Come un piano di continuità aziendale può proteggere la tua azienda

Le interruzioni di attività possono verificarsi in qualsiasi momento e spesso si verificano senza preavviso. Questi eventi non pianificati possono assumere molte forme diverse: disastri naturali, perdita di personale chiave, violazioni dei dati, turni economici, attacchi informatici, disastri informatici, ma il filo conduttore è che il verificarsi di questi disastri può rallentare o addirittura fermarsi, le tue operazioni commerciali.

I disastri possono avere un impatto su ogni azienda.

Se ritieni che la tua attività sia troppo piccola per essere a rischio, ripensaci. Se consideriamo solo le interruzioni della sicurezza informatica, ben il 43% degli attacchi informatici mirano specificamente alle piccole imprese. E questo non tiene conto di tutti gli altri tipi di disastri che possono fermare la tua attività. Sapendo che più del 40% delle aziende non riaprirà mai dopo un disastro, è difficile discutere con la posizione che è necessario pianificare in anticipo per l'impensabile. In quanto proprietario di un'azienda, devi sapere esattamente cosa fare per far ripartire rapidamente la tua attività, se succede qualcosa di terribile. È qui che entra in gioco un piano di continuità aziendale.

Cos'è un piano di continuità aziendale?

Un piano di business continuity delinea in modo proattivo i passi che intraprenderete nella vostra azienda per recuperare (e in alcuni casi prevenire) disastri che potrebbero verificarsi. L'obiettivo è quello di analizzare le potenziali minacce, identificare le aree essenziali del business che devono essere concentrate in primo luogo e delineare chiaramente cosa dovrebbe accadere per evitare perdite di entrate o interruzioni dell'attività.

Un piano di continuità operativa efficace dovrebbe includere le seguenti informazioni:

• Un riepilogo dei processi e delle funzioni aziendali più importanti.
• Un'analisi approfondita delle potenziali minacce che potrebbero interrompere le operazioni aziendali.
• Un elenco di informazioni di contatto di emergenza sia sul posto che fuori sede.
• Strategie di comunicazione interne ed esterne.

• Identificazione del team di recupero e responsabilità di ogni persona
• Istruzioni chiare per l'accesso e il ripristino dei dati di recupero fuori sede.
• Identificazione di sedi o uffici commerciali temporanei.
• Un registro delle modifiche che riepiloga gli aggiornamenti apportati al piano e quando sono stati apportati (a scopo di controllo della versione).

Chi ne ha bisogno?

Ogni azienda, grande e piccola, dovrebbe prendersi il tempo per creare un piano di continuità operativa. La complessità del tuo piano dipende dalla dimensione, dal tipo e dalla posizione della tua attività, ma se stai gestendo un'attività commerciale, devi disporre di un piano che delinei ciò che farai se qualcosa minaccia le tue operazioni.

Un piano di continuità aziendale ben sviluppato può proteggere ogni aspetto della vostra azienda: dati, ubicazione fisica e attrezzature, personale, inventario e capitale intellettuale. Se la tua azienda si trova ad affrontare un'interruzione e non hai un piano di continuità aziendale per mitigare il danno, potresti perdere entrate, personale essenziale, competitività nel settore e persino la tua reputazione pubblica positiva. La linea di fondo è che il piano di continuità è tanto importante quanto altri tipi di piani aziendali , quindi dovresti averne uno per proteggere la tua azienda nel caso ne avessi bisogno.

7 suggerimenti per la creazione e l'utilizzo del piano di continuità aziendale

Ora che abbiamo coperto l'importanza di un piano di continuità aziendale, è ora di iniziare a crearne uno.

I suggerimenti elencati di seguito semplificheranno il processo e ti aiuteranno a creare il piano di business continuity più efficace possibile:

1. Utilizzare un modello : tutti i piani di continuità operativa hanno informazioni simili, quindi è possibile risparmiare un sacco di tempo scaricando un modello di continuità aziendale e personalizzandolo per la propria attività. Datti un vantaggio, scaricando e aggiornando questo modello da FEMA o questo su TechTarget.
2. Semplificare l'esecuzione: se il piano di continuità aziendale è disorganizzato e confuso, l'utilità e la capacità di eseguire in modo tempestivo saranno limitate. Semplifica la comprensione e l'esecuzione includendo chiare istruzioni passo-passo o liste di controllo che delineano esattamente ciò che deve essere fatto. Puoi anche renderlo facile da eseguire utilizzando supporti visivi come diagrammi di flusso, grafici e diagrammi per dimostrare le azioni necessarie.

1. Riempire i tempi di recupero stimati: un piano di continuità operativa implica fare ipotesi e stime su cosa potrebbe accadere, cosa dovrà essere fatto e quanto tempo ci vorrà per recuperare. Un modo per assicurarsi di avere abbastanza tempo per riportare l'attività in pista è aggiungere tempi di recupero extra per tornare operativi. Questo può dare alla tua azienda un po 'di respiro durante la fase di recupero.
2. Provalo accuratamente: evita di creare il tuo piano di continuità aziendale e sperare solo per il meglio. Dovresti testarlo e pianificare diversi passaggi per assicurarsi che tutte le aree aziendali più importanti siano incorporate e pianificate adeguatamente.
3. Aggiorna le informazioni regolarmente : non lasciare che il tuo piano sieda e raccolga polvere. Se investi il ​​tempo necessario per creare un piano di continuità operativa, dovresti anche dedicare il tempo necessario per assicurarti che sia accurato. Pianificare i check-in regolari (almeno ogni sei mesi) per rivedere e aggiornare tutte le informazioni incluse nel documento, inclusi personale, informazioni di contatto, posizioni e strategie.
4. Condividilo con il personale chiave: tutti coloro che hanno responsabilità nel piano di continuità operativa dovrebbero essere consapevoli di questi e avere una chiara comprensione dei ruoli che svolgeranno nell'esecuzione del piano. In molti casi, avrà anche senso aggiornare gli altri membri del personale a un livello più ampio aggiornato in modo che possano intervenire e assistere se necessario.
5. Fornire formazione per supportare il piano: l' esecuzione corretta di un piano di continuità operativa può richiedere che parte del personale superi le responsabilità quotidiane per completare attività aggiuntive. Assicurati di dedicare del tempo a formare ciascuno di questi dipendenti su ciò che devono fare, quindi non c'è un divario di conoscenze se il piano deve essere messo in atto.

Una volta creato il piano di continuità aziendale, è necessario sviluppare anche un piano di ripristino di emergenza che è possibile eseguire per ripristinare il funzionamento delle operazioni in caso di disastro.