Elementi del rapporto di non conformità
Un rapporto di non conformità deve essere utilizzato preparato e deve includere almeno le seguenti informazioni:
- Qual è la ragione principale o cosa quando è sbagliato
- Perché il lavoro non soddisfa le specifiche
- Cosa si può fare per evitare che accada di nuovo
- Viene intrapresa un'azione correttiva esplicativa
- I principali attori coinvolti nella NCR e le specifiche interessate dalla NCR
Quando emettere un rapporto di non conformità
Il settore edile utilizza regolarmente l'NCR come modo per registrare e tenere traccia dei lavori eseguiti che non soddisfano gli standard o le specifiche. I seguenti scenari sono le situazioni più comuni che richiedono l'emissione di un NCR:
- Lavori che non sono stati costruiti come indicato nei disegni approvati per la costruzione
- Lavoro che non soddisfa le tolleranze specificate come stabilito nelle specifiche del progetto.
- Lavoro che viene eseguito utilizzando metodi o standard non approvati
- Quando il piano di collaudo e ispezione non viene seguito come concordato
- Quando i risultati dei test dimostrano che il prodotto non soddisfa gli standard stabiliti e approvati
- Quando un materiale è utilizzato e non è stato approvato come sostituto (uguale o simile)
- Quando il design non è accurato e non rappresenta le condizioni reali del campo
- Quando la procedura approvata non è stata seguita e i difetti di qualità sono stati identificati dal team di progetto.
Chi è responsabile di emettere il rapporto di non conformità?
Il rapporto di non conformità, a seconda della situazione, può essere rilasciato da qualsiasi membro del team di progetto.
Presenta un fatto non discutibile, chiaro e con sufficienti informazioni di backup che supportano il reclamo. È importante stabilire fin dal primo giorno quali sono le condizioni per emettere il NCR. Una volta stabilite le regole e definiti i limiti, è sicuro emettere NCR, ma è più importante tenerne traccia ed essere in grado di chiudere l'NCR. I rapporti di non conformità devono essere utilizzati come strumenti di apprendimento e formazione per evitare che tali situazioni si ripetano.
Conseguenze del rapporto di non conformità
Sebbene sia molto importante e salutare emettere NCR al momento giusto, è anche prudente dire che gli NCR possono anche portare altri problemi nel contratto. A volte, le NCR possono essere viste dalle istituzioni finanziarie come bandiere rosse o possono essere identificate come cattive prestazioni dal contraente , quindi potrebbe finire per avere implicazioni finanziarie sui progetti futuri. In alcune situazioni, le NCR possono aprire la porta a richieste e persino a un ulteriore processo di arbitrato. Le NCR possono anche comportare ritardi nel processo di costruzione quando è necessario apportare risorse aggiuntive per correggere le situazioni o le aree interessate dal rapporto di non conformità. Vi sono molti documenti e ricerche associati a un NCR, in quanto il soggetto che ha redatto il rapporto deve raccogliere informazioni, specifiche, standard e procedure di lista che sono state influenzate dalla situazione.
Cosa fare quando si riceve un NCR?
Se sei il destinatario di NCR, devi agire tempestivamente e come minimo segui questi passaggi per una rapida soluzione:
- Incontro con la persona che ha emesso la NCR
- Attuare l'azione correttiva e assicurarsi attraverso un processo di ispezione che il problema sia stato risolto adeguatamente.
- Rispondere attraverso una lettera formale o documentare il processo su quale sia stata l'azione che ha scatenato la NCR, documentare l'azione per risolvere il problema, spiegare i passi compiuti per evitare che ciò accada e, ultimo ma non meno importante, assicurarsi che la controparte concorda e segni fuori dal tuo piano d'azione.