L'importanza e la preparazione degli elenchi di imballaggi di importazione ed esportazione

Prestare attenzione ai dettagli quando si preparano documenti di spedizione internazionali

Una lista di imballaggio accompagna una spedizione internazionale e viene utilizzata per informare le compagnie di trasporto su ciò che stanno muovendo. Consente inoltre al cliente e agli altri soggetti coinvolti nella transazione di verificare ciò che è stato spedito contro la fattura proforma. È una salvaguardia necessaria contro la spedizione di merci non corrette a livello internazionale. Ad esempio, un packing list di esportazione è molto più dettagliato di quello domestico.

Per preparare la tua lista di imballaggio, elimina tutti i prezzi in fattura e verifica che il numero di casi, peso (netto, lordo, metrico) e le misure appaiano sulla fattura. Quindi rinominare il documento "PACKING LIST" in lettere grandi e in grassetto. Non sostituire mai una lista di imballaggio per una fattura commerciale.

Ecco alcuni motivi per cui una lista di imballaggio è importante:

• Supporta ciò che viene effettivamente spedito.
• Può accompagnare un certificato di ispezione.
• Può essere utilizzato come ulteriore prova a supporto di un metodo di pagamento ma (si consiglia) è necessario assicurarsi di abbinare la descrizione del prodotto a quella di qualsiasi strumento di pagamento.
• Verrà utilizzato da un broker doganale per la liquidazione e l'ingresso in un paese straniero.
• Viene utilizzato dal compratore-venditore per confrontare ciò che è stato ordinato a ciò che è stato spedito.
• È usato per emettere una polizza di carico.
• Viene utilizzato per le informazioni di esportazione elettronica (EEI) ed è spesso utilizzato dai funzionari doganali statunitensi e stranieri per verificare le merci.

Perché le liste di imballaggio sono così importanti

Se non si completa una lista di imballaggio, possono sorgere una miriade di problemi che possono rovinare il disordine alla vostra attività. Questi problemi vanno dal non ricevere la merce consegnata nella destinazione desiderata per non essere pagata.

Un packing list deve essere fissato in modo sicuro all'esterno di ogni contenitore di spedizione , preferibilmente in un pacchetto impermeabile e in una busta chiaramente contrassegnata come "Packing List Enclosed". È responsabilità degli spedizionieri e degli spedizionieri determinare il peso e il volume totali della spedizione e se il carico corretto (come indicato) viene spedito o meno.

Tutte queste informazioni sono basate sulla lista di imballaggio. Inoltre, i funzionari doganali del porto di entrata e del porto di uscita possono utilizzare l'elenco di imballaggio per verificare il carico.

Preparazione anticipata

Diverse settimane prima della spedizione, lo spedizioniere, il broker doganale, la banca e il cliente devono indicare quante copie hanno bisogno e dove ogni copia deve essere allegata e distribuita. Dovresti sempre creare tre o quattro copie extra per i tuoi file, per ogni evenienza.

Se si decide di elaborare la documentazione di spedizione online, selezionare l'opzione di packing list appropriata e quindi contattare tutte le parti coinvolte nella vendita internazionale per determinare se è necessario firmare la packing list.

Poiché qualsiasi errore sulla distinta di imballaggio può causare un ritardo nello sdoganamento nel porto di destinazione, seguire tutti i passaggi necessari per assicurarti di farlo correttamente la prima volta.