Un criterio di esempio da utilizzare come guida
C'è anche il rischio di furto (intellettuale o fisico), sabotaggio e persino terrorismo. Mentre ogni organizzazione richiede qualcosa di diverso (un ufficio di HQ di Fortune 50 ha molti più visitatori che un piccolo negozio di elettronica), l'esempio qui sotto copre i punti principali.
Le politiche di accesso dei visitatori sono sviluppate dal dipartimento delle risorse umane e la maggior parte dei professionisti delle risorse umane ha una politica o sa scriverne una. In caso contrario, possono prenderne uno da un'organizzazione professionale come SHRM (Society of Human Resource Management).
Un esempio di caso
Zipline International (una società fittizia) ha successo perché assume professionisti di talento e produce prodotti leader nel proprio settore. Poiché i visitatori non autorizzati possono rubare proprietà intellettuale , essere feriti in aree di produzione pericolose o causare danni ai dipendenti Zipline ha implementato una severa politica di accesso dei visitatori. La politica va lontano per salvaguardare i segreti commerciali e proteggere i visitatori e i dipendenti.
Arrivo e partenza
Tutti i visitatori devono essere registrati nel sistema software di gestione dei visitatori gestito dal receptionist dell'ingresso principale. Il sistema registra il nome e l'affiliazione aziendale di ciascun visitatore, nonché lo scopo e la durata della visita.
Badge visitatore
Al momento del check-in, ogni visitatore ha la sua foto scattata e viene dato un badge identificativo con foto. Insieme alla loro foto, il badge visualizza il nome del visitatore e la durata della visita. Il badge del visitatore deve essere sempre indossato.
I visitatori devono essere accompagnati da un dipendente sponsor in ogni momento
Tutti i visitatori devono essere accompagnati dal / i dipendente / i che stanno visitando per la durata del loro soggiorno.
Questo requisito non si applica ai visitatori delle filiali di Zipline. Possono essere presi accordi speciali per accogliere i contraenti assunti per incarichi a lungo termine, ma questi accordi devono essere risolti con il direttore della sicurezza.
fotografie
Nessuna fotografia può essere presa senza la previa approvazione del dipartimento legale o del Direttore della sicurezza. Inoltre, la fotografia consentita non può essere pubblicata senza la previa approvazione del direttore del marketing.
Non-Disclosure
Tutti i visitatori devono firmare una NDA (accordo di non divulgazione) al momento del check-in.
Accesso alla rete ospite
I visitatori che richiedono l'accesso a Internet sono dotati di nome utente e password per la rete wireless di Zipline. Un ospite è autorizzato ad accedere al programma Intranet aziendale con il proprio laptop o un altro dispositivo mobile.
Il ruolo del Marshall piano
Qualsiasi dipendente che notifichi un visitatore senza un badge dovrebbe immediatamente portarlo all'attenzione del piano di controllo designato per la propria area. Il responsabile del piano ha la responsabilità di prima linea per l'applicazione della politica di gestione dei visitatori. In caso di evacuazione di emergenza, il receptionist della reception stampa un elenco di tutti i visitatori e consegna l'elenco al piano terra nell'area di evacuazione.
I Commissari di piano sono responsabili della contabilità di tutti i visitatori durante l'evacuazione.
Dichiarazione di non responsabilità: questa è una politica di esempio e non costituisce un parere legale. È pensato solo per essere un punto di partenza nella creazione di una politica su misura per le esigenze specifiche della vostra azienda. Zipline International è una società fittizia (al meglio delle mie conoscenze) e il nome è stato usato solo come esempio nella stesura di questa politica.