I pro e i contro di tagliare le posizioni del personale a pagamento
L'utilizzo di volontari per svolgere compiti o lavori che altrimenti potrebbero essere svolti dal personale retribuito (spesso chiamato sostituzione del lavoro) dovrebbe essere solo parte di una strategia globale per ridurre i costi durante i periodi difficili. Ecco alcuni suggerimenti per farlo bene:
Non licenziare nessuno con l'intenzione di sostituire un volontario con uno staff retribuito. Tale azione è destinata a costringere altri membri del personale a temere per le loro posizioni ea risentirsi e resistere al lavoro con i volontari, temendo che possano svolgere il proprio lavoro. Tuttavia, quando c'è un logoramento naturale o una riorganizzazione generale, usa quell'opportunità per ripensare al modo in cui è stata impostata la tua organizzazione e come potresti riconfigurare i lavori in modo che alcuni compiti possano essere svolti dai volontari .
Ad esempio, hai appena promosso il tuo addetto alla reception in una posizione di assistente amministrativo collaborando con il direttore dello sviluppo. Questo lascia aperto il lavoro al receptionist. Questa posizione potrebbe essere occupata da volontari ? Una delle organizzazioni che ho visitato di recente limita le ore di apertura al pubblico a cinque al giorno (10 - 13:00) e utilizza volontari per la reception. C'è un volontario diverso ogni giorno. Quel volontario risponde al telefono, saluta i visitatori e svolge un assortimento di compiti di ufficio ben definiti e documentati.
Alla fine della giornata, il volontario utilizza un modulo per riassumere le cose importanti accadute quel giorno e tutti i problemi che potrebbero dover essere risolti dal volontario del giorno seguente.
Questa organizzazione ha risolto la maggior parte degli errori e i volontari sono felici e fedeli. Ora ci sono abbastanza volontari addestrati per avere un paio di volontari aggiuntivi in ufficio che si occupano di altri compiti d'ufficio, aiutando l'organizzazione ancora di più.
Non usare solo volontari per le attività di routine
Molti volontari sono felici di fare il lavoro d'ufficio o di mandare mailing fuori dalla porta o fare commissioni, ma ogni volta che c'è un compito che il tuo staff vorrebbe davvero fare ma non c'è tempo, pensa di usare un volontario. Un volontario potrebbe essere un coordinatore di volontari, aiutare a scrivere sovvenzioni o risorse per la ricerca, essere responsabile di una newsletter, formare altri volontari o persino lo staff, pianificare e implementare eventi speciali o una miriade di altre cose. Pensa in modo creativo e cerca volontari con talenti o esperienza speciali.
Considera la ricerca e l'utilizzo di volontari "qualificati"
I volontari qualificati sono di solito specialisti in quelle aree che una no-profit non è, come la finanza, le risorse umane o il marketing. Sono spesso impiegati presso le aziende, parte del programma di responsabilità sociale aziendale del loro datore di lavoro. Viene dato loro tempo dalle loro aziende per trascorrere del tempo lavorando con organizzazioni non profit. Durante questa recessione, ci sono anche volontari qualificati tra posti di lavoro che potrebbero essere molto interessati a mantenere le loro abilità affilate e ad aggiungere ai loro curriculum.
I volontari qualificati non possono sostituire il personale, ma possono sostituire costosi servizi di outsourcing e consulenti esterni.
Possono aiutarti a riorganizzare, condurre una verifica organizzativa, sviluppare i dati necessari per aiutare il consiglio a prendere decisioni organizzative, trovare modi per risparmiare sui servizi essenziali o aiutare il personale a concentrarsi su ciò che è più importante nel loro lavoro.
La ricerca ha dimostrato che le organizzazioni non profit non utilizzano volontari qualificati (chiamati anche pro bono work) tutte le volte che dovrebbero. Chiedi alle tue fondazioni aziendali locali se hanno un programma di volontariato qualificato, o richiedi una sovvenzione pro bono attraverso la Fondazione Taproot.
La Corporation for National & Community Service ha un kit di strumenti per aiutare le organizzazioni non profit a prepararsi a utilizzare volontari basati sulle competenze. Puoi anche pubblicare le tue aperture per i volontari con competenze professionali presso Catchafire, un servizio di corrispondenza online.
Non tollerare un sistema di caste nel tuo ufficio
Ho visto degli uffici in cui i manager pagati andavano a pranzo tutti i giorni, di solito insieme, mentre lo staff clericale ei volontari mangiavano sandwich con insalata di uova nella sala pausa, nel frattempo tenendo premuto il forte fino a quando i gestori non tornavano.
Che modo di far sentire impiegati e volontari clericali come cittadini di seconda classe. Trova i modi per essere inclusivo e far sentire tutti che sono vitali per qualcosa di molto importante.
Agisci rapidamente quando i volontari mostrano interesse
I volontari hanno molte opportunità in molte organizzazioni. Agisci rapidamente quando mostrano un interesse per il tuo, o andranno da qualche altra parte. È comune che potenziali volontari ricevano una scarsa selezione da parte di organizzazioni non profit. O il manager dei volontari è tonico per ciò che dice il volontario sulla sua quantità di tempo a disposizione (sentirsi sopraffatti è una ragione frequente per il volo volontario come sentirsi sottoutilizzati); o il volontario riceve un'intervista superficiale che non rivela abilità ed esperienze che potrebbero essere indizi nel sistemare il volontario in una situazione gratificante.
Mantenere una mente aperta su quali tipi di lavoro i volontari potrebbero riempire
Sì, potresti avere un elenco di ruoli di base che stai sempre cercando, ma quando l'intervista rivela altre possibilità, non essere vincolato da precedenti e regole. Non esitate a creare un lavoro di volontariato che si adatti a quella persona in particolare, i suoi talenti e interessi. Potresti essere in grado di alleggerire un membro del personale retribuito di qualche compito e spostarlo su un volontario. Ciò dovrebbe consentire al personale retribuito di dedicare del tempo ad altri compiti urgenti. Tuttavia, non dovrebbe mai esporre una persona retribuita a possibili perdite di posti di lavoro.
La linea di fondo è che non è vantaggioso per nessuno tagliare i costi tagliando deliberatamente il personale e sostituendoli con i volontari, ma ci possono essere modi creativi per consentire ai volontari di riempire alcuni ruoli se lo si fa con saggezza.