nuove strategie per un periodo di tempo senza il timore di perdere la sostenibilità. Spesso impostato su base continuativa, il processo offre agli imprenditori l'opportunità di approfondire i loro piani di implementazione ed evitare aumenti del budget di carta bianca che potrebbero non mostrare un ritorno sull'investimento per lunghi periodi di tempo.
Un altro vantaggio di questo metodo di gestione aziendale è che può effettivamente ridurre i costi per le operazioni quotidiane. Le risorse vengono allocate solo quando sono necessarie, riducendo gli sprechi e la ridondanza e aumentando al contempo la comunicazione tra i reparti che richiedono un coordinamento migliore per mantenere il budget.
Perché potrebbe non essere adatto a te?
È vero che il metodo può portare a costi operativi inferiori per le grandi aziende, ma questo spesso significa che i dipartimenti che producono prodotti non redditizi possono subire modifiche o sottofinanziamenti. Laddove alcune aree del budget come la produzione o la vendita giustificheranno facilmente le loro spese, altre funzionalità necessarie come il servizio clienti o la ricerca e lo sviluppo potrebbero avere tempi più difficili che giustificano le loro spese oltre il minimo indispensabile.
Un altro svantaggio del bilancio a base zero è che può richiedere molto tempo rispetto al budget basato sui costi o al budget basato sulle attività. Questo è particolarmente vero per le grandi aziende, ma è anche vero per i proprietari di piccole imprese. Passare attraverso ogni elemento pubblicitario ogni periodo che giustifica la sua necessità può essere laborioso e un uso inefficiente del tuo tempo.
Dove può portarti?
Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, il bilancio a base zero ti richiede di dare un'occhiata più da vicino a quale valore azionario nel tuo processo. Anche se richiede molto tempo, è un metodo, se utilizzato correttamente, che può portare a una maggiore sostenibilità e crescita equilibrata.
In definitiva, ogni imprenditore che sceglie di utilizzare il budget a base zero per le proprie operazioni apprenderà sicuramente l'importanza di investire tempo e risorse per guidare l'efficienza e il valore della propria azienda.