Ottenere i file del donatore in ordine
Quando sai quando è arrivato quel momento, e allora cosa fai? Diversi professionisti senza scopo di lucro hanno dato queste risposte quando ho chiesto loro di completare questa frase: "Sapevo che era giunto il momento di ottenere un nuovo sistema di gestione dei donatori quando ..."
- Quello che avevamo non poteva riportare i dati nei modi in cui avevamo bisogno.
- Il cane ha mangiato i miei indici.
- Volevo sapere qualcosa sui miei donatori e ci è voluta un'assurda quantità di tempo per trovare la risposta.
- L'ultimo "sistema" se n'è andato con la testa.
- L'unica persona che aveva idea di come usare il sistema (un vecchio database di Access) si stava ritirando.
- Il computer di un volontario si è schiantato e abbiamo perso tutto.
Queste ragioni suonano vere per la tua organizzazione no profit?
Decidere che è necessario un nuovo sistema è, tuttavia, la parte facile. C'è un mondo di informazioni confuse sui sistemi concorrenti là fuori, e non è un modo semplice per mettere tutto insieme.
Mi sono rivolto a "Consumer Reports" della tecnologia non profit per trovare le risposte. Idealware è un'organizzazione non profit che aiuta altre organizzazioni non profit a prendere decisioni intelligenti in merito al software eseguendo ricerche imparziali e quindi traducendole in report, articoli e formazione di facile comprensione.
Andrea Berry, Director of Partnerships and Learning di Idealware, suggerisce questi passaggi per la scelta di un nuovo sistema di gestione dei donatori.
Scopri se hai davvero bisogno di un nuovo sistema.
Berry dice di iniziare valutando il motivo per cui non ti piace il tuo sistema. Il problema potrebbe non essere quello che pensi, e non è facile cambiare software. Ci vuole tempo, fatica e denaro.
Berry ha dichiarato: "Non esiste un sistema di proiettili d'argento, quindi assicurati che il tuo attuale sistema sia davvero inadeguato.
Ad esempio, potresti semplicemente avere bisogno di saperne di più sul sistema che hai, piuttosto che passare completamente a un nuovo sistema. "
Toccate il tempo per determinare qual è il problema. Potrebbe essere uno dei seguenti?
- Hai bisogno di più formazione. Forse il tuo attuale sistema ha caratteristiche che non comprendi o sai usare. Chiedi al tuo fornitore se ci sono opzioni di formazione, come video o risorse online, a cui puoi accedere.
- Hai bisogno di più supporto. Quali sono le opzioni di supporto per il tuo attuale sistema? C'è un supporto disponibile e conveniente? Il venditore capisce i tuoi problemi e cerca di aiutarti o ti parla? Hanno una soluzione per il tuo particolare problema?
- Non capisci tutte le funzionalità del tuo attuale sistema. Sai davvero che non fa quello che vuoi? C'è documentazione disponibile? Alcuni venditori stanno lavorando duramente per fornire più aiuto come video, forum in cui è possibile porre domande e pubblicazioni scritte per non-tecnici.
- Il tuo sistema è troppo debole o troppo robusto. Dimensionare un sistema per il processo e il budget è un passaggio cruciale.
- Il tuo sistema è troppo costoso. Stai pagando per più funzionalità del necessario? Berry dice: "Quando parli con un venditore, ricorda che questa è una vendita ... la natura è" vendere ". Capire le tue esigenze ti aiuterà a non essere distratto dalla "sindrome dell'oggetto lucido". "
- Il tuo sistema non è aggiornato. Forse il tuo sistema non ha nuove funzionalità. Tieni presente che dovrebbe essere aggiornato regolarmente o automaticamente o da te o dal tuo fornitore. Basta essere consapevoli di come il tuo sistema rimane aggiornato.
- Il tuo sistema non è più supportato dal venditore. Berry dice che questo non è comune ma succede, specialmente se un venditore più piccolo viene acquistato da uno più grande.
Idealware fornisce una cartella di lavoro, una guida per i consumatori a sistemi di gestione dei donatori a basso costo che ti aiuteranno a guidarti attraverso questo processo di autovalutazione.
Identificare un gruppo di stakeholder.
Quindi hai deciso di cambiare. Cosa c'è dopo?
Berry ha dichiarato: "Quello che vediamo sempre è che il direttore dello sviluppo decide di ottenere un nuovo sistema ma non si consulta con il reparto marketing o il direttore esecutivo o il coordinatore volontario , i quali utilizzeranno tutti il sistema".
