Razionalizza i tuoi record con PayPal ed Excel

Fai in modo che i registri di eBay si realizzino con le funzionalità di PayPal

Se sei stato un venditore eBay per un certo periodo di tempo, sai già che PayPal è un ottimo modo per accettare pagamenti online: è veloce, è facile e PayPal conserva registrazioni meticolose delle transazioni completate in questo modo. Di fatto, puoi accedere a queste transazioni in un formato conveniente e pronto per il foglio di calcolo per semplificare le pratiche contabili : se sei un acquirente, un venditore o entrambi, non devi utilizzare il sito web PayPal direttamente per accedere al record per ogni transazione

In combinazione con un programma di fogli di calcolo come Excel, questa funzione di PayPal può rendere la contabilità per piccoli e medi acquirenti e venditori un pezzo di torta, soprattutto se si fa attenzione a utilizzare PayPal per la maggior parte delle transazioni.

Utilizzo di Excel per accedere ai record PayPal

PayPal rende accessibile il suo database delle tue transazioni in un formato chiamato CSV o "valori separati da virgola". La maggior parte delle applicazioni per fogli di calcolo come Excel, Quattro Pro o OpenOffice.org Calc, le stesse che è possibile utilizzare per bilanciare il libretto degli assegni o fare le tasse, sono in grado di leggere e importare i file memorizzati in questo formato.

Poiché PayPal è in grado di creare file CSV per te in base agli intervalli di date, puoi utilizzare PayPal per generare informazioni contabili rapide, accurate e complete (comprese le commissioni PayPal , gli importi di spedizione e gestione e altri dettagli) sulle transazioni eBay che puoi quindi archiviare sul proprio computer e manipola in un'applicazione per fogli di calcolo, ad esempio, per ordinare per tipo di transazione o ottenere somme rapide a fini fiscali.

Creazione di un file CSV utilizzando PayPal

Per creare un file CSV delle tue transazioni PayPal, accedi al sito web di PayPal come faresti normalmente per visualizzare il tuo account. Una volta effettuato l'accesso e visualizzando la pagina "Il mio account" predefinita, segui questi passaggi:

1. Fai clic su "Cronologia". Fai clic sul link "Cronologia" blu e bianco vicino al centro superiore della pagina. (Suggerimento: si trova a destra del link "Prelievo".)

1. Seleziona un intervallo di date. Utilizzare gli strumenti nella parte superiore della pagina per selezionare un intervallo di date per le transazioni da visualizzare. È possibile selezionare richieste comuni come "Ultima settimana" (per tutte le transazioni nei precedenti sette giorni) o "Ultimo mese" (per tutte le transazioni effettuate negli ultimi 30 giorni) oppure si sceglie di visualizzare un intervallo di date specifico.
2. Fai clic sul link "CSV". Fai clic sul link "CSV" a destra della parola "Download:" nella parte superiore destra dell'area di visualizzazione. Apparirà un popup che ti chiederà di selezionare un formato di download.
3. Fai clic sul pulsante "Scarica". Senza modificare il tipo di file da "CSV", fai clic sul pulsante giallo "Scarica". PayPal si fermerà per qualche istante per accedere al suo database prima di inviare al browser un file chiamato Downoad.csv. Salva questo sul tuo desktop per un facile accesso.

Gli utenti avanzati che leggono insieme a questo articolo potrebbero già sapere esattamente cosa vogliono fare con i dati in questa fase: se sei tu, sentiti libero di scaricare in altri formati (come i formati Quicken o Quickbooks) o di deviare dal seguente procedura.

Importazione di file CSV in Excel

Ora che hai scaricato un file CSV contenente le transazioni di tua scelta e il file è stato salvato sul desktop, segui questi passaggi per caricare il file in Excel.

1. Avvia Excel. Se il file CSV sul tuo desktop appare già come un file Excel (cioè l'icona che rappresenta il file ha lo stesso aspetto delle icone che normalmente vedi per i file Excel), puoi semplicemente fare doppio clic sul file per aprirlo e vóila- hai finito! Molti utenti troveranno, tuttavia, che il file CSV non si apre automaticamente in Excel quando si fa doppio clic sull'icona. Se sei tu, usa il menu di avvio per avviare l'applicazione Excel.

1. Scegli il menu "File", quindi seleziona "Apri". Una volta aperta l'applicazione Excel, fai clic sul menu "File" nell'angolo in alto a sinistra della finestra e seleziona l'opzione "Apri" dall'elenco di scelte. Dovresti essere accolto da una finestra di dialogo più piccola etichettata "Apri" che mostra i file sul tuo computer.
2. Seleziona il tuo desktop. Nelle versioni recenti di Excel, questo può essere ottenuto facendo clic sull'icona "Desktop" sulla sinistra della finestra di dialogo "Apri". Nelle versioni precedenti di Excel, fai clic sull'elenco a discesa Posizione vicino alla parte superiore della finestra e seleziona "Desktop" dal lungo elenco di luoghi visualizzato.
3. Imposta il tipo di file su "Tutti i file". Fai clic sull'elenco a discesa "Tipo file" nella parte inferiore della finestra e modifica il tipo di file da "File Excel" a "Tutti i file". Ciò farà sì che la finestra di dialogo "Apri" mostri tutti i file CSV sul desktop.
4. Fare doppio clic sul file "Download". Individua il file CSV (chiamato "Download" o "Download.csv" a seconda della versione di Windows - potresti dover cercare in un elenco di tutti i file sul desktop) nell'elenco dei file visualizzati nella finestra di dialogo "Apri" e fai doppio clic su di esso.

Questo è tutto ciò che c'è da fare! Ora dovresti vedere un elenco ordinato e ordinabile di tutte le tue recenti transazioni PayPal in Excel. Se hai già familiarità con Excel, dovresti essere in grado di utilizzare immediatamente queste informazioni nei tuoi registri finanziari per elaborare, filtrare, organizzare, cercare o manipolare in altro modo i tuoi record PayPal.

Nota anche, come menzionato all'inizio di questo articolo, che passi simili possono essere seguiti per importare i tuoi record PayPal in OpenOffice.org o Quattro Pro. Basta importare l'applicazione per fogli di lavoro o aprire un file "CSV" o "valori separati da virgole".

Come nota finale, tieni presente che se vuoi continuare a utilizzare queste informazioni, dovresti probabilmente salvarle nuovamente nel formato standard di Excel (o in qualsiasi formato standard utilizzato dal foglio di calcolo) per comodità. Per fare ciò, fare clic sul menu "File" nella parte in alto a sinistra della finestra di Excel e scegliere l'opzione "Salva con nome". Quindi, selezionare "Cartella di lavoro di Microsoft Excel" dall'elenco a discesa "Salva come" nella parte inferiore della finestra di dialogo "Salva con nome" visualizzata.

Buona contabilità!