Negli ultimi anni molte aziende hanno vissuto l'esperienza di certificazione ISO 9000. A volte questo può essere un processo lungo e costoso, ma le aziende sono disposte a passare attraverso la certificazione per i benefici che porta. Tuttavia, ciascuna società è unica e la direzione dovrebbe considerare attentamente i motivi per cui desidera ottenere la certificazione ISO 9000 e quali saranno i benefici per l'azienda.
La certificazione ISO 9000 fu pubblicata per la prima volta nel 1987 sulla base della serie di standard BS 5750 introdotta dal British Standards Institute (BSI) negli anni '70. A partire dal 2009, l'organizzazione ISO stima che oltre un milione di aziende fosse certificata ISO 9000, di cui un quarto proveniva dalla Cina.
Negli anni '90, le aziende hanno eseguito certificazioni ISO 9000 per ragioni che potrebbero non aver giovato alla loro attività. La fretta di diventare certificati ISO 9000 è stata guidata per certi aspetti dal non voler essere l'unica azienda a non essere certificata. Le imprese eseguivano la certificazione perché i loro concorrenti erano e non perché la loro attività sarebbe migliorata. Nell'attuale clima economico, le aziende stanno valutando attentamente se la certificazione ISO 9000 è qualcosa di cui trarranno beneficio. Le ragioni per la certificazione dovrebbero essere valutate rispetto ai vantaggi che la certificazione porterebbe.
Il motivo principale per cui un'azienda considera la certificazione ISO 9000 è che è un requisito di uno dei suoi clienti o potenziali clienti .
Se il cliente principale di un'impresa richiedesse la certificazione di tutti i suoi fornitori, ovviamente sarebbe nell'interesse di un'azienda perseguire la certificazione ISO 9000. Questo sarebbe anche il caso in cui un potenziale cliente avesse lo stesso requisito.
Un altro motivo importante per cui un'azienda dovrebbe considerare la certificazione ISO 9000 è che può migliorare l'efficienza dell'azienda.
La certificazione ISO 9000 può aiutare un'azienda a semplificare e ordinare i suoi processi, rendendo la società più efficiente.
Affinché un'azienda possa ottenere la certificazione ISO 9000, esistono diverse attività che devono essere svolte indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di azienda. La prima e più importante di queste attività è l'impegno da parte della direzione . Senza avere alti dirigenti alla guida del processo, la certificazione ISO 9000 è difficile da raggiungere. Questo impegno non dovrebbe essere solo presente all'inizio del processo di certificazione, ma in ogni fase, fornendo assistenza e supporto sotto forma di un comitato direttivo. Molte aziende hanno fallito nel processo di certificazione a causa della mancanza di supporto da parte del top management.
Quando la direzione si è impegnata nel processo di certificazione, è di vitale importanza formare il personale della società sulla procedura ISO 9000. Da lì il personale chiave può essere selezionato e addestrato per essere i revisori interni della società per il processo di certificazione.
Il prossimo passo è preparare un manuale di politica della qualità per l'azienda. Questo manuale dovrebbe riflettere gli elementi dei requisiti ISO 9000 applicabili alla società. È importante garantire che i requisiti siano pienamente compresi prima che venga sviluppato il manuale della politica sulla qualità.
Il manuale della politica sulla qualità dovrebbe includere procedure operative che identifichino le funzioni all'interno dell'azienda e il personale responsabile per tali funzioni. Il manuale della politica di qualità viene quindi esaminato dai revisori interni incaricati dalla società per verificarne la conformità con le normative ISO 9000. Se la verifica rileva eventuali problemi, è possibile pianificare azioni correttive e apportare modifiche alle procedure. Una volta che un audit interno ha rilevato che non sono più necessarie azioni correttive, la società può selezionare un registrar o un ente di certificazione ISO. La selezione di un registrar è fondamentale per ridurre il costo degli audit di certificazione esterni ISO 9000. I registrar hanno costi diversi ed è prudente per un'azienda selezionare un registrar in base alle esigenze dell'azienda. A volte non è necessario assumere il registrar più grande o più costoso quando un registrar locale sarebbe sufficiente.
Quando una società assume un registrar, solitamente include la verifica della registrazione e gli audit di sorveglianza. L'audit di registrazione è l'audit iniziale che verrà effettuato per verificare se una società otterrà la registrazione. Una società concorderà il processo di verifica con il registrar. Viene eseguito un audit di pre-valutazione e ogni azione correttiva intrapresa. Una volta che non ci sono più azioni correttive, è possibile eseguire la verifica della registrazione. Se l'audit di registrazione non segnala alcuna azione correttiva, la registrazione ISO è completa. Dopo la registrazione di un'azienda, il registrar tornerà circa ogni sei mesi o anno per verificare se l'azienda mantiene il proprio sistema e continua a soddisfare i requisiti dello standard.