L'emissione di queste carte ai dipendenti significa che possono effettuare determinate transazioni per conto dell'azienda e successivamente archiviare tutte le ricevute al direttore finanziario principale alla fine di ogni mese. Come società, invece di emettere anticipi in contanti ad ogni dipendente, le carte di credito aziendali risultano essere l'opzione migliore in quanto non sarete coinvolti nella seccatura di dare denaro.
Tuttavia, prima di emettere carte aziendali, è necessario mettere in atto misure precauzionali. Senza farlo, c'è la possibilità per alcuni dipendenti di utilizzare in modo improprio i fondi aziendali . Il rischio di acquisti non autorizzati aumenta quando le carte di credito aziendali sono nelle loro mani e non sono in atto misure di protezione. Al fine di controllare questo rischio, le seguenti politiche aiuteranno:
All'inizio, imposta le aspettative
Quando si emettono le carte, è consigliabile impostare e informare tutti i dipendenti su ciò che ci si aspetta da loro quando si tratta di utilizzo della carta. È necessario stabilire una politica che spieghi chiaramente la responsabilità del titolare della carta, il tipo di spese sulle quali le carte dovrebbero essere utilizzate e il tipo di documenti che si devono presentare per ciascuna spesa.
Questa è una delle chiavi che ogni azienda dovrebbe mettere in atto in modo da limitare il modo in cui il titolare della carta utilizza la carta. Senza fare ciò, la tua azienda incorre in spese extra che non sono mai state preventivate e che a lungo termine aumentano i costi di gestione del business.
Assicurarsi che le regole della carta siano correttamente comprese
Come sappiamo, la maggior parte dei dipendenti non ha la cultura della lettura. Ciò significa che se si limitano a distribuire le carte aziendali dei dipendenti con una stampa legale delle regole senza averle esaminate su come o quanto ci si aspetta per quanto riguarda l'utilizzo della carta, ciò non sarà di aiuto poiché molti di essi potrebbero utilizzare la carta senza leggere il regole.
Per evitare lo scenario di cui sopra, è bene organizzare un incontro con i dipendenti e portarli attraverso la politica. Dopo averlo fatto, sarebbe bene per loro riconoscere la comprensione della politica per iscritto. Ciò significa che nel caso in cui un dipendente vada contro ciò che afferma la politica, devono essere prese misure appropriate.
Essere appassionati di spendere
A volte la maggior parte dei dipendenti tende ad andare contro le regole e finisce per spendere di più di quanto descritto nella politica. Con questo nella tua mente, è bene tenere sotto controllo l'utilizzo delle carte di credito aziendali . Il direttore finanziario dovrebbe informare i supervisori di ciascun dipartimento che saranno loro affidati la responsabilità di supervisionare i dipendenti con le carte in quel dipartimento.
Questo in un modo ridurrà al minimo l'uso improprio delle carte da parte dei dipendenti. Quando un dipendente sa che c'è una spesa per il monitoraggio delle carte, temono di impegnarsi in acquisti non consentiti non indicati nella polizza.
Hanno misure protettive in atto
Il denaro è una risorsa economica, quindi è molto scarso. Ciò significa che quando un dipendente abusa dei privilegi di utilizzo della carta, l'onere viene immediatamente trasferito da loro alla società. Con questo in mente, è bene per te mettere limiti di spesa su ogni carta.
Quelli in posizioni manageriali potrebbero avere limiti più alti rispetto a quelli dei ranghi inferiori. Questa misura ha lo scopo di ridurre il rischio di effettuare transazioni non autorizzate. Il limite di spesa impostato non dovrebbe mai essere superato e dovrebbe essere indicato nella politica. Se alcuni dipendenti superano il limite, l'importo extra deve essere detratto dal proprio libro paga più una penalità.
Effettuare sempre una revisione annuale
Il programma delle carte di credito dell'azienda deve essere rivisto anno dopo anno. Questo perché alcuni dipendenti potrebbero essere passati da un dipartimento all'altro e poiché ogni dipartimento ha un limite di spesa specifico, è necessario effettuare una revisione annuale del programma.
Ciò consente inoltre ai responsabili dei dipartimenti di emettere nuovi limiti di spesa in conformità con le responsabilità di ciascun dipendente. Se un dipendente lavora in un reparto che non ha più bisogno di una carta di credito aziendale, può essere rimosso dal programma.
Aumentare l'efficienza facendo Follow Up
È bene che tu abbia qualcuno che non fa parte della tua azienda o che non sia il titolare della carta a fare sommari di transazioni per conto della società e inviarli a te alla fine di ogni mese. Lo scopo principale di questa persona designata sarà quello di elencare i nomi dei dipendenti che non hanno fornito spiegazioni e dichiarazioni tempestive sull'utilizzo della propria carta.
Questo è un modo semplice per monitorare quali dipendenti aderiscono alle politiche della carta e quali no. Dopo un certo periodo di tempo, potresti decidere di schioccare una frusta su quei titolari di carte perpetui che vanno sempre contro le polizze prendendo le carte lontano da loro temporaneamente o addirittura in modo permanente.
Valutare i valori anomali
Ricorda, una carta aziendale emessa da un dipendente dovrebbe essere utilizzata solo su determinati articoli utili per la società e non dovrebbe mai essere utilizzata per l'acquisto di oggetti personali, a meno che non si tratti di un'emergenza. Pertanto, è necessario monitorare tutte le spese che ogni dipendente utilizza sulla carta alla fine di ogni mese.
Se uno o più dipendenti utilizzano la carta su oggetti personali, è necessario effettuare una valutazione approfondita per stabilire se fosse dovuta a un'emergenza o meno. Se non si tratta di un caso di emergenza, è necessario adottare misure disciplinari nei confronti del titolare della carta. Viceversa, se fosse dovuto a un'emergenza, le spese sostenute dovranno essere detratte dallo stipendio del titolare della carta senza alcuna azione disciplinare presa nei loro confronti.
Dividere il rischio
La politica della carta aziendale dovrebbe garantire che l'utente dipendente sia personalmente responsabile per tutti i saldi delle carte di credito a proprio rischio. Con tale politica in atto, la società avrà solo bisogno di rimborsare i fondi ai singoli titolari di carta in base all'ammontare delle spese approvate.
Questo è ciò a cui ci riferiamo come condivisione del rischio tra l'azienda e i dipendenti. Questo è un buon modo per trattare con i dipendenti che tendono ad acquistare le loro cose personali usando la carta dato che riceveranno solo un importo che corrisponde solo alle spese approvate.