È una buona idea consultare tutti coloro che useranno il sistema. Quando fai brainstorming di elementi di cui hai bisogno, lascia che ognuno abbia voce in capitolo. Assicurati che tutti coloro che useranno o siano interessati dal sistema siano rappresentati. Qualcuno nel dipartimento dei regali principali dovrebbe essere sicuramente presente come dovrebbe un individuo che dirige gli sforzi di raccolta fondi.
Comprendi i tuoi processi attuali.
Fai un elenco dettagliato dei tuoi processi di raccolta fondi, standardizzali e valuta tutto ciò che fai con i tuoi database. Chiedi alla tua organizzazione:
- Perché lo facciamo in questo modo?
- Dobbiamo continuare a fare le cose in questo modo?
Berry ha dichiarato: "La standardizzazione offre flessibilità nella scelta di un sistema ... i sistemi meno costosi non offrono una grande flessibilità, quindi meno" stranezze ", meglio è, cercare le migliori pratiche sul campo ed evitare procedure uniche."
Elimina i licenziamenti prima di investire. Quante volte inserisci un indirizzo, per esempio? Non portare avanti le tattiche bizzarre che si sono moltiplicate nel corso degli anni e concentrarsi invece su ciò che la tua organizzazione ha bisogno attualmente.
Ad esempio, ti consigliamo di impostare uno standard per la voce del numero di telefono. Registrerai i numeri come (555) 555-5555 o 555-555-5555? Questi sono tutti i dettagli essenziali su cui riflettere.
Dai priorità alla tua lista dei desideri delle funzionalità .
Ottieni tutti insieme chi userà il sistema o chi riceverà i rapporti da esso. Brainstorming tutto ciò che si può desiderare e quindi classificare queste funzionalità. Determina ciò di cui hai assolutamente bisogno, senza il quale il sistema è inutile. Farlo per primo ti impedirà di raggiungere un livello di complessità che potrebbe rovinare il tuo budget.
Berry consiglia di creare un elenco a tre livelli:
- Di cosa hai bisogno o il sistema è inutile?
- Cosa sarebbe bello avere ma non è un interruttore?
- Cosa vorresti se il denaro non fosse un'opzione?
Le caratteristiche popolari spesso includono:
- Tracciamento del coinvolgimento dei donatori
- Campi personalizzati e note
- Coltivazione di donatori
- Funzionalità di pianificazione
- Rapporti sulle tendenze popolari
- Gestione dei soci
Bonus: dai un'occhiata alla Guida di Salsa ai CRM per determinare le giuste funzionalità per la tua organizzazione.
Fai la tua ricerca
Usa Idealware. Hanno fatto la ricerca necessaria per te. I report di Idealware hanno ridotto il campo, selezionato i sistemi che sono dedicati ai sistemi di gestione dei donatori, quindi hanno estratto i primi dieci sistemi e fornito un elenco di funzionalità.
Consulta la Guida del consumatore per i sistemi di gestione dei donatori a basso costo.
Usando il rapporto, fai una lista di tre o quattro sistemi vitali.
Pianificare dimostrazioni del fornitore.
Alcuni venditori verranno da te o puoi andare da loro. Ma molte demo sono trasmesse online con l'aiuto di uno strumento di condivisione web. A volte è anche possibile scaricare una versione di prova.
Assicurati di utilizzare esempi reali per vedere come ogni sistema funzionerà per le tue esigenze. Un grande aiuto sono i sei suggerimenti di Idealware per la navigazione nella demo del fornitore.
Classifica i sistemi in base alla tua lista dei desideri, in base alle tue esigenze principali e ai costi elevati, a un prezzo abbordabile, e scegli il sistema giusto per te.
Potresti essere in grado di acquistare il tuo nuovo sistema con una carta di credito online, ma i sistemi più grandi potrebbero avere un contratto che deve essere elaborato e firmato.
Berry afferma: "A volte è possibile iniziare a utilizzare immediatamente il nuovo sistema, mentre altri sistemi devono essere personalizzati. DonorPerfect Online è ben noto per la personalizzazione di un sistema prima di iniziare, mentre altri sistemi, come GiftWorks, sono facili da usare dall'ottenere -go Alcuni sistemi necessitano di un consulente per essere installati. "
Tieni presente che utilizzerai il tuo CRM per migliorare al massimo le relazioni con i donatori, ma puoi anche usarlo per migliorare le tue strategie di raccolta fondi.
Dan Quirk è il responsabile marketing di Salsa Labs, la principale società di software per la raccolta di fondi per organizzazioni non profit orientate alla crescita. L'attenzione al marketing di Dan sulla creazione di contenuti, sull'ottimizzazione della conversione e sulla moderna tecnologia di marketing lo aiuta a istruire i team di sviluppo non profit sulle best practice di raccolta fondi digitali.