Come migliorare il processo di richiesta di informazioni (RFI)

Ottieni informazioni su questa fase preliminare di costruzione

Stai facendo la richiesta di informazioni? O qualcun altro richiede informazioni da te? Il termine 'richiesta di informazioni' (RFI) può essere applicato in entrambi i modi, ma ci sono alcune differenze fondamentali nel processo in ciascun caso. Scopri di seguito come migliorare la tua procedura RFI, sia che chiedi o chieda informazioni.

Parte A. Si è chiesto informazioni

Le richieste di informazioni sono una fase preliminare frequente nella definizione e nella realizzazione di lavori di costruzione.

Spesso è una questione di dimensioni: i progetti più grandi hanno più variabili e più incognite che devono essere risolti o almeno ristretti prima di chiedere proposte formali, quindi una RFI può aiutare.

1. Il tuo processo deve essere abbastanza veloce da comprendere e rispondere senza indebito ritardo. Un RFI da un potenziale cliente è una possibilità per te di entrare presto. Questo, a sua volta, significa essere ben organizzati per rispondere rapidamente e correttamente.

2. Se l'RFI indica un lavoro che preferiresti non svolgere, o che porterebbe a conflitti di risorse con i progetti di altri clienti, puoi educatamente rifiutare. Una risposta negativa, ma tempestiva può ancora lasciare una buona impressione e una possibilità di essere contattato per altri progetti in seguito.

3. Assicurati che l'RFI abbia abbastanza dettagli per poter dare una buona risposta. Come minimo, controlla di avere abbastanza informazioni per rispondere alle seguenti domande:

   1. Puoi competere? Hai le competenze e le risorse per fornire una buona soluzione?

   2. Puoi vincere un progetto del genere? Sei migliore dei concorrenti per questo lavoro di costruzione?

   3. Vuoi vincere un progetto del genere? Controlla il track record del cliente per il pagamento in tempo, prima di rispondere a questa domanda.

1. Se l'RFI rimane troppo poco chiaro, il tuo processo può definire le seguenti scelte.

   1. Puoi rifiutare e perseguire altri progetti.

   2. Puoi aiutare il cliente a definire meglio le esigenze di costruzione.

   3. Puoi offrire servizi di consulenza a pagamento per mettere insieme una nuova RFI.

Ogni opzione ha i suoi pro e contro. La tua decisione su quale opzione scegliere sarà in base al progetto e al cliente interessato.

Parte B. Sei tu quello che chiede informazioni

Una volta avviato un progetto di costruzione, non è insolito che un appaltatore o un subappaltatore richieda informazioni aggiuntive per assicurarsi che il lavoro sia svolto correttamente.

1. Avvia il processo RFI se è necessario:

   • Modifica delle specifiche del progetto, ad esempio, per sostituire un materiale da costruzione con un altro (forse non ottenibile).

   • Chiarimento di un compito o modo in cui un determinato materiale deve essere utilizzato, modellato, applicato e così via.

   • Risoluzione di un "deficit di costruzione" in cui parte del progetto non è stata eseguita in base alle specifiche del progetto.

   • Correzione delle specifiche se vi sono validi motivi per mettere in discussione un'omissione, un'applicazione errata o la mancanza di qualità relativa a materiali o compiti specificati.

2. Controllare se il cliente o l'appaltatore generale ha un modulo RFI standard che deve essere utilizzato. Buone forme e modelli ti aiutano a includere le giuste informazioni al fine di ottenere risposte sensate e utili alla tua RFI. Registra la tua RFI appena aperta, ad esempio, in un'applicazione software centralizzata per la gestione delle RFI.

3. Esamina la risposta che ottieni per assicurarti che sia chiara e realistica. Confermare o chiarire qualsiasi effetto sul budget e il programma per il progetto. Aggiorna la pianificazione del tuo progetto in modo appropriato.

1. Contrassegna la tua RFI come chiusa o risolta, se la risposta che hai ricevuto lo giustifica. Controlla il tuo elenco di tutte le RFI irrisolte. Inseguire le parti interessate per le risposte